Marktübersicht Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für Handwerker

Ein Dokumentenmanagement (DMS) ist im Grunde die Weiterentwicklung des klassischen Archives. Ein DMS hilft Ihnen, Zeit einzusparen. Dokumente, die in ein DMS gelangen, werden indexiert und können mit der Suchfunktion im Volltext durchsucht werden. Diese Suche lässt sich auch auf Dokumententypen eingrenzen, Sie suchen zum Beispiel nur in E-Mails oder Dokumente. Zudem können alle Dokumente getaggt, oder wie es in der in DMS-Sprache heißt, mit Metadaten versehen werden. So können Sie beispielsweise ganz gezielt nach Rechnungs- oder Kundennummern suchen. Die Suchzeit reduziert sich auf einen Minimum. Da mittlerweile jedoch selbst bei kleinen Handwerksbetrieben immer mehr Dokumente im Umlauf sind, lohnt die Anschaffung eines DMS auch hier.

Themenfeld: Bei aktuellen DMS gibt es zwei wichtige Unterschiede: Ist das DMS fest installiert oder kommt es aus der Cloud? Und: Ist das DMS revisionssicher oder nicht? Sowohl die Anbieter von Cloud-DMS als auch die von installierten Varianten bürgen für Sicherheit und Leistung. Unterscheidungsmerkmal zwei ist aber wichtiger: Denn mit Revisionssicherheit sind aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Infos, Dateien und Dokumente gemeint; die Notwendigkeit dafür ergibt sich aus mehreren Gesetzen. Grundvoraussetzung für ein revisionssicheres DMS ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Die Bedeutung von Revisionssicherheit ergibt sich meist erst bei einer bestimmten Betriebsgröße, aber dann ist es oft auch eine Pflicht.

Nutzen: Hinter dem Begriff Dokumentenmanagement verbirgt sich wesentlich mehr, als man zunächst vielleicht vermutet. DMS-Lösungen können den Arbeitsalltag an vielen Stellen erleichtern und deutlich effizienter gestalten. Der Fokus liegt in den meisten Fällen auf den Kernbereichen Rechnungswesen, Auftragsverwaltung, Vertragswesen und Personal. Die Dokumente sollten mit sprechenden Kriterien im System versehen werden: wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Lieferantenbezeichnung, Auftragsnummer und einer aussagekräftigen Dokumentenbeschreibung.

Zielgruppe: Unternehmer, die kleinere oder mittlere Handwerksbetriebe oder Firmen führen.

Inhalt: Bei der Entscheidung für ein DMS-System entscheidet der Zweck und der Einsatz im Bereich über das entsprechende DMS-System. Der Download gibt einen ersten Überblick über geeignete Systeme für kleinere und mittlere Handwerksunternehmen.

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