Wer Abläufe verbessern will, muss diese zunächst genau kennen und bewerten. Eine komplexe Aufgabe, bei der die folgenden Schritte anstehen:
- DokumentationDen Alltag beschreiben
1. Prozesse identifizieren
Durch eine Ist-Analyse werden die wesentlichen Prozesse identifiziert. Die Abgrenzung der einzelnen Typen (siehe unten) orientiert sich an folgenden Fragen: Worin liegt das Kerngeschäft des Betriebs? Welche Prozesse unterstützen das Kerngeschäft? Was für übergreifende Aufgaben ergeben sich daraus?
2. Schnittstellen erkennen
Da für eine reibungslose Abwicklung alle Rädchen passgenau ineinandergreifen müssen, ist die Organisation der Schnittstellen enorm wichtig. In den meisten Betrieben spielen die Prozesse der Kunden-Lieferanten-Beziehung hier die zentrale Rolle.
3. Abläufe sortieren
Was muss wann mit welcher Priorität passieren? In diesem Schritt geht es darum, die Reihenfolge der Kernprozesse festzulegen und Führungs- sowie Unterstützungsprozesse entsprechend zuzuordnen.
4. Prozesse beschreiben
Um Transparenz zu schaffen, werden jetzt alle Prozesse kurz und prägnant erfasst. Möglichst so, dass auch Externe die Abläufe ohne Nachfrage verstehen.