Steuern + Recht -

Dateien sorgfältig aufbewahren

Das Finanzamt will eine manipulationssichere Archivierung sicherstellen. Abhängig vom Versand sind die Dateien unterschiedlich aufzubewahren. Was Handwerksunternehmer hier regelmäßig zu beachten haben:

Themenseite: GoBD

PDF-Format

Grundsätzlich sind elektronische Rechnungen in dem Format zu
archivieren, wie sie empfangen wurden. In der Regel wird es sich um eine PDFDatei
handeln, die separat und manipulationssicher abgespeichert wird.
Kommt die Rechnung integriert in einer Mail, ist diese zu speichern. Zehn Jahre
lang will das Finanzamt auf die gespeicherten Daten Zugriff haben. Die Dateien
dürfen während dieser Zeit nicht geändert werden und müssen jederzeit
lesbar sein. Das erfordert es, bei Anschaffung neuer Programmversionen zu
prüfen, inwieweit sie das Öffnen der gespeicherten Daten zulassen.

EDI-Datei

Handwerksunternehmer erhalten ihre Rechnungen von Lieferanten
oftmals als EDI-Datei, weitaus seltener als XML-Datei. Über die Aufbewahrungsfrist
von zehn Jahren müssen die Inhalte maschinell auswertbar bleiben.
EDI-Dateien etwa dürfen nicht in ein Bild- oder PDF-Format umgewandelt und
dann womöglich gelöscht werden. Das Finanzamt wird das beanstanden.

Papierform

Die meisten Rechnungen kommen herkömmlich postalisch. Sie
sind in einem Ordner zu archivieren – ganz klassisch und wie über Jahrzehnte
bewährt. Wer darauf verzichten und bei der Aufbewahrung Raumkosten sparen
will, scannt die steuerrelevanten Papiere manipulationssicher ein. Wichtig
ist dabei die Dokumentation, wie bei der Bearbeitung vorgegangen wurde sowie
wer im Betrieb an dem Prozess beteiligt war. Ist das alles schriftlich festgehalten,
dürfen die Originale danach entsorgt werden.

© handwerk-magazin.de 2019 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen