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Buchführung: Akribisch archivieren

Unternehmer haben strengere Regeln bei der Buchhaltung zu beachten. Neuerungen gelten etwa bei der Archivierung und Aufzeichnung. Das stellt Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen.

Themenseite: GoBD

Für Torsten Utz lief die Betriebsprüfung im vergangenen Jahr gut – wie immer. Die Beamten hatten nichts Wesentliches zu beanstanden, „obwohl sie unsere Buchführung intensiv unter die Lupe genommen haben“, sagt derHandwerkschef. Der Tischlermeister führt in Norderstedt die Firma Utz Design mit einer Filiale im Herzen von Hamburg. Den Aufwand für eine ordnungsgemäße Buchhaltung bewertet der Unternehmer als hoch. „Vor allem die Archivierung sämtlicher relevanter Belege macht viel Arbeit“, erklärt Utz. Zum Beispiel der Umgang mit elektronischen Rechnungen: Die Schreinerei verschickt zwar keine, weil die meisten Aufträge von privaten Kunden kommen. „Sie haben daran bisher kein Interesse“, meint der Handwerksunternehmer. Doch es kommt öfters vor, dass Lieferanten ihm ihre Rechnungen per Mail zuleiten. „Dagegen haben wir nichts einzuwenden, weil wir es als zeitgemäß erachten“, so Utz. Doch das Finanzamt schreibt ihm für diese Fälle strenge Regeln vor.Die Dateien müssen manipulationssicher aufbewahrt und archiviert werden. „Wir leiten sie an unseren Steuerberater weiter, der das für uns übernimmt. So sind wir auf der sicheren Seite“, erklärt der Schreinermeister.

Strikte Vorgaben

Wie Utz geht es zahlreichen Handwerksunternehmern. Sie stellen ihre Buchhaltung im Zeitalter der Digitalisierung auf die elektronische Fakturierung um. Das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen soll in den Betrieben zwar eigentlich dem Bürokratieabbau dienen. Doch beim Umgang mit den Dateien sind die Vorgaben des Finanzamts strikt einzuhalten. Andernfalls kann der Fiskus die gesamte Buchführung verwerfen und die Einnahmen und Ausgaben schätzen. Das ist zumeist höchst nachteilig für den Unternehmer. Zum Jahresanfang hat das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – die sogenannten GoBD – veröffentlicht (BMF-Schreiben IV A 4 S 0316/13/10003). „Die bisher bereits geltenden Regeln wurden in diesem Schreiben zusammengefasst und an den Einsatz moderner Informationstechnologien angepasst“, erklärt Anne Thätner, Steuerberaterin der Kanzlei Ecovis. Betroffen von den Bestimmungen sind sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Überschuss-Rechner. Clevere Handwerksunternehmer beachten alle Vorgaben, um sicher durch die nächste Betriebsprüfung zu kommen.

Grundsätze beachten

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind gleich geblieben. Die Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Das bedeutet: „Ein sachverständiger Dritter – also der Betriebsprüfer – soll sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können“, erklärt Expertin Thätner. Im Klartext heißt dies, dass die Buchführung vom Beleg bis zur Bilanzerstellung sowie der Gewinn- und Verlustrechnung richtig sein muss. „Überdies sind die Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos aufzuzeichnen. Zusammengefasste Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sie nachvollziehbar in einzelne Positionen aufgegliedert werden können“, warnt Thätner.

Die Akribie beginnt bei der Kassenbuchführung. Die Beamten nehmen diese bei Betriebsprüfungen regelmäßig unter die Lupe. Denn elektronische Systeme lassen Manipulationen zu. Nach Angaben des Bundesrechnungshofs entsteht jedes Jahr ein Schaden von rund zehn Millionen Euro, weil Unternehmer an der Kasse Veränderungen vornehmen. Der Unternehmer ist bei Barzahlungen gehalten, die Einnahmen und Ausgaben täglich festzuhalten. Alle Z- oder Tagesendsummenbons werden sorgfältig archiviert – und zwar mit Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, dem Namen der Firma, der laufenden Nummer sowie Hinweisen zu Korrekturen wie etwa Stornos.

Schnell die Belege sichern

Bei unbaren Geschäften muss die Belegsicherung grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen passieren. „Dabei ist stets zwischen Belegsicherung und Buchung zu unterscheiden“, erläutert Stefan Groß, Steuerberater und Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner mbB in München und Vorstandsvorsitzender des Verbandes der E-Rechnungen. Ist eine entsprechende Belegsicherung eingerichtet, kann die eigentliche Buchung grundsätzlich zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Es ist für das Finanzamt in Ordnung, wenn Geschäftsvorfälle etwa nur periodenweise, also zum Beispiel monatlich, gebucht werden. Es wird dann nicht beanstandet, wenn die Buchung erst bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern vorgenommen wird. Die geschäftlichen Unterlagen dürfen über das Jahr nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Der Schuhkarton ist tabu. „Wichtig ist es, ein Ordnungssystem zu erstellen, mit dem regelmäßig gearbeitet wird“, so Steuerberater Groß.

Expertin Thätner rät dazu, ein solches so aufzubauen: Im ersten Schritt werden Ein- und Ausgangsrechnungen mit einem Paginierstempel oder einer eigenen Belegnummer versehen. Im zweiten Schritt dann – bei Ein- oder Ausgang in Papierform – werden die Belege in einen Pendelordner geheftet.

Eingescannte Dokumente

Papierdokumente können auch eingescannt und elektronisch archiviert werden (siehe „Dateien sorgfältig aufbewahren“ und „Richtig umgehen mit E-Rechnungen“). „Wenn Papierdokumente durch einen Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt wurden, muss das Verfahren dokumentiert werden“, erklärt Thätner. Das Finanzamt will jeden Schritt in der Bearbeitung nachvollziehen können. Im Idealfall fasst die Buchhaltung jede Rechnung nur noch elektronisch an. In Handwerksunternehmen wird es aber öfter vorkommen, dass die Prüfung der Rechnung erst nach dem Einscannen auf Papier erfolgt. „Sobald handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen vorgenommen werden, bedarf es nach den GoBD entsprechend einer neuen Digitalisierung und Zuordnung“, so Steuerberater Groß. Die Rechnung ist dann also nochmals mit den handschriftlichen Hinweisen einzuscannen und sicher abzuspeichern. Gescannte Belege dürfen grundsätzlich nicht verändert werden.

Die Hürden für eine korrekte elektronische Buchführung sind also hoch. Es ist auch festzuhalten, wer in der Firma das Dokument bearbeitet hat und wie der Prozess kontrolliert wird. Wenn Unternehmer ihre Papierrechnungen einscannen, will das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung darauf über die betriebsinterne Hard- und Software zugreifen können – und zwar unmittelbar am Bildschirm. Vorsicht ist geboten: Denn die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. In dieser Zeit ändern sich Programme und -versionen. Der Unternehmer muss dafür Sorge tragen, dass die jeweiligen Daten jederzeit verfügbar und auswertbar sind.

Verschärfte Betriebsprüfung

Betriebsprüfer haben nun auch das Recht, via Volltextsuche in der EDV des Betriebes nach elektronischen Rechnungen zu recherchieren und diese maschinell dann auszuwerten. „Die Beamten können sich so einen noch tieferen Einblick in die betriebliche Sphäre verschaffen als bisher“, so Groß.

Dennoch: Die Vorteile der Digitalisierung dürften für Handwerksbetriebe überwiegen. Am Gebrauch von elektronischen Rechnungen kommen Firmenchefs mittelfristig vermutlich nicht vorbei. Denn zum einen entspricht das dem Trend zum modernen papierlosen Büro. Zum anderen aber werden immer mehr Kunden und Lieferanten auf die Akzeptanz drängen. Schon jetzt versenden 57 Prozent der Firmen ihre Rechnungen per Mail. 77 Prozent greifen zusätzlich noch auf die Papierform zurück (siehe Grafik, Seite 65). Die Entwicklung dürfte sich in den kommenden Jahren allerdings umkehren. Denn es lässt sich mit dem sogenannten E-Invoicing, dem elektronischen Versand, wohl viel Geld sparen. Das Bundesfinanzministerium jedenfalls rechnet mit einer Ersparnis von mehr als 9 Euro pro elektronischer Rechnung.

Neues Dateiformat

Am besten werden elektronisch eingehende Dokumente auch so verarbeitet. Zumeist werden E-Rechnungen aber als PDF-Datei verschickt. Sie können nicht automatisch geprüft werden. Besser ist das nationale Dateiformat ZUGFeRD. Das Kürzel steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Damit ist es möglich, die E-Rechnung als PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei zu übermitteln. Beim Empfänger ist eine elektronische Weiterverarbeitung gewährleistet. Wenn zwei Firmen E-Invoicing nutzen, lassen sich die Daten per Mausklick in die EDV integrieren, prüfen und nach dem Gegencheck zur Überweisung freigeben. Dieses Rechnungsformat wurde ursprünglich von Unternehmen der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, den Banken sowie von Softwareanbietern und nicht zuletzt dem öffentlichen Sektor entwickelt. Nutzen kann es aber jeder Unternehmer.

Ein Vorteil: Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Experten gehen davon aus, dass immer mehr Firmen sowie öffentliche Auftraggeber darauf umstellen. Dabei besteht innerhalb des gesamten Verarbeitungsprozesses zwischen dem Versender und dem Empfänger immer die Möglichkeit, die Rechnung am Ende doch noch in Papierform zu bearbeiten und einfach auszudrucken.

„Die Technik ist für mittelständische Betriebe sehr interessant“, sagt Experte Groß. Papierrechnungen müssen nicht mehr in die Buchhaltung weitergegeben werden. Das übernimmt dann der Computer. Prozesslaufzeiten verkürzen sich. Die Pluspunkte überzeugen. Ein Grund für moderne Betriebe, in die Digitalisierung jetzt einzusteigen. Zumal auch die EU-Kommission aktiv ist. Die europäische Standardisierungsorganisation entwickelt ein technologieneutrales E-Invoicing-Format.

Die Zukunft im Blick

Bis 2016 sollen Ergebnisse vorliegen. Das bedeutet: Innerhalb der EU wird es in Zukunft einheitliche Vorgaben geben, welche Pflichtangaben elektronische Rechnungen enthalten sollen und in welchen Formaten sie zu übermitteln sind. Der geplante Standard bezieht sich dann zuerst nur auf die öffentliche Auftragsvergabe. Doch die Wirtschaft könnte schnell nachziehen. Insofern sind Handwerksunternehmer also gut beraten, auch diese Entwicklung zumindest im Blick zu behalten.

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