Betriebsprüfung
Als Handwerkerchef haben Sie Ihren Betrieb in einer GmbH organisiert? Ein aktuelles Urteil des Bundessozialgerichts verpflichtet die Deutsche Rentenversicherung, Betriebsprüfungen künftig auf Familienangehörige auszuweiten.
Ein Urteil des Bundessozialgerichts (BSG – Aktenzeichen B 12 R 25/18 R) verpflichtet die Deutsche Rentenversicherung (DRV), Betriebsprüfungen künftig auszuweiten. „Der Unternehmer selbst sowie Kinder und der Ehegatte werden jetzt zwingend in die Prüfung einbezogen“, sagt Raik Pentzek, Fachanwalt der ETL Rechtsanwälte GmbH Rostock. Dies gilt auch für alle anderen Rechtsformen von Handwerksunternehmen. Bislang war es den Rentenversicherungsträgern nach eigenem Ermessen überlassen, welche Sachverhalte im Fokus der Prüfung stehen und ob Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ergehen.
Nach dem neuen Urteil muss die Rentenversicherung zudem, anders als bisher, nach jeder Betriebsprüfung einen Bescheid erlassen. Die Betriebsprüfung der DRV erfolgt für Unternehmen in der Regel alle vier Jahre. Geprüft wird, ob Melde- und Abgabepflichten im Zusammenhang mit dem Sozialversicherungsbeitrag ordnungsgemäß erfüllt, also alle Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung abgeführt wurden. Nach dem BSG-Urteil sind frühere Prüfungen ohne Beanstandung kein Grund mehr für einen Vertrauensschutz. handwerk magazin sprach mit Raik Pentzek, Fachanwalt für Sozialrecht.
Herr Pentzek, was empfehlen Sie Mandanten, denen eine Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung bevorsteht?
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, inwieweit er Probleme sieht. Falls Sie unsicher sind, ob Sie Ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllt haben, können Sie bereits an dieser Stelle einen Anwalt einschalten. Sicher ist: In jedem Fall erfolgt eine Prüfung der Abgabepflicht des Geschäftsführers der GmbH und seiner mitarbeitenden Angehörigen bei der nächsten Prüfung der Rentenversicherung.
Werden solche Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung im Vorfeld angekündigt?
Der Rentenversicherungsträger ist dazu verpflichtet, die Prüfung anzukündigen. In der Regel einen Monat vorher, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. Eine Ausnahme gilt, wenn die Träger Schwarzarbeit vermuten oder andere Straftaten. Handwerkerchefs können die Verschiebung der Prüfung beantragen, etwa wenn sie gerade im Urlaub sind. In der Regel findet die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters statt, die persönliche Anwesenheit ist dann gar nicht erforderlich.
Was genau steht im Fokus bei Handwerksbetrieben?
Im Fokus steht etwa die Statusfrage, ob der geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH als Arbeitnehmer oder Selbstständiger anzusehen ist. Auch die mitarbeitenden Familienangehörigen werden geprüft. Häufig wird auch die Rentenversicherungspflicht als Handwerker geprüft. Dies spielt dann eine Rolle, wenn der Betrieb nicht als GmbH oder UG organisiert ist.
Und wie sieht es mit dem Rest der Belegschaft aus?
Grundsätzlich prüft die Rentenversicherung die Beschäftigungsverhältnisse im Betrieb nach eigenem Ermessen. Ein besonderes Auge haben die Sozialversicherungsträger auf
- ausländischen Saisonarbeitnehmern, wenn sie mit einem Werkvertrag beschäftigt werden.
- Freie Mitarbeiter
- Mini- und Midijobber und ob ihre Entgeltgrenzen überschritten werden. Eventuell gibt es eine Differenz zwischen tatsächlich gezahltem Lohn und höheren Entgeltansprüchen des Arbeitnehmers nach einem Tarifvertrag.
- Subunternehmer ohne eigene Arbeitnehmer, sogenannte Soloselbstständige
- Die sozialrechtliche Bewertung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
Wie bereitet man sich am besten auf die Betriebsprüfung vor?
Handwerkerchefs sollten dem Prüfer auf jeden Fall die Gehaltszettel der Mitarbeiter, Stundenübersichten, Unterlagen zu steuerfreien Gehaltszulagen sowie Listen von Honorarzahlungen vorlegen können. Im Vorfeld einer Prüfung sprechen sie auf jeden Fall mit dem Steuerberater, um offene Fragen zu klären. Auf gar keinen Fall sollten sie alleine auf Nachfragen des Betriebsprüfers antworten.
Was tun die Prüfer genau vor Ort?
Die Prüfer sehen nach ihrem Ermessen einen ganzen Katalog an Unterlagen durch. Die Finanzbuchhaltung, die Lohn- und Gehaltskonten sowie Stundenzettel der Mitarbeiter, auch Arbeits- und Gesellschafterverträge. Handwerker halten diese Daten für den Prüfer bereit. Sie können sie digital aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssystem elektronisch übermitteln, sofern das Programm entsprechend für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung zertifiziert ist. Beschäftigt der Betrieb weniger als 20 Mitarbeiter, kann der Inhaber die Unterlagen auch direkt an die Rentenversicherung schicken, der Prüfer muss dann nicht in den Betrieb kommen. In kleine Betriebe kommt der Prüfer meist gar nicht persönlich, er stützt sich auf die übermittelten Daten.
Warum ist es so wichtig, dass der Unternehmer seine Unterlagen laufend ordnungsgemäß führt?
Bei Unklarheiten entstehen in der Regel Nachforderungen. Für alle Nachforderungen der Deutschen Rentenversicherung haftet der Unternehmer allein. Im Übrigen ist auch wichtig, dass der Unternehmer, sollte das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung Lohnsteuer nachgefordert haben, Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge prüft oder von seinem Steuerberater prüfen lässt. Wer nicht sicher ist, ob Familienangehörigen oder sonstige Mitarbeiter als selbstständig anzusehen sind oder nicht, kann ein kostenloses Statusanfrageverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung durchführen lassen. Auf keinen Fall sollte der Handwerker das aber ohne fachkundige Beratung tun. Bereits der Fragebogen enthält sehr missverständliche Fragen.
Was genau passiert, wenn man die Betriebsprüfung nicht ernst nimmt?
Wenn er die Anforderungen nicht erfüllt hat, kann es zu Nachforderungen und Säumniszuschlägen (12 % pro Jahr) kommen. Sozialversicherungsbeiträge fordert die Deutsche Rentenversicherung in der Regel nur für die letzten vier Jahre nach. Wurden Beiträge allerdings mit Vorsatz nicht bezahlt, verjähren sie erst nach 30 Jahren. Im Extremfall kann es zu einer strafrechtlichen Verurteilung kommen. Was Unternehmer auch wissen sollten: Im Fall des Falles schulden sie den gesamten Sozialversicherungsbeitrag, also auch den Arbeitnehmeranteil. Seine Mitarbeitern darf er nur an Beiträgen der letzten drei Monate beteiligen.
Wie schwerwiegend ist aus Ihrer Sicht die Verweigerung des Vertrauensschutzes nach dem neuen Urteil?
Die Deutsche Rentenversicherung hat bereits vielfach Nachforderungen ab 2012 erhoben. Es wird zu vielen weiteren Nachforderungen ab 2015 kommen. Nicht selten sind die Forderungen in sechsstelliger Höhe und existenzbedrohend.
Welche Schlüsse kann man aus dem Urteil ziehen?
Eine rechtzeitige Vorbereitung auf die Prüfung der Deutschen Rentenversicherung ist wichtiger denn je. Daher mein Tipp: Prüfen Sie, ob Sie für sich und Ihre Familienangehörigen einen DRV-Bescheid über den sozialrechtlichen Status vorliegen haben. Andernfalls muss mit anwaltlicher Hilfe geprüft werden, ob auf andere Weise Vertrauensschutz für die Vergangenheit begründet werden kann. Dafür muss man oft viele Jahre zurück gehen, wenn die Betriebe schon lange existieren. Auch wenn Sie freie Mitarbeiter oder als Subunternehmen tätige Einzelunternehmen ohne Arbeitnehmer beauftragen, lassen Sie sich beraten.
Und mit welchen Handhaben kann der Unternehmer gegen fehlerhafte Bescheide oder Nachforderungen vorgehen?
Es ist Widerspruch und später Klage einzureichen.
Wie kann ich mich als Handwerkerchef am besten informieren?
Anwalt oder Steuerberater helfen weiter. Chefs können sich aber auch direkt bei der Deutschen Rentenversicherung schlau machen. Dabei beachten sie, dass die DRV Sachverhalte aus ihrem Blickwinkel betrachtet. Nicht selten bestehen Unterschiede zwischen der Sichtweise der Rentenversicherung und der der Sozialgerichte. Auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung sehen Unternehmer ein, welche Voraussetzungen Sie für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erfüllen müssen.
Herr Pentzek, wir bedanken uns für das Gespräch.
Raik Pentzek ist Fachanwalt für Sozialrecht der ETL Rechtsanwälte GmbH in Rostock .