Aufbewahrungspflicht: Kosten sparen mit System

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Das Finanzamt will sechs Jahre lang Zugriff auf Belege und Rechnungen haben. handwerk magazin vergleicht die besten DMS-Systeme und erklärt, worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Mit DMS-Systemen entfallen Arbeiten wie Kopieren oder Abheften in verschiedene Ordner. - © trixcode/iStockphoto

Ein Mausklick – und alle Rechnungen oder Belege sind sofort auffindbar: Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) machen‘s möglich. Sie dienen dazu, Dokumente datenbankgestützt zu verwalten. Ob eingescannte Papiere, E-Mails oder elektronisch erstellte Belege: Alle werden in elektronischer Form verschlagwortet. Im Grunde handelt es sich bei einem DMS um die Weiterentwicklung des klassischen Archivs. Da selbst bei kleinen Handwerksbetrieben immer mehr Schriftstücke – digital und analog – im Umlauf sind, lohnt die Anschaffung der Technik auch hier.

Die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung werden enorm vereinfacht. Eingehende Rechnungen auf Papier etwa scannt ein Mitarbeiter einmal ein. Anschließend können Kollegen und der Chef das Dokument elektronisch weiter verarbeiten und verbuchen. „Da ein DMS die zentrale Dokumenten-Ablage von allen Arbeitsplätzen aus organisiert, entfallen auch Nebentätigkeiten wie Kopieren und Abheften in verschiedenen Ordnern“, erläutert Christian Gördel von der Datev. Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments.

Effizienter im Büro arbeiten

Das Unternehmen arbeitet automatisch mit wesentlich weniger Papier. „Dadurch lassen sich die Abläufe im Unternehmen überarbeiten und effizienter gestalten“, so Gördel. Immerhin werden allein die Kosten für die Ablage von Papierrechnungen hochgerechnet auf die gesamte Wirtschaft auf 3,2 Milliarden Euro beziffert.

Bei heutigen DMS gibt es zwei wesentliche Unterscheidungskriterien: Ist das DMS fest installiert oder kommt es aus der Cloud? Ist das DMS revisionssicher oder nicht? Beim ersten Merkmal geht es eher um eine Geschmacksfrage: Sowohl die Anbieter von Cloud-DMS als auch die auf hauseigenen Servern installierten Programme bürgen für maximale Sicherheit und Leistungsfähigkeit. Unterscheidungskriterium zwei ist wichtiger: Denn bei mangelnder Revisionssicherheit kann es zu Problemen bei der Betriebsprüfung kommen. Grundvoraussetzung für ein revisionssicheres DMS ist es, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Jegliche Manipulationsmöglichkeiten an steuerrelevanten Dokumenten wie etwa Kassenabrechnungen sind auszuschließen. Korrekturen oder sonstige Änderungen werden protokolliert. Das heißt: Die Software erfüllt die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Auch die eingescannten Rechnungen speichert das DMS über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen elektronisch so ab, dass sie fälschungssicher permanent abgerufen werden können – selbst wenn sich die Technik in der Zwischenzeit geändert hat.

Die Revisionssicherheit gewährleisten viele DMS-Systeme (siehe Tabelle unten). Für alle gilt: erst testen, dann kaufen. Denn die Technik stellt klassische Papierabläufe im Betrieb auf den Kopf, zumindest dann, wenn man die Programme effizienzsteigernd einsetzen möchte. Von daher sollten sich Chefs mit den Benutzeroberflächen vertraut machen, bevor sie sich entscheiden. Das ist problemlos möglich, denn viele Hersteller bieten kostenlose Testphasen.