Datenschutz: Welche Daten Sie bei der Zeiterfassung speichern dürfen/müssen

Mobile Zeiterfassungssysteme erleichtern im Handwerk die Dokumentation der Arbeitsstunden. Doch was muss und darf aufgezeichnet werden? Rechtsanwalt Fritz-Marius Sybrecht, Experte für Arbeits-, Tarif- und Sozialrecht bei den Bauverbänden Westfalen, gibt Tipps.

handwerk magazin: Müssen Arbeitszeiten grundsätzlich aufgezeichnet werden?

Fritz-Marius Sybrecht: Ja, sowohl das Arbeitszeitgesetz (AZG), als auch das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG) verpflichten Arbeitgeber zu einer entsprechenden Dokumentation. Die Aufzeichnungen bilden die Voraussetzung, um zum Beispiel die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeithöchstgrenzen (10 Stunden täglich) sowie von Tarifverträgen oder Mindestlöhnen überprüfen zu können.

Was muss aufgezeichnet werden?

Für jeden Mitarbeiter sind nach den Vorgaben der genannten Gesetze täglich mindestens Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Dauer der Pausen festzuhalten. Die Arbeitsdauer allein genügt wohlgemerkt nicht! Um diese Pflicht kommt de facto kein Arbeitgeber herum. Darüber hinaus kann es ratsam sein, weitere Angaben zu erfassen, etwa in Bezug auf tarifvertragliche Regelungen (Stichworte: Überstunden, Arbeitszeitkonten, Auslöse), zum Geschehen auf der Baustelle (Projektdokumentation) oder für buchhalterische Zwecke (Materialverbrauch, gefahrene Kilometer und so weiter).

Immer mehr Zeiterfassungssysteme ermöglichen auch das automatische Speichern und Verarbeiten weiterer Informationen, wie beispielsweise von GPS-Daten zum jeweiligen Aufenthaltsort. Wie weit dürfen Arbeitgeber hier gehen?

Keinesfalls erlaubt ist eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung, beispielsweise durch GPS-Technik in Fahrzeugen, die Mitarbeiter auch privat nutzen. Selbst während der Arbeitszeit ist das Tracking, also das ununterbrochene virtuelle „Verfolgen“ des Mitarbeiters, datenschutzrechtlich nur mit Zustimmung des Beschäftigten statthaft. Die Einwilligung sollte der Arbeitgeber unbedingt schriftlich einholen. Unbedenklich ist es, wenn Geodaten nur punktuell und aktiv ausgelöst durch den Mitarbeiter gespeichert werden, also beispielsweise mit dem Eintippen von Anfangs- und Endzeitpunkten in das Zeiterfassungssystem. Aber auch in diesem Fall muss der Mitarbeiter darüber informiert werden. Ich empfehle grundsätzlich, die Beschäftigten durch offene Kommunikation frühzeitig mit ins Boot zu holen und eine freiwillige Vereinbarung anzustreben.

Wird die elektronische Form der Arbeitszeitdokumentation von den entsprechenden Behörden, wie etwa der Zollkontrolle Schwarzarbeit, ohne weiteres anerkannt?

Von Seiten des Gesetzgebers gibt es keine Vorschriften darüber, wie die Aufzeichnungen zu führen sind. Nach unseren Erfahrungen gibt es mit elektronischen Aufzeichnungen in der Praxis keine Probleme, sofern sie die vorgeschriebenen Informationen enthalten und zeitnah geführt werden. Wir als Verband empfehlen unseren Mitgliedsbetrieben dennoch, elektronisch erfasste Daten auszudrucken, zum Beispiel als wöchentliche oder monatliche Listen, sie von den Arbeitnehmern gegenzeichnen zu lassen und in Papierform aufzubewahren. Das schützt vor Missverständnissen ebenso wie vor Datenverlust.

Wie lange müssen Arbeitszeitinformationen aufbewahrt werden?

Sowohl das Arbeitszeitgesetz als auch das Arbeitnehmer-Entsendegesetz schreiben eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren vor.

Was droht, wenn die Aufzeichnungen bei einer Überprüfung nicht vorgelegt werden können?

Bei Verstößen können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Und diese Möglichkeit ist nicht nur theoretisch, wie die Erfahrungen zeigen. Gerade Betriebe der Baubranche sollten diese Pflichten sehr ernst nehmen.

Können Arbeitgeber die Arbeitszeitdokumentation auch an ihre Arbeitnehmer übertragen?

Die Aufgabe kann der Chef durchaus übertragen – an Vorarbeiter, Bauleiter oder auch einzelne Mitarbeiter, schließlich kann er in aller Regel nicht persönlich auf jeder Baustelle präsent sein. Die Verantwortung für unvollständige oder fehlende Aufzeichnungen aber bleibt dessen ungeachtet bei ihm selbst. Deshalb gilt an dieser Stelle: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Eine Aufgabe, die elektronische Zeiterfassungssysteme im Übrigen ganz entscheidend vereinfachen.