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Neue Beitragsberechnung Stichtag 16. Februar beim Digitalen Lohnnachweis

Das Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) wird mit dem digitalen Lohnnachweis ab 2017 auf eine neue Basis gestellt. Bis zum 16. Februar haben die Unternehmer noch Zeit, die Daten elektronisch an ihre Berufsgenossenschaft zu melden. Die erforderlichen Zugangsdaten hat jeder Betrieb Ende letzten Jahres erhalten.

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Zwei Jahre dauert die Übergangsphase, in der bereits der neue digitale Lohnnachweis zum Einsatz kommt, parallel jedoch auch der bekannte Entgeltnachweis genutzt wird. Für das Abrechnungsjahr 2016 muss der Lohnnachweis nun digital und analog bis zum 16. Februar bei der zuständigen Berufsgenossenschaft eintreffen. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erklärt, was Handwerker jetzt beachten sollten.

Stammdatenabgleich durchführen

Auf dem Weg zum digitalen Lohnnachweis muss zunächst im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchgeführt werden, der sogenannte Stammdatenabgleich. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der eigentliche Datenabruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss jedoch aktiv durch den Nutzer oder die Nutzerin angestoßen werden. Dies konnte frühestens ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der BGW (Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege; gesetzliche Unfallversicherung): 15186676 
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN

Schreiben von der gesetzlichen Unfallversicherung (BGW) beachten

 „Die Zugangsdaten zum Stammdatenabgleich inklusive PIN wurden den Unternehmen von der BGW im November 2016 schriftlich mitgeteilt. Das Schreiben soll, so die BWG, alle für den digitalen Lohnnachweis sowie für den Entgeltnachweis nötigen Informationen enthalten. Wenn wir oder andere Dienstleister beauftragt sind, sollten Sie die Daten an uns/diese umgehend weiterleiten“, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Digitalen Lohnnachweis bis 16. Februar 2017 einreichen

Im Anschluss an den Stammdatenabgleich ist ab dem 1. Januar 2017 erstmals der digitale Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 zu übermitteln. Termin für die Meldung ist der 16. Februar 2017. Wurde kein Personal beschäftigt - auch keine Aushilfen -, entfällt die Meldung. Meldungen per digitalen Lohnnachweis erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder einer Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel sv-net).

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • bezogen auf die Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel):
    - beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    - geleistete Arbeitsstunden
    - Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Parallelverfahren: Entgeltnachweis wie bisher einreichen

In der zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich auch weiterhin der bisher bekannte Entgeltnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren abzugeben. Die tatsächliche Berechnung der Beiträge erfolgt noch auf dieser Basis. Die Parallelmeldung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

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