E-Mail-Management | Mit festen Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails wird die elektronische Post zum nützlichen Instrument, das Unternehmern die Arbeit erleichtert.
Zeit für E-Mails einplanen
Fast ausschließlich übers Telefon läuft das Kundengeschäft bei Rainer Häfele. „Auf 20 Anrufe kommt eine Anfrage über E-Mail“, so der Göppinger Sanitärfachmann. Das Fax sei zudem unverzichtbar: Skizzen, Werbung und Angebote vor allem aus dem Großhandel laufen zu 90 Prozent über dieses Medium. Trotzdem investiert der 27-jährige Ingenieur für Versorgungs- und Umwelttechnik täglich zwischen 30 und 60 Minuten in die Bearbeitung von E-Mails. Rund 30 elektronische Briefe erreichen ihn pro Tag: ein Drittel Newsletter und jeweils ein Drittel Abstimmungen mit Lieferanten und Kollegen.
Da er als Chef eines Betriebes mit fünf Mitarbeitern selbst viel unterwegs ist, wird ein Teil der internen Kommunikation über E-Mail abgewickelt. Als Büro- und Finanzchefin hinterlässt seine Mutter Annaliese Häfele täglich etwa zehn Mails mit Informationen und notwendigen Rückrufen bei Kunden.
E-Mails steuern
Einmal pro Tag Mails abrufen, so wie es Rainer Häfele macht, findet Klaus Perovec völlig ausreichend. „Wenn Mails mehrfach pro Tag abgerufen werden und den Arbeitsrhythmus bestimmen, ist das nicht ideal“, sagt er. Schließlich seien Mails ein Hilfsmittel, das der Mensch zu steuern habe, und nicht umgekehrt. Deshalb empfiehlt der Trainer für Zeitmanagement Handwerkern, feste Zeiten für die Bearbeitung von Mails festzulegen (siehe Kasten: So arbeiten Sie richtig mit Mails). Alles, was nicht so dringend ist, wie zum Beispiel Newsletter, legt Häfele auf den Sonntag. Je nach Interesse kann das bis zu einer Stunde dauern. Manchmal reichen auch wenige Minuten zum Durchblättern.
Ordnen und archivieren
Für die Ablage seiner Mails hat der Unternehmer allerdings noch keine feste Systematik gefunden. „Bei den vielen Kleinaufträgen, die unser Betrieb erledigt, wird eine Systematik nach Kunden unübersichtlich“, berichtet Häfele über seine Erfahrungen. Er ordnet alle Mails in nur wenige Unterordner. „Ein wenig fahrlässig“, findet der Göppinger Sanitär- und Heizungsfachmann selbst.
Da er somit sämtliche Mails archiviert, ist sein System unübersichtlich. Sucht er eine spezielle Mail, so nutzt er die Suchfunktion. Unerledigtes lässt er im Posteingang als elektronische Erinnerung liegen, quasi als ergänzendes Auftragsbuch. „Mir ist klar, dass ich zum Teil doppelte Arbeit erledige und sich die Sucherei mit der Zeit summiert“, sagt Häfele, aber ein geeigneteres System habe er noch nicht gefunden.
Spam-Mails findet der Unternehmer höchst ärgerlich. Zwar werden die meisten aussortiert, doch ein paar würden immer noch durchrutschen, was ihn jedes Mal ein wenig Zeit koste. Und seit eine wichtige Ausschreibung im Spam-Ordner landete, weil der Absender nur eine Pdf-Datei ohne Betreff und ohne Text schickte, sieht er immer kurz den Ordner mit den aussortierten Mails durch.
Immerhin kostet den Handwerker die Werbung per Mail kein Geld. Die Regeln dafür kennt er: Eine ansprechende Betreffzeile, für brennende Probleme seiner Kunden eine Lösung bieten sowie Großbuchstaben und doppelte Frage- oder Ausrufezeichen in den Mails vermeiden, da sie sonst als Spam aussortiert werden.
Jens Gieseler
gudrun.bergdolt@handwerk-magazin.de