Einkauf | Spontane Bestellungen zu schlechten Konditionen verringern den Gewinn. Wer die Beschaffung langfristig plant, behält die Kosten trotz steigender Rohstoffpreise im Griff.
Wenig ausgeben, viel verdienen
„Mir fehlt einfach die Zeit, den Einkauf vernünftig zu organisieren“, gibt Thomas Randlshofer zu. Dieses Problem teilt der Geschäftsführer der Randlshofer Gebäudetechnik GmbH im oberbayerischen Puchheim mit vielen Handwerksunternehmern: In den meisten Betrieben erledigt der Chef den Materialeinkauf nebenbei, weil er niemanden ausschließlich für diese Aufgabe abstellen kann. Oder er überlässt gleich mehreren Mitarbeitern den Einkauf, was die Koordination zusätzlich erschwert. Folge: Entweder wird da geordert, wo der Betrieb schon immer gekauft hat – was einen relativ geringen Aufwand bedeutet, aber meist richtig teuer ist. Oder für jedes einzelne Teil werden verschiedene Lieferanten angefragt. Die günstigeren Preise werden dann damit erkauft, dass viel Zeit vergeudet und die Arbeitskraft der Mitarbeiter blockiert wird.
Um dieser Zwickmühle zu entkommen, hat Thomas Randlshofer professionelle Hilfe ins Unternehmen geholt – in Person des Einkaufsberaters Nils Schellroth, der die Beschaffung beim Heizungs- und Sanitärtechnikbetrieb neu organisierte. Schellroth kümmerte sich vor allem um den Einkauf der Kleinteile, der C-Teile nach der klassischen ABC-Analyse der Materialwirtschaft (siehe Kasten „Einkaufsstrategie“). „Im C-Teile-Bereich haben die meisten Handwerker zu viele Lieferanten – bis zu 15 verschiedene Partner sind keine Seltenheit“, sagt Schellroth. „Die Abwicklung der Bestellvorgänge nimmt schnell bis zu 80 Prozent der gesamten Einkaufstätigkeiten ein.“ Optimaler Einkauf heißt deshalb für ihn: „Der Handwerker muss nicht über Produkte nachdenken, die er immer wieder kauft. Er weiß, dass er den günstigsten Lieferanten hat und die Lieferung zum Wunschdatum erhält.“ Die Kosten lassen sich so um bis zu 20 Prozent senken.
Um dies Ziel zu erreichen, erstellt Schellroth zunächst mit dem Unternehmer ein Anforderungsprofil für mögliche Lieferanten: Wie schnell muss die Lieferung vor Ort sein? Welches Sortiment wird benötigt? Dann ermittelt der Berater aus dem Ist-Zustand den voraussichtlichen Jahresbedarf und handelt mit den in Frage kommenden Großhändlern bestmögliche Rabatte aus. Die Absicht, sich auf wenige Lieferanten zu konzentrieren, vergrößert hier den Verhandlungsspielraum. Auch das Argument, bessere Konditionen nur bei großen Abnahmemengen zu bekommen, räumt Schellroth aus dem Weg: „Bei vielen Artikeln gehen Lieferanten schnell ans Eingemachte. Auch kleine Unternehmen bekommen gute Preise.“
Voraussetzung hierfür ist aber die richtige Verhandlungstaktik, betont Jens Holtmann von der Einkäufer-Akademie, die Verhandlungstrainings und Einkäuferseminare anbietet. Seminarteilnehmer Nino Ranallo, Einkaufsleiter des Polstermöbelherstellers Bretz Wohnträume in Gensingen, hat in der Einkäufer-Akademie gelernt, ein Lieferantengespräch gut vorzubereiten (siehe Kasten „Verhandlungsstrategie“). „Ich muss wissen, wie der Anbieter die Preiserhöhung durchzubringen versucht“, sagt er. Führt der Verkäufer etwa eine Erhöhung des Rohmaterialpreises an, muss der Einkäufer wissen, welches Material im Produkt verwendet wird und wie viel es kostet. „Diese Informationen erhalte ich beim Plausch mit Außendienstmitarbeitern der Lieferanten“, sagt Ranallo.
Preissteigerungen verzögern
Bei drohenden Preiserhöhungen setzt der Einkaufsleiter vor allem auf den Zeitfaktor. „Steigende Preise wirklich abzuwehren ist zwar meist nicht möglich“, sagt er, „doch man kann sie hinauszögern.“ Merkt er während der Preisverhandlungen, dass der Lieferant stur bleibt, macht er Vorschläge nach der Wenn-Dann-Regel, zum Beispiel: „Wenn Sie die Preise um einen gewissen Prozentsatz erhöhen wollen, dann brauche ich unbedingt einen Bonus, ein längeres Zahlungsziel oder noch eine bestimmte Menge der Ware zum alten Preis.“ Diese Bedingungen erfordern nach seiner Erfahrung meist Nachverhandlungen, man geht mehrmals ohne Ergebnis auseinander, und so verzögert die Preiserhöhung sich über einige Wochen. Ein gutes Mittel seien auch „kleine Hausaufgaben“ für den Lieferanten, wie der Verweis auf bestimmte Produktionsmängel, die einen höheren Preis ausschlössen. Dafür müsse der Einkäufer aber den Betrieb des Lieferanten kennen und am besten auch bereits seine Fertigung besichtigt haben.
Unter dem Strich rechnen sich harte Verhandlungen. Bei Thomas Randlshofer blieben am Ende zwei Lieferanten übrig, bei denen der 38-Jährige jetzt das ganze Installationszubehör kauft und dabei Synergieeffekte nutzt: „Die Dose Silikon kostet bei einem anderen Anbieter vielleicht ein paar Cent weniger. Es macht aber keinen Sinn sie dort zu kaufen, weil der Aufwand viel zu groß ist.“
Sandra Rauch
frank.wiercks@handwerk-magazin.de