Stellvertretung
Wann Sie ein Mitarbeiter vertreten darf
Ob lange Krankheit oder kurze Abwesenheit: Oft handeln Mitarbeiter im Namen ihres Chefs. Wenn Sie das für den laufenden Betrieb rechtlich einfach und klar regeln wollen, bestimmen Sie, wer Ihr Stellvertreter ist. Die Grundlage dafür steht im BGB. Hier sind die wichtigsten Regeln.
Handlungsspielraum. Ein Stellvertreter ist, wer in fremdem Namen eine Willenserklärung abgibt. Die eigene Erklärung des Stellvertreters bedeutet, dass der Stellvertreter eigenständig entscheidet. Ihr Mitarbeiter muss also noch einen kleinen Handlungsspielraum besitzen.
Geschäfte. Grundsätzlich ist eine Stellvertretung immer möglich, es sei denn, es handelt sich um ein höchstpersönliches Geschäft. Dies ist der Fall, wenn es gesetzlich zwingend erforderlich ist, dass Sie auch wirklich dabei sein müssen, zum Beispiel wenn ein Erbvertrag abgeschlossen wird. Liegt dies nicht vor, so ist die Stellvertretung zulässig.
Form. Die Stellvertretung kann grundsätzlich formlos erklärt werden. Es bedarf nicht der Schriftform oder einer schriftlichen Erklärung, weshalb und in welchem Umfang jemand zum Stellvertreter ernannt wurde. Die schriftliche Vollmacht in der Schublade hilft allerdings, falls der Stellvertreter seine Befugnisse überschreitet. Zwar müssen Sie sich nach außen auch daran halten (wenn Geschäftspartner die Vollmacht im Detail nicht kennen), können aber den Mitarbeiter für seinen Übergriff anschließend intern in Regress nehmen.
Im fremden Namen. Der Stellvertreter muss erkennbar im Namen seines Chefs handeln. Dies bedeutet einfach, dass der Mitarbeiter nach außen hin deutlich machen muss, nicht selbst der Vertragspartner zu sein, sondern für einen anderen tätig zu werden. Das muss nicht ausdrücklich erfolgen, sondern kann sich auch aus den Umständen ergeben.
Vertretungsmacht. Als weitere Voraussetzung muss noch die Vertretungsmacht gegeben sein. Das ist die Befugnis, für einen anderen tätig werden zu dürfen. Diese kann auch aufgrund gesetzlicher Grundlagen entstehen. So haben beispielsweise die
Eltern für ihr Kind eine gesetzliche Vertretungsmacht, genauso wie ein Betreuer für den Betreuten. Sie kann allerdings auch aufgrund einer Vereinbarung entstehen, die formfrei möglich ist.
