Wenn Sie für den laufenden Betrieb einfach und klar regeln wollen, wer Sie vertritt, bestimmen Sie Ihren Stellvertreter.
StellvertretungWann ein Mitarbeiter für Sie handeln darf
Handlungsspielraum. Ein Stellvertreter nach der Definition im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist, wer in fremdem Namen eine Willenserklärung abgibt. Die eigene Erklärung des Stellvertreters bedeutet, dass der Stellvertreter eigenständig entscheidet. Ihr Mitarbeiter muss also noch einen kleinen Handlungsspielraum besitzen.
Geschäfte. Grundsätzlich ist eine Stellvertretung immer möglich, es sei denn, es handelt sich um ein höchstpersönliches Geschäft. Dies ist der Fall, wenn es gesetzlich zwingend erforderlich ist, dass Sie auch wirklich dabei sein müssen, zum Beispiel wenn ein Erbvertrag abgeschlossen wird. Liegt dies nicht vor, so ist die Stellvertretung zulässig.
Form. Die Stellvertretung kann grundsätzlich formlos erklärt werden. Es bedarf nicht der Schriftform oder einer schriftlichen Erklärung, weshalb und in welchem Umfang jemand zum Stellvertreter ernannt wurde. Die schriftliche Vollmacht in der Schublade hilft allerdings dann, wenn der Stellvertreter seine Befugnisse einfach überschreitet. Zwar müssen Sie sich nach außen auch dann daran halten (wenn Geschäftspartner die Vollmacht im Detail nicht kennen), können aber den Mitarbeiter für seinen Übergriff anschließend in Regress nehmen und Schadenersatz fordern.
Im fremden Namen. Der Stellvertreter muss erkennbar im Namen seines Chefs handeln. Dies bedeutet in der Praxis einfach, dass der Mitarbeiter nach außen hin deutlich machen muss, nicht selbst der Vertragspartner zu sein, sondern für einen anderen, also den Betrieb oder seinen Arbeitgeber tätig zu werden. Das muss nicht ausdrücklich erfolgen, sondern kann sich auch aus den Umständen ergeben (konkludentes Handeln).
Vertretungsmacht. Als weitere Voraussetzung muss noch die Vertretungsmacht gegeben sein. Das ist die Befugnis, für einen anderen tätig werden zu dürfen. Diese kann auch aufgrund gesetzlicher Grundlagen entstehen. So haben beispielsweise die Eltern für ihr Kind eine gesetzliche Vertretungsmacht, genauso wie ein Betreuer für den Betreuten. Sie kann allerdings auch aufgrund einer Vereinbarung entstehen, die formfrei möglich ist.