Sobald sich der Prüfer anmeldet, sollten Unternehmer gleich beginnen, die richtigen Vorbereitungen für den Termin zu treffen.
Perfekt vorbereitet
1. Der Unternehmer kann um eine Terminverschiebung bitten, falls betriebliche Interessen entgegenstehen.
2. Der Steuerberater sollte frühzeitig informiert werden. Die Prüfung kann in seinen Räumen stattfinden. Dann ist beim Finanzamt ein Antrag zu stellen, die Prüfung dorthin zu verlegen.
3. Die Prüfung findet in der Regel aber im Betrieb statt. Es sollte ein Raum reserviert werden, in dem der Finanzbeamte arbeiten kann.
4. Gegebenenfalls ist die EDV auf den aktuellen Stand zu bringen, um die Daten auf Verlangen umgehend liefern zu können.
5. Mit dem Prüfer sollte der Firmenchef zu Beginn ein Gespräch führen, um die Aufgaben der Mitarbeiter zu erörtern und Besonderheiten zu erklären. Schriftliche Angaben sind von Vorteil.
6. Clevere Unternehmer halten die Lohnbuchführung permanent auf dem aktuellen Stand. Die Unterlagen sollten sortiert vorliegen und jederzeit zugänglich sein.
7. Die Lohnsteuer für den Monat Januar sollte im Zweifel nochmals überprüft werden. Mitunter sind aus Vorjahren Korrekturen in der Lohnabrechnung notwendig, weil Mitarbeiter ihre Karte verspätetet vorgelegt haben oder Änderungen vorgenommen wurden.
8. GmbH-Geschäftsführer sollten ihre Bezüge stets im Blick halten. Verzichten sie etwa auf die Auszahlung eines Teils ihres Gehalts, um die Gesellschaft nicht zu stark zu belasten, will das Finanzamt auf sein Geld nicht verzichten. Es geht von dem bestehenden Anspruch aus, dass die Vergütung zugeflossen ist. Es sollte vorab nochmals überprüft werden, ob die Lohnsteuer richtig abgeführt wurde.
9. Lässt der Firmenchef dem Prüfer Unterlagen nicht zukommen, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld von 2500 Euro festsetzen. Deshalb sollte sich jeder darüber bewusst sein, dass er zur Mithilfe verpflichtet ist.
10. Eine Zwischenbesprechung findet nur statt, falls der Prüfer Fehler findet. Mit dem eigenen Steuerberater sollte eine Gesprächsstrategie verabredet werden. Insbesondere ist zu klären, ob spezielle Fragen bestehen.