Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie herausfinden, ob eine klassische oder eine virtuelle Telefonanlage sich besser für Ihren betrieb eignet (k=klassisch, v=virtuell).
Telefonanlagen: So finden Sie die richtige
Wie groß ist Ihr Betrieb?
V: Für kleine Betriebe mit weniger Umsatz ist eine ausgelagerte Telefonanlage kostensparender, da hier nur die Kosten für die tatsächlich genutzten Anschlüsse anfallen
K: Klassische TK-Anlagen gibt es ebenfalls für mittelständische Unternehmen; kleine Anlagen sind meistens etwas billiger, haben aber auch weniger Funktionen
Wie dringend müssen Sie / Ihre Mitarbeiter erreichbar sein?
V: Anbieter virtueller Telefonanlagen verweisen mittlerweile darauf, dass ihre Dienste durch hochverfügbare und ausfallsichere Rechenzentren unterstützt werden – muss nur noch die DSL-Leitung stabil bleiben
K: Ausfallsicherheit des Systems wird bei der klassischen Anlage meistens als höher wahrgenommen; TK-Anlage benötigt jedoch separate Stromversorgung, um auch bei Stromausfall tatsächlich ausfallsicher zu sein
Anrufbeantworterfunktion, Weiterleitung, Presence-Funktion bieten auf Wunsch beide Anlagentypen
Wollen Sie Ihre Anlage mit Kundenmanagement- oder Warenwirtschaftssystemen verbinden?
V: Virtuelle Anlagen beinhalten bereits meistens entsprechende Schnittstellen, die der Kunde bei Bedarf via Computer/Internet aktivieren kann
K: Klassische Anlagen benötigen zahlreiche Soft- und Hardware, um sie an die vorhandene IT-Systeme anzuschließen
Benötigen Sie bestimmte Services wie Anzeige der Gesprächsdauer, Mitschneiden von Telefonaten etc.?
Ist bei beiden Anlagen möglich
Muss Ihre Anlage erweiterbar sein?
V: Bei virtuellen Anlagen ist eine Erweiterung/Verkleinerung mit wenigen Klicks erledigt; die Option sollte im Vertrag vereinbar sein
K: Klassische Anlagen besitzen sogenannte Line Cards, mit denen sich weitere, vorher festgelegte
Anschlüsse angliedern lassen
Kann Ihr örtliches Netz Anforderungen einer Breitbandanbindung liefern?
V: Bei Unternehmen mit rund zehn Anschlüssen empfehlen Experten einen ADSL-Anschluss; größere Unternehmen sollten einen SDSL Anschluss einsetzen (in ländlichen Regionen oft nicht erhältlich – bei lokalem Anbieter nachfragen!)
K: Das klassische Telefonnetz ist überall verfügbar; die großen Netzbetreiber investieren aber in den Ausbau ihrer Breitbandnetze und nicht mehr in ISDN
Wollen Sie die Anlage besitzen oder mieten?
V: Hosted-Lösungen (Anlage bei Anbietern oder im Verbund mit anderen Unternehmen mieten) sind meistens kostensparender, da hier keine Anschaffungskosten entstehen; Kosten sind GuV-wirksam; Vertrag kann i.d.R. jeder Zeit gekündigt werden
K: Klassische Anlagen können gekauft, finanziert sowie gemietet werden.
Lassen sich die Wartungskosten über einen Vertrag abdecken?
V: Die Wartung wird vom Anbieter übernommen.
K: Klassische Anlagen veralten schneller als virtuelle; für die Aktualisierung fallen gegebenenfalls Kosten für die Anschaffung neuer Hard- oder Software; i.d.R. wird mit dem Kauf ein Wartungsvertrag abgeschlossen