Firmenwagen Ob Transporter oder Cheflimousine - Handwerker und ihre Mitarbeiter nutzen die Fahrzeuge oft betrieblich und privat. Wer es geschickt einfädelt, spart dabei sehr viel Steuern.
Steuervorteile einfahren
Maschinenbaumeister Johann Dudek aus Berlin führt ein florierendes Unternehmen. 35 Mitarbeiter setzen mit ihm jährlich drei Millionen Euro um. Drehen, fräsen, Aufträge im Maschinen- und Metallbau sowie ein online unter stepprad.de vertriebenes Fahrrad für Behinderte gehören zur Auftragspalette. Kehrseite des Erfolgs ist die enorme Steuerlast. Während er das bei Umsätzen und Gewinn noch einsieht, ärgert sich Dudek über den Zugriff des Finanzamts bei privat mitgenutzten Firmenwagen: „Hier kassiert das Finanzamt mit der pauschalen Ein-Prozent-Methode unverschämt ab“. Sechs Fahrzeuge sind davon betroffen, drei Golf, ein Skoda und ein Transporter, mit denen Beschäftigte auch nach Hause und in Urlaub fahren dürfen und der VW Multi Van von ihm selbst.
Bei allen legt das Finanzamt stets den Neupreis zugrunde. 320 Euro je Golf, 360 Euro beim Transporter und stolze 620 Euro für sein Cheffahrzeug müssen die Fahrer für Privatfahrten monatlich als geldwerten Vorteil versteuern. Hinzu kommen 0,03 Prozent je einfachem Kilometer monatlich für die Strecke von der Wohnung zur Firma. „Das ist bei unseren gebrauchten Fahrzeugen fast schon Betrug“, schimpft Dudek.
Fahrtenbuch führen
Wie Johann Dudek, so stöhnen viele Handwerker über die oft ungerechte Last der Pauschalmethode. „Vor allem wer mit einem älteren Wagen recht selten privat unterwegs ist und eine kurze Strecke zum Betrieb fährt, zahlt hier zu viel an den Fiskus“, bestätigt Steuerberater Michael Stoll aus Pforzheim. Sein Rat: „Fahrtenbuch führen, auch wenn es lästig ist, und weitaus weniger Steuern zahlen.“ Der Methodenvergleich auf Seite 53 zeigt den Unterschied deutlich.
Johann Dudek und seine Mitarbeiter mit Dienstwagen kennen die Last nur zu gut. Denn trotz der Pauschalmethode, die der frühere Steuerberater dem Unternehmer empfohlen hatte, gab es bisher schon Fahrtenbücher. Grund: Die Fahrer können auf Firmenkosten tanken und müssen am Monatsende den Anteil für ihre Privatfahrten in die Betriebskasse zurückzahlen. Doch das Fahrtenbuch zum Steuersparen war bisher kein Thema. „Das Finanzamt will es halt so“, war die lapidare Auskunft des Ex-Steuerberaters.
Elektronische Variante im Test
Doch seit der Chef mit handwerk magazin telefoniert hat, kennt er eine elegante, schnelle Methode des Fahrtenbuchs. Die Rede ist von der elektronischen Variante, im Fall der Dudek Maschinenbau und Metallbau ein kleines, flaches Kästchen, das CL 1010 Time von Bury. handwerk magazin schickte dem Chef ein Testgerät, das er gleich in seinen Van einbauen ließ. Nach anfänglichem Problem und der Hilfe der Bury-Hotline registriert das Gerät nun per kurzem Fingerklick bei jeder Fahrt, ob die Kilometer dienstlich oder
privat zurückgelegt wurden. Mit einem USB-Stick liest die Buchhalterin die Daten aus und legt die Liste ab. Zunächst noch für die internen Zwecke. „Doch bald auch zum Steuernsparen“, freut sich Johann Dudek. „Wir werden wahrscheinlich in allen Firmenwagen mit Privatnutzung das Papierfahrtenbuch durch das elektronische ersetzen (eine Marktübersicht der elektronischen Fahrtenbücher bietet Online exklusiv, Seite 55).
Eine noch einfachere Variante dagegen, Firmenwagen nur betrieblich zu nutzen und für Privatfahrten das eigene Auto, akzeptiert das Finanzamt jedoch nicht. „Das befreit in der Praxis nicht von der Alternative Ein-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch“, warnt Bernhard Köstler, Betriebsprüfer bei einem Finanzamt in Bayern und Autor des neuen Buches „Steuersparmodell Firmen-Pkw“, das im März bei Holzmann Medien, dem Verlag von handwerk magazin, herauskommt (siehe auch Leseraktion bei Online exklusiv, Seite 55). „Denn das Finanzamt kann auch in diesem Fall anzweifeln, dass der Firmenwagen wirklich nur geschäftlich genutzt wurde“, weiß Köstler aus eigener Berufserfahrung.
Excel-Tabelle verboten
Auch erleichternde Tricks sind nicht erlaubt. „Wer dem Finanzamt einfach nur eine Loseblattsammlung oder eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch vorlegt, hat schon verloren“, warnt Bernhard Leibfried, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei KKLB in Fellbach bei Stuttgart. Grund: Solche Notizen kann der Fahrer nachträglich ändern, ohne dass die Änderungen dokumentiert werden. Mit der Folge, dass die Behörde die Ein-Prozent-Methode anwendet und Steuernachzahlungen festsetzt.
Aber auch beim elektronischen Fahrtenbuch ist dieser Experte noch skeptisch. „Nur wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder vermerkt werden, akzeptiert der Finanzbeamte den Ausdruck des elektronischen Fahrtenbuchs“, so Leibfried. Sein klarer Rat daher: „Kaufen Sie ein herkömmliches Fahrtenbuch. Das erfüllt den Zweck, so altmodisch das sein mag, am besten.“ Wer aber die elektronischen Notizen während der Dienstreisen praktisch finde, solle die Daten etwa einmal in der Woche in das konventionelle, schriftliche Fahrtenbuch übertragen“, empfiehlt Bernhard Leibfried. Welche elektronischen Fahrtenbücher nach Herstellerangabem die Anforderungen der Finanzämter bereits erfüllen, zeigt die Marktübersicht unter Online exklusiv (rechts).
Steuern sparen vor dem Kauf
Bernhard Leibfried rät Betrieben aber auch, nicht nur bei der Steuer auf den Privatanteil des Dienstwagens zu achten, sondern auch vor und beim Kauf alle Vorteile auszuschöpfen. Hier heißt es beim Investitionsabzugsbetrag besonders aufzupassen. 40 Prozent können Firmen mit einem Vermögen bis 235000 Euro, Einnahmenüberschuss-Rechner bis zu einem Gewinn bis 100000 Euro bereits für einen geplanten Kauf geltend machen. Bei einer Limousine für 60000 Euro darf der Handwerksunternehmer so bereits vor der Bestellung 24000 Euro von seinem Gewinn abziehen und zahlt entsprechend weniger Steuern. Die Crux dabei: Nutzt der Unternehmer den Wagen nicht zu mindestens 90 Prozent betrieblich, streicht das Finanzamt den Investitionsabzugsbetrag. „Ob diese hohe betriebliche Nutzung vorliegt, lässt sich im Zweifel nur durch ein Fahrtenbuch nachweisen - auch deshalb empfehle ich es“, sagt Steuerberater Bernhard Leibfried.
Höchstmöglich abschreiben
Doch auch wenn der Unternehmer mit seinem Dienstwagen zu mehr als zehn Prozent privat fährt, kann der Betrieb den Wagen sechs Jahre lang mit 16,66 Prozent abschreiben. Beim Kauf bis Ende 2010 ist sogar noch die degressive Abschreibung mit 25 Prozent jährlich möglich.
Aber auch geleaste Fahrzeuge bringen Handwerksbetrieben Steuervorteile. Denn hier kann der Betrieb die monatlichen Leasingraten zusammen mit den anderen Fahrzeugkosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Rein steuerlich betrachtet freilich bringt der Kauf mehr Ersparnis als das Leasing, wie die Musterrechnung im Kasten links zeigt. Der Trumpf des Leasings liegt vor allem beim Liquiditätsvorteil und bei der besseren Eigenkapitalquote.
Johann Dudek least seine neuen Transporter nur noch: „Als wir mit den roten Plaketten aus der Umweltzone verbannt wurden, wollten wir nicht auf einen Schlag mehrere Fahrzeuge kaufen.“ Das elektronische Fahrtenbuch nützt ihm und künftig auch den Mitarbeitern. Und er selbst kann entspannter mit seiner Frau im Van samt Fahrrädern an die Ostsee in Urlaub fahren - ohne den bisher hohen Steuerdruck im Nacken.
harald.klein@handwerk-magazin.de
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