Wer seine Beschaffungskosten dauerhaft senken will, muss nicht zwangsläufig die Preise drücken. In jedem Betrieb gibt es prinzipiell fünf Stellschrauben, die unterschiedlich große Spareffekte versprechen. Natürlich sind nicht alle Maßnahmen für jeden Betrieb geeignet, die Grafik zeigt die im Handwerk erfolgversprechendsten Wege auf.
Sparen mit System - die fünf wichtigsten Stellschrauben
Je mehr Lieferanten Sie haben, desto aufwändiger ist die Abwicklung. Teilen Sie Ihrer Zulieferer anhand der mit ihnen getätigten Umsätze in A-, B- und C-Lieferanten auf und versuchen Sie, so viel Geschäft wie möglich auf die A-Lieferanten zu verteilen. Auch wenn diese bei manchen Artikeln geringfügig teurer sind als Ihr bisheriger Lieferant, wird dieser Nachteil durch den geringeren Aufwand sowie die aufgrund des höheren Volumens besseren Konditionen meist mehr als wettgemacht. Prüfen Sie darüber hinaus, ob es bereits Einkaufsverbände in Ihrer Region gibt.
Nachverhandeln lohnt fast immer! Erstellen Sie eine Kreditorenliste und bitten Sie die wichtigsten 10 oder 20 Lieferanten um einen Gesprächstermin. Wichtig: Bereiten Sie sich gut vor, analysieren Sie die Umsätze der letzten Jahre und holen Sie insbesondere für die wichtigen A-Artikel Alternativangebote ein. Am besten mit einem professionellen und standardisierten Formular, dann können Sie besser vergleichen. Beim Verhandeln geht es dann nicht nur um den Preis, sondern um die Konditionen wie Versorgungssicherheit, Liefergeschwindigkeit und Qualität.
Prüfen Sie, ob sich die eingesetzten Materialien der A- und B-Warengruppen technisch standardisieren lassen. Entscheidend bei diesem Prozess ist, dass Sie möglichst ohne Vorbehalte offen für neue Lösungen (Beispiel: einheitliche Befestigungselemente) sind. Das oft genannte Argument, der Kunde wolle es doch so, stimmt meist nur so lange, bis Sie ihn mit einem kleinen Preisvorteil konfrontieren. Gleiches gilt für die Verwendung alternativer Materialien, insbesondere dann, wenn sie weitere Vorteile (Beispiel: Gewicht, Umweltverträglichkeit) bieten.
Langjährige und enge Lieferantenbeziehungen sind prima, solange sie nicht zu Lasten der Kosten gehen. Das gilt besonders bei den Preistreibern (Beispiel: Rohstoffe). Summieren Sie deshalb für alle A-Artikelgruppen den Einkaufswert pro Lieferant auf und ermitteln Sie seinen Anteil am Gesamt-Einkaufsvolumen. Suchen Sie dann bei Branchenkollegen, im Netz oder auf Messen nach Alternativen, am besten per Standardanfrage (siehe Preisfindung). Um das Risiko zu
begrenzen, sollten Sie möglichst viele Informationen über den neuen Lieferanten einholen.
Je weniger Zeit Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem Einkauf verbringen, desto mehr Spielraum bleibt für wertschöpfende Tätigkeiten. Um einen reibungslosen Ablauf ohne langes Suchen, Warten und Nachtelefonieren zu ermöglichen, müssen die von der Kundenanfrage bis zur Auftragsabwicklung anfallenden Aufgaben dokumentiert und anschließend klar verteilt werden. Nicht alle sollten von jedem ein bisschen einkaufen, sondern ideal ist, wenn sich einer professionell um alles kümmert. Dadurch verbessert sich in der Regel auch das Ansehen bei den Lieferanten.