Ob Buchführungsdaten, eingescannte Rechnungen und Belege oder E-Mails, spätestens zur nächsten Betriebsprüfung müssen die Daten greifbar sein – und das meist über die gesamte Zeit der Archivierungspflicht von zehn Jahren. Wichtige Praxistipps und eine Profi-Checkliste hier.
Diese elektronischen Archivsysteme hat handwerk magazin für Sie entdeckt:
Datev
Die Datev bietet den umfassendsten und preisgünstigsten Service für die Belegarchivierung, vor allem über die neue Programmpalette Datev Mittelstand pro. Details nennt Ihnen gerne Ihr Steuerberater.
BvL Archivio
Archiv-Server, mit Support, Hotline, 3x 500 GByte Festplatten, ab 139 Euro monatlich zu mieten oder ab 6900 Euro zu kaufen.
Scalaris ASP
Hier werden vor allem Belege kleiner und mittelständischer Betriebe gescannt und bei scalaris gespeichert. Weitere Infos unter www.Scalaris.com
E-Mails
Diese Checkliste hilft Ihrem Betrieb, Mails richtig zu archivieren:
Aufbewahrungspflichten: Allgemeine E-Mails sechs, E-Mails mit Belegen wie Rechnungen, zehn Jahre speichern
Archivsystem: Systeme bekannt und geprüft? Zum Beispiel Archiv-Server oder Dokumentenmanagementsystem (siehe oben).
Richtlinie: Gibt es klare Anweisungen an Mitarbeiter, dass die Mails zentral und nicht auf dem PC eines Mitarbeiters zu speichern sind?
Datensicherheit: Grundsätze beachtet? Diese sind: Vertraulichkeit, Revisionssicherheit, Datenintegrität und –authentizität
Originalformat: Mails im (wiederherstellbaren) Originalformat gespeichert?
Finden: Sind die Mails zeitnah wiederzufinden?
Unveränderbarkeit: Sind die Mails nach dem Speichern unveränderbar?
Auswertung: Kann der Prüfer die Mails auswerten (etwa nach Schlüsselbegriffen, Zahlenreihen etc.)?
Mitarbeiter. Ist sichergestellt, dass private E-Mails der Mitarbeiter nur mit deren Einwilligung oder der des Betriebsrats gespeichert werden?
Quelle: Peer Lambertz, Datenschutz-Praxis, 7/2011, Weka Media, Kissing