Bei der Reisekostenerstattung für Arbeitnehmer gab es seit Anfang 2010 erhebliche Unsicherheiten. Fraglich war, wie das in der Hotelrechnung erfasste Frühstück lohnsteuerlich zu behandeln ist. Am besten fahren Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn neben der Übernachtungsleistung das Frühstück in einem „Sammelposten“ in der Reisekostenabrechnung aufgeführt ist.
Reisekostenabrechnung: Frühstück richtig berechnen
In diesem Fall bleibt bei der Lohnsteuer alles beim Alten. Für das in der Rechnung enthaltene Frühstück werden 4,80 Euro abgezogen. Der Restbetrag darf dem Mitarbeiter steuer- und abgabenfrei erstattet werden (Bundesfinanzministerium, Schreiben v. 5.3.2010, Az. IV D 2 – S 7210/09/1003).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer legt seinem Chef nach der Dienstreise folgende Hotelrechnung vor:
Übernachtungskosten: 100 Euro
7% Umsatzsteuer darauf: 7 Euro
Business-Package (beinhaltet Frühstück, Internet, Fax-Service): 20 Euro
19% Umsatzsteuer darauf: 3,80 Euro
Gesamter Rechnungsbetrag: 130,80 Euro
Der Betrieb darf aus dieser Rechnung 126 Euro erstatten.
Tipp: Die Arbeitnehmer sollten angewiesen werden, nur Hotelrechnungen vorzulegen, bei denen das Frühstück nicht einzeln ausgewiesen ist. Enthält die Hotelrechnung nämlich das Frühstück mit Preis, ist die Erstattung durch den Arbeitgeber in voller Höhe lohnsteuerpflichtig.
Ausnahme: Die Erstattung des Frühstücks ist nur dann lohnsteuerfrei, wenn die Frühstücksgestellung vom Arbeitgeber veranlasst ist.
Wann das der Fall ist und weitere wichtige Punkte, regelt das aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums
