Vereinssoftware | Unternehmer engagieren sich häufig in Vereinen und übernehmen dort Führungsaufgaben im Vorstand. Damit sich diese Aufgabe einfach organisieren lässt, gibt es maßgeschneiderte Programme von null Euro, weil kostenlos als Freeware verfügbar, bis zu knapp 200 Euro.
Programme für das Ehrenamt
Die liebste Freizeitbeschäftigung der Deutschen ist der Sport – und das am
besten organisiert in einem Verein. Knapp 600000 eingetragene Vereine gibt es in Deutschland. Klar, dass viele Handwerker auch in Sport-, Freizeit- und Heimatpflegevereinen aktiv sind und ein wichtiges Wort mitreden.
Die Chefs sitzen häufig im Vorstand, Unternehmerfrauen überwachen häufig Finanzen. Handwerker helfen in weit größerem Maß als die Industrie ehrenamtlich mit Rat, Tat und Werkzeug. Dabei wollen sie auch in ihrer Freizeit so professionell vorgehen wie im Job.
Wer einmal die Vorzüge einer Auftrags- oder Projektverwaltung im eigenen Betrieb kennengelernt hat, möchte auch im Verein auf eine solche Software nicht mehr verzichten. Und tatsächlich: Auch für Vereine gibt es ein riesiges, fast unüberschaubares Programmangebot. Das Angebotsspektrum beginnt mit einer einfachen Mitgliederverwaltung. Die ist für kleines Geld meist als kostenloser Download aus dem Internet zu haben (siehe Tabelle unten).
Auch Banken und Dachorganisationen bieten preiswerte IT-Lösungen, um die Beitragsabwicklung und den Zahlungsverkehr zu erleichtern. Mitgliederpflege und Abrechnungssysteme gibt es auch von Softwarehäusern, die sich sonst mit Business-Programmen beschäftigen. Diese Lösungen kosten zwar 50 bis 200 Euro jährlich, dafür lassen sich damit alle Routinen rund um Verein und Mitglieder wie in einer Auftragsverwaltung erledigen. Solche Programme sind sehr bedienerfreundlich und gelten aufgrund der hohen Verkaufsauflage als ausgereift und wenig fehleranfällig. Für Sportvereine gibt es auch Unterstützung für die Ausrichtung von Sportereignissen und Wettkämpfen.
Wichtige Rechts-Tipps
Die Führung von Vereinen ist längst nicht mehr nur eine Sache für „kommunikative“ Vereinsmeier, sondern eine Führungsaufgabe mit besonderen Pflichten. Daher ist die Hilfestellung in allen rechtlichen Fragen bei der Programmauswahl (siehe Kasten Seite 82) besonders wichtig. Wer etwa als Vorstand grob fahrlässig handelt, kann auch mit seinem Privatvermögen haften. Eingetragene Vereine werden wie ein Unternehmen im Registergericht geführt. Änderungen sind zu melden. Die Satzung – auch sie muss im Registergericht hinterlegt werden – ist jährlich darauf zu prüfen, ob sie dem aktuellen Recht entspricht und ob die Mitgliedsbeiträge auch satzungsgemäß verwendet werden – sonst droht schnell die Aberkennung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt. Insbesondere kleinere Vereine tun sich schwer, sachverständigen Rat für wenig Geld zu erhalten. Es kommt teuer, wenn der Vereinsvorstand für jede Kleinigkeit gleich zum Rechtsanwalt laufen oder für jede spontane Änderung den Notar bemühen muss.
Routine erleichtern
Den Beruf „Vereinsvorstand“ gibt es nicht. Organisationstalent ist auch erst nach der Wahl zum Vorstand gefragt. Vor der Wahl sind – wie in der Politik – ganz andere Tugenden gefragt. Gewählt wird in deutschen Vereinen häufig nach anderen Kriterien. Umso wichtiger ist für die Vereinsführung ein Programm, auf das Verlass ist, das alle Verwaltungs- und Routinearbeiten erledigt und zusätzlich auch Tipps und Tricks zu Organisations- und Rechtsfragen gibt, die via Internet laufend aktuell bleiben.
Karl-Heinz Erdle, Kassierer beim Shotokan-Karate Club in Penzberg, setzt aus gutem Grund auf Software, wenn es um das Inkasso der Mitgliedsbeiträge geht: „Den Forderungseinzug für unsere 55 aktiven Mitglieder haben wir auf automatisierten Datenträgeraustausch umgestellt. Das erspart eine Menge stupiden Verwaltungskram“, sagt der Träger des braunen Gürtels. Damit hat er vielleicht mehr Zeit fürs Training oder kann sich anderen Vereinsaufgaben widmen; etwa „wenn die nächste Gürtelprüfung ansteht oder die Jahreshauptversammlung einberufen wird, dann bereiten wir ebenfalls mit Lexware QuickVerein die Ereignisse vor und können so mit minimalem Aufwand beste Ergebnisse erzielen – so wie im Karate“. Selbst bei anspruchvollen Aufgaben – etwa Wechsel im Vorstand, Änderung der Satzung – ist der kleine Verein auch ohne Rechtsanwalt handlungsfähig. Die LexwareDatenbank gibt über das Internet
organisatorische Hilfestellung. Rund 2000 Textformulierungen helfen, immer den richtigen Ton gegenüber Mitgliedern, Dachverbänden, Finanzamt und Registergericht zu finden.
Peter Altmann
gudrun.bergdolt@handwerk-magazin.de