Auch in kleinen Betrieben gibt es meistens eine Personalakte. Von der Bewerbung und dem Arbeitsvertrag über spätere Vereinbarungen, Abmahnungen bis zur Kündigung sollten dort alle Schriftstücke abgelegt sein. Doch was darf alles in die Personalakte und hat der Mitarbeiter ein Einsichtsrecht? Die wichtigsten Praxistipps.
Inhalt. In die Akte gehört alles, was für das Arbeitsverhältnis wichtig ist, also zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Nachweise über Fortbildungen, Sozialversicherungsunterlagen, Belege über ärztliche Untersuchungen, Kopien von Arbeitgeberbescheinigungen für Behörden, Information über Einsatz von Ortungssystemen oder Videoüberwachung, Listen über Urlaub und Fehlzeiten, Leistungsbewertungen und Abmahnungen. Die Akte ist kein Geheimdossier über den Mitarbeiter, in das alles kann, was der Chef über ihn weiß, sondern nur, was er auch bei der Einstellung fragen dürfte.
Vertraulichkeit. In die Personalakten darf nur Einblick haben, wer damit arbeiten muss. Diese Mitarbeiter müssen über ihre Pflichten belehrt werden, etwa darüber, dass sie Akten verschlossen aufzubewahren sind, auch nicht kurze Zeit unbeaufsichtigt auf dem Schreibtisch herumliegen und dass sie keine Auskünfte über den Akteninhalt geben dürfen.
Einsichtnahme. Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine Personalakte einzusehen, und zwar komplett. Vor der Einsicht dürfen nicht Teile – etwa Leistungsbewertungen – herausgenommen werden.
Abmahnung. Hält ein Mitarbeiter eine Abmahnung in der Personalakte für unberechtigt, hat er mehrere Möglichkeiten: Er kann einfach gar nichts tun, darin liegt keine Anerkennung der Abmahnung. Falls sie später bei einer Kündigung eine Rolle spielt, kann sie immer noch gerichtlich überprüft werden. Der Mitarbeiter kann auch verlangen, dass eine Gegendarstellung in die Akte aufgenommen wird. Und er kann die Entfernung der Abmahnung aus der Akte fordern und gerichtlich durchsetzen, wenn er im Recht ist.
Aufbewahrungsfrist. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses sollte die Personalakte als Beweismittel mindestens so lange aufbewahrt werden, bis alle gegenseitige Ansprüche zwischen Handwerksbetrieb und Mitarbeiter verjährt sind, also längstens drei Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres des Ausscheidens. Aus steuerlichen Gründen kann die Aufbewahrung bis zu zehn Jahren notwendig sein. Es empfiehlt sich, der Einfachheit halber die gesamte Akte zehn Jahre – sicher – aufzuheben und dann ordnungsgemäß zu vernichten, denn ohne Grund darf sie nicht länger archiviert werden, es sei den der Ex-Mitarbeiter ist einverstanden.