Pflichtangaben | Rechnung liegen lassen, nicht zahlen, dann erst mit dem Hinweis auf fehlende Angaben kontern – diese miesen Tricks säumiger Kunden sollten Sie nicht einfach hinnehmen.
Perfekte Rechnung
Kleiner Steuertrost: Wenn der Kunde eines Betriebes mit einem Jahresumsatz von über 250000 Euro (neue Länder 500000 Euro) beharrlich die Rechnung seines Handwerkers nicht bezahlt, dann kann sich der Auftragnehmer die Umsatzsteuer aus dieser nicht realisierten Forderung erstatten lassen. „Ausbuchen“ heißt das. Früher war dies erst bei der Insolvenz des Schuldners möglich. Doch inzwischen hat der Bundesfinanzhof in München entschieden, der Gläubiger müsse nicht so lange warten (V R 72/03, V R 13/04). Er kann schon dann eine Korrektur der Umsatzsteuer verlangen, wenn der Kunde „das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise begründet bestreitet und damit erklärt, dass er die Entgeltforderung ... nicht bezahlen werde“, formulierten die Richter in ihrem Urteil. Auch wenn der Auftraggeber unberechtigt mit einer eigenen Forderung aufrechnet, ist die des Handwerkers insoweit uneinbringlich – das bedeutet eine Korrektur der Umsatzsteuer zu seinen Gunsten.
Umsatzsteuer zurückholen
„Die Folge ist, dass Unternehmer sich die Umsatzsteuer viel früher zurückholen können als nach der alten Rechtsauffassung“, freut sich Gert Klöttschen, Steuerberater bei DHPG Dr. Harzem & Partner in Euskirchen bei Köln (www. DHPG.de). „Hierdurch ergibt sich ein erheblicher Liquiditätsvorteil, der allerdings von vielen Unternehmern, aber auch von Steuerberatern übersehen wird“, ergänzt der hm-Experte.
Wichtig: Die Weigerung des Schuldners zu zahlen muss vom Unternehmer gegenüber dem Finanzamt eindeutig dokumentiert werden, am besten mit seinem ablehnenden Brief oder Fax. Sobald und soweit er dann später doch zahlt, wird die Umsatzsteuer aus diesem Geschäft natürlich erneut berichtigt, also in der Voranmeldung erklärt und ans Finanzamt abgeführt.
Kleinere Unternehmen und Existenzgründer konnten diesen vorübergehenden Steuervorteil schon bisher nutzen: Bei einem Umsatz im Vorjahr von bis zu 250000 Euro, in den neuen Ländern bis 500000 Euro, brauchen sie die Umsatzsteuer erst dann abzuführen, wenn der Kunde sie für ihre Leistung tatsächlich bezahlt hat. Diese Ist-Versteuerung muss nur einmal beim Finanzamt beantragt werden und gilt grundsätzlich so lange, bis die genannte Umsatzschwelle überschritten wird.
Wie auch immer – jede Rechnung über 150 Euro sollte alle Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes enthalten, damit es keine Schwierigkeiten gibt. Zu diesen Angaben gehören:
vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
Steuernummer oder USt-ID-Nr. des leistenden Unternehmers (beim innergemeinschaftlichen Geschäft zwischen EU-Kunden die USt-ID-Nr. von beiden);
Ausstellungsdatum;
fortlaufende Rechnungsnummer;
Menge und Art/Umfang der gelieferten Gegenstände oder Leistung;
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Monatsangabe reicht);
nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (Rabatte, Skonti);
anzuwendender Steuersatz und der darauf
entfallende Steuerbetrag, im Fall des Paragrafen 13 b (Nettorechnung) der Hinweis darauf;
bei Werklieferungen oder Leistungen im Bau/Ausbau an Privatkunden Hinweis auf zwei Jahre Aufbewahrungspflicht der Rechnung.
Bei der Steuernummer gibt der Handwerker am besten gleich seine USt-ID-Nummer an. Denn mit
der Steuernummer des Betriebes beim Finanzamt könnten böswillige Kunden Daten abfragen oder irreführende Anträge stellen. Bei der Nettorechnung im Bau und Ausbau empfiehlt sich folgende Formulierung, damit keine Missverständnisse aufkommen: „Gemäß § 13b UStG sind Sie Schuldner der Umsatzsteuer mit einem Steuersatz von 19 %!“
Kleinbetragsrechnungen. In Rechnungen bis 150 Euro brutto kann der Leistungsempfänger bei Angabe von Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, des Ausstellungsdatums, der erbrachten Lieferung oder Leistung des Bruttoentgelts und des Steuersatzes den Vorsteuerbetrag selbst errechnen.
Elektronische Rechnungen. „Elektronisch übersandte Rechnungen sind in der Praxis ein Riesenproblem“, weiß Steuerberater Gert Klöttschen. Oft werden bloße Rechnungsausdrucke aus dem Internet zu Unrecht als ordnungsgemäße elektronische Rechnung angesehen oder per Fax versandte Rechnungen auf verblassendem Thermopapier archiviert. Die Internetrechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur sollte abgelehnt und eine schriftliche (Brief, Fax) verlangt werden. Und die Fax-Rechnung auf Thermopapier sollte sofort auf Normalpapier kopiert und abgeheftet werden. Noch besser ist es, wenn das Faxgerät schon beim Empfang auf Normalpapier druckt.
Wichtig: Der Absender darf Sie nicht zum elektronischen Weg verpflichten. Laut Gesetz ist die elektronische Rechnung nur „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ eine Alternative zum Brief.
Steuerbonus. Obwohl die steuerliche Abzugsfähigkeit bei haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerksleistungen für den Endverbraucher bekannt sein sollte, bestehen noch Wissenslücken. Bei Privatkunden gilt: Die Rechnung muss aufgeteilt sein in Arbeit (dazu gehören auch die Fahrt- und Maschinenkosten) und Material. Die Umsatzsteuer selbst darf in einem Gesamtbetrag ausgewiesen sein. Genauso wichtig ist es, dass die Rechnung vom Kunden nicht einfach bar bezahlt werden darf, sondern per Überweisung auf das Geschäftskonto des Handwerksbetriebs beglichen werden muss.
Wer eine Eigentumswohnung hat, lässt sich die gemeinschaftlich bezahlten Rechnungen vom Verwalter bestätigen. Damit kann der Anteil der Wohnung in der persönlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
harald.klein@handwerk-magazin.de