Sie haben viele Aufträge und es ist nicht immer leicht, den Überblick zu behalten? Das Steuerungssystem SBAA hilft Chef und Mitarbeitern, den Alltag auch ohne Software effizient zu organisieren.
Ein Berg von Notizzetteln auf dem Schreibtisch, jeden Morgen ein DIN-A4-Blatt mit Aufgaben fürs Team – mit einer klassischen Zettelwirtschaft hat Schreinermeister Matthias Thoma mehr als zehn Jahre seinen Betrieb geführt. „Der Betrieb ist kontinuierlich gewachsen, aber die Organisation dahinter nicht“, sagt der Inhaber von „Dein Schreiner“ aus dem mittelfränkischen Dentlein am Forst. „Wir haben zum Teil 30 Aufträge gleichzeitig bearbeitet und alles lief komplett über mich.“ Ihn habe das psychisch extrem gestresst und natürlich seien immer wieder Fehler passiert.
„Mitarbeiter sind auf Baustellen gefahren und haben Material vergessen. Dann musste jemand noch einmal hin, fehlte damit woanders, alles verzögerte sich und ich konnte erst spät die Rechnungen schreiben.“ Alltag, wie ihn viele Chefs kennen. Doch für Thoma war der Leidensdruck so hoch, dass er externe Hilfe suchte und sich für die Einführung des SBAA-Systems von Peter Kübel entschied.
Das Alltagsgeschäft dominiert
SBAA – in Worten: Super Blick auf Alles – soll dafür sorgen, dass selbst in hektischen Zeiten die Organisation reibungslos gelingt. „Das Kernproblem vieler Betriebe ist, dass es keine strategische Steuerung gibt. Alles opfert sich dem Alltag“, sagt Systementwickler Peter Kübel. Das ändert sich nach seiner Erfahrung mit der Einführung von SBAA: „Das System packt die Dinge in richtiger Reihenfolge an: Man beschließt gemeinsam, was man verbessern will, erstellt einen Fahrplan und benutzt Werkzeuge, um die Umsetzung der Schritte zu erleichtern.“
Schwächen gezielt ändern
Bei Schreinermeister Thoma hat jeder im Team gesagt, was er sich wünscht: mehr Struktur und Information, eine bessere Planung von Arbeitszeit, Material, Fahrzeugen oder eigenständigeres Arbeiten. Beim Umsetzen dieser Ziele helfen heute Werkzeuge: In der Werkstatt hängt eine zwei mal ein Meter große Übersicht, der sogenannte Masterplaner. Hier sind alle Aufträge und Tätigkeiten für die nächsten sechs Wochen terminlich genau abgesteckt. Das SBAA-System verzichtet bewusst auf eine EDV-Lösung, auch wenn natürlich die Kombination mit EDV-Ablagesystemen oder Terminplanung via Outlook sinnvolle Ergänzungen sind. „Bei ständigen Wechseln im Alltag ist das Planen per Hand jeder Software überlegen“, sagt Peter Kübel. „Das ist vergleichbar mit einem Flugzeugträger, bei dem Flugbewegungen auch heute noch per Hand koordiniert werden.“
Anhand verschiedener Farben sieht im Masterplaner jeder Mitarbeiter, wer wann mit wem und welchem Fahrzeug auf welcher Baustelle ist oder wo es noch offene Fragen gibt. Kommt etwas dazwischen, wie Schlechtwetter oder Krankheit, kann Thoma mithilfe des Gesamtüberblicks flexibel umplanen: Wie weit lassen sich Aufträge verschieben, ohne Kunden zu verärgern? Welche Mitarbeiter können umbesetzt werden, ohne Qualitäts- und Produktivitätsverluste zu riskieren? Jeder Auftrag wird ausgedruckt und dem verantwortlichen Mitarbeiter per Klemmbrett mitgegeben – und abends wieder in eine Tasche am Planer gesteckt. „Damit ist alles an seinem Platz und die Zettel liegen nicht mehr irgendwo rum“, sagt Thoma.