Stundenzettel schreiben, sammeln, prüfen und abtippen ist nervig und zeitraubend. Mit Smartphone oder Tablet lässt sich längst mehr erfassen als die Arbeitszeit. Was die neuen Systeme leisten.
Neues von der Echtzeit-Baustelle
So akribisch die Vorbereitung auch ist, ungeplante Arbeiten lassen sich nach Erfahrung von Michael Hauphoff nie ganz vermeiden. Sei es, weil ein Gebäude nicht im vereinbarten Zustand vorgefunden wird. Oder weil, wie neulich, ein Kubikmeter Beton zusätzlich verfüllt werden muss, da ein Felsbrocken aus der Baugrube gehoben werden musste.
„Früher fielen Mehrarbeiten bei uns oft unter den Tisch“, bedauert der Chef der Hauphoff GmbH aus Verl, „denn entweder konnten wir uns nicht mehr an die vermeintlichen ,Kleinigkeiten‘ erinnern. Oder wir hatten bei Nachverhandlungen keine guten Argumente.“ Seit gut einem Jahr ist das anders. „Wir haben jetzt eine fast lückenlose Dokumentation unserer Baustellen und sogar ein elektronisches Frühwarnsystem“, freut sich der Maurermeister.
Den Schlüssel dafür tragen seine Bauleiter, Poliere und er selbst in der Hosentasche: Auf ihren Smartphones läuft seit März 2013 die App „123erfasst“, ein mobiles Zeiterfassungssystem, das der Lohner Maurermeister Jürgen Bruns mit entwickelt hat. „Die Praxisnähe spüren wir in vielen Details“, bescheinigt Hauphoff, der in seinem Betrieb zuvor schon zwei andere Zeiterfassungssysteme im Einsatz hatte.
Sogar das Wetter wird dokumentiert
Mit „123erfasst“ lassen sich nicht nur Fahrt- oder Arbeitszeiten mit wenigen Fingertipps protokollieren und den Projekten zuordnen. „Anhand der Navigationsdaten des Handys können wir prüfen, ob die Eingaben plausibel sind“, lobt Hauphoff. Foto- und Kommentarfunktionen erlaubten es, mit minimalem Aufwand den jeweiligen Arbeitsstand festzuhalten. Sogar die Informationen des Deutschen Wetterdienstes ließen sich dem Protokoll hinzufügen, „um zum Beispiel zu belegen, warum an einem frostigen Tag eine Betondecke nicht wie geplant gegossen werden konnte“, ergänzt der 36-Jährige. „Darauf kann ich von überall per Internetbrowser zugreifen und sie in meiner Betriebssoftware, etwa für Kalkulation, Lohnabrechnung oder Rechnungslegung weiterverarbeiten.“
„Gute mobile Zeiterfassungssysteme können inzwischen weit mehr als nur den Stundenzettel ersetzen“, bestätigt Norbert Speier vom Informationszentrum eBusiness-Lotse bei der Kammer Münster. Doch schon die „Basisfunktion“ liefert laut Speier genügend Argumente für einen Umstieg: „Welchen Aufwand kostet es jeden Monat, die Daten vom Papier in das Rechnungswesen zu übertragen? Wie lange dauert es, bis Sie darauf zugreifen können? Und wie häufig kommt es zu Abweichungen zwischen gebuchter und bezahlter Arbeitszeit?“
Ersparnis ausrechnen
„Selbst in Kleinbetrieben summieren sich so leicht fünf- bis sechsstellige Beträge im Jahr, Verluste durch verärgerte Kunden und frustrierte Mitarbeiter nicht mitgerechnet“, gibt Michael Stausberg vom 123erfasst-Konkurrenten Virtic zu bedenken. Auf der Homepage des Dortmunder Unternehmens (virtic.com) kann jeder deshalb für sich den Einspareffekt einer „virtuellen Stechuhr“ ermitteln. Laut Studie der Hochschule Niederrhein erkennen immer mehr Chefs inzwischen das Potenzial mobiler Datenerfassung (siehe Chart links).
Als Hürde bei der Einführung erweist sich für viele allerdings die unüberschaubare Vielfalt des Marktes. Fast 130 einschlägige Softwarelösungen verzeichnet etwa das Onlineportal www.mobile-zeiterfassung.info. „Das ist ungefähr ein Drittel mehr als vor vier Jahren“, stellt Mitinitiatorin Ingrid Beckmann fest, „und wir haben keineswegs alle Anbieter erfasst.“
Unter anderem sucht man das von Zentralheizungs- und Lüftungsbaumeister Guido Mertens entwickelte System „iDeXs“ in der Übersicht noch vergeblich, obwohl die Apps seit einiger Zeit auch von anderen Unternehmen genutzt werden können.
Mit „iDeXs“, das er in den letzten Jahren mit IT-Profis entwickelt hat, setzt der Dürener neben umfangreicher Zeit- und Projektdokumentation vor allem auf Mitarbeiterbeteiligung. „Jeder im Team kann mit „iDeXs“ jederzeit sehen, ob die aktuelle Baustelle im Plan liegt, ob er mit einer Prämie rechnen kann und in welcher Höhe“, nennt er eines der Features, die er bei anderen Systemen vergeblich suchte.
Teurer Fehlversuch
Zimmermeister Stefan Höötmann aus Lingen (Ems) fand erst nach einem „teuren Fehlversuch“ die für seinen Handwerksbetrieb passende technische Lösung. „Beim ersten Programm, das wir kauften, funktionierte der Zugriff per Smartphone einfach nicht zuverlässig“, ärgert sich der Inhaber der SH Holz & Modulbau GmbH. Trotz der Enttäuschung gab es für ihn zur „elektronischen Arbeitszeiterfassung auf Dauer keine Alternative“. Die passende und zuverlässige Lösung fand er dann auf Empfehlung seines Hardware-Lieferanten in der Software „TopKontor Zeiterfassung“, einem Modul des gleichnamigen Handwerker-Programmpakets.
Schrittweise Einführung
Höötmann entschied sich mit Rücksicht auf das operative Geschäft für einen schrittweisen Einstieg in die neue Welt: „Seit Jahresbeginn erfassen bereits unsere mobilen Mitarbeiter ihre Fahrt- und Arbeitszeiten.“ Demnächst sollen auch Baustellendokumentation und Urlaubsplanung mithilfe der neuen Software erledigt werden. Mittelfristig plant der Chef von 15 Mitarbeitern, die Arbeitszeiterfassung auf die Vorfertigung von containerähnlichen Modulsystemen, eine besondere Spezialität des Zimmereibetriebes, auszudehnen.
„Dabei kommt uns entgegen, dass die TopKontor-Software auch mit einer Vielzahl stationärer Geräte, wie etwa speziellen Zeiterfassungs-Terminals, sowie mit Barcode- oder Transponder-Scannern zusammenarbeitet“, blickt der Chef von 15 Beschäftigten voraus. Erklärtes Ziel sei es, die gesamte Fertigungskette von der Werkhalle bis zur Baustelle elektronisch zu planen und zu steuern. „Mit den Daten von heute“, betont Höötmann, „nicht von vor zwei Wochen.“