Finanzbuchführung Vom Auftrag bis zur Mahnung helfen Programmpakete wie von der Datev und Lexware bei der modernen, beleglosen Onlinebuchhaltung. Wie Handwerker davon profitieren.
Mitbuchen und Geld sparen
Beatrix Kirchhöfer von der Glas Bau Kunst GmbH in Erlangen hat die Buchhaltung des Handwerksbetriebs modern und effizient organisiert. Sie erfasst die monatlich rund 250 Ausgangs- und 120 Eingangsrechnungen an 8500 Kunden und von 375 Lieferanten mit dem Softwarepaket Datev Mittelstand pro. Damit stehen sie automatisiert nicht nur für Kostenstellen und Zahlungsströme, sondern für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen zur Verfügung. „Seit wir diese integrierte Softwarelösung für unsere kaufmännischen Abläufe haben, spare ich eine Stunde pro Woche ein, die vorher für Erfassungstätigkeiten anfiel“, freut sich die Buchhalterin.
Wie die GBK GmbH, die vor allem Fenster, Türen, Vordächer oder Wintergärten, aber auch Duschen, Badmöbel, Vitrinen und Tische aus Glas herstellt, haben die meisten Handwerksbetriebe zunächst mit der klassischen Buchhaltung in der Firma begonnen. Einige lagern diese Arbeit auch komplett auf den Steuerberater aus. Eine Kombination aus beidem bietet vor allem die Datev mit ihrem neuen Paket Mittelstand pro.
Speichern mit gescannten Belegen
Im Betrieb beginnt der Einsatz dieses Softwarepakets mit der Buchung digitaler Belege oder dem Scannen von Papierbelegen wie Aufträge und Rechnungen. Dabei erstellt das Programm automatisch Buchungsvorschläge. Alle Verkaufsbelege werden in der integrierten Dokumentenablage gespeichert. Das Speichern der Daten im Modul Rechnungswesen verknüpft jeden Buchungssatz mit dem Beleg und erleichtert die schnelle Suche, auch etwa im Fall einer Betriebsprüfung.
Zudem sorgt die Software für einen guten Überblick über alle relevanten Unternehmenskennzahlen „Informationen wie Auftragslage, Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten oder die Salden unserer Bankkonten sind dort verfügbar“, bestätigt Beatrix Kirchhöfer. „Auch die Kunden- und Lieferantendaten haben wir über dieses zent-rale Cockpit jederzeit im Zugriff.“ So lässt sich auf einen Blick ablesen, welche Angebote bei einem Kunden noch offen sind oder wie es um die offenen Posten steht. Suchfunktionen sowie Sortier- und Gruppiermöglichkeiten der angezeigten Listen erleichtern das Arbeiten.
Analyse und Transaktionen
Für die betriebswirtschaftliche Steuerung des Unternehmens enthält das Programm umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten. So lassen sich etwa aktuelle Umsatz- und Verkaufsstatistiken mit Top-Kunden erstellen sowie die Umsatzentwicklung überprüfen. Auch die Verbindung zu den Banken wird aus dem System heraus gesteuert. Über das Electronic-Banking-Modul Zahlungsverkehr erledigt der Betrieb alle Transaktionen wie Zahlungen und Lastschriften und sieht jederzeit die Kontoumsätze ein. Weil die Datev traditionell größten Wert auf Datenschutz legt, hat auch die Sicherheit der betrieblich erfassten Daten höchste Priorität - alle Transaktionen laufen über abgesicherte Verbindungen und das Rechenzentrum der Datev in Nürnberg (siehe dazu auch das Interview mit Datev-Chef Dieter Kempf auf Seite 58).
Während der Betrieb erfasst, automatisiert bucht und den laufenden Überblick behält, kann auch der Steuerberater mit den Daten arbeiten. Da die in der Kanzlei eingesetzten Anwendungen auf der gleichen technischen Basis arbeiten, ist sichergestellt, dass Daten unkompliziert und fehlerfrei an die Kanzleilösung übergeben werden. „So können wir beim Jahresabschluss in der Kanzlei genauso wie Frau Kirchhöfer über den Buchungssatz direkt auf den auslösenden Beleg zugreifen. Das erspart im Einzelfall zeitaufwendige Rückfragen“, freut sich Steuerberater Christian Heidenreich von der Kanzlei Eigenstetter und Helmreich aus Fürth, der die GBK GmbH betreut.
52 Euro monatlich bezahlt die GBK GmbH für die Nutzung des Programmpakets Mittelstand pro und die Kooperation mit der Steuerkanzlei bei der Gemessen an der wöchentlichen Zeitersparnis, dem schnellen Datenzugriff und im Vergleich zu den üblichen Kosten der vollständigen Buchhaltung über den Steuerberater ist das sehr günstig.
BWA auf Knopfdruck
Franz Ruß, Steuerberater und Chef der Kanzlei RSW AG in Hallstadt bei Bamberg, bestätigt das. Die meisten seiner handwerklichen Mandanten arbeiten bei der Finanzbuchführung mit, scannen oder faxen Belege, die dann automatisch verarbeitet werden. „Da Berater und Betrieb mit derselben Software und dem Rechenzentrum der Datev arbeiten, gibt es keinen Systembruch - und auch das heißt Zeitgewinn“, so Ruß.
Und da er die Betriebe ganzheitlich berät, betreut er die Handwerker auf Wunsch auch gegenüber den Banken. „Wenn wir hier quasi auf Knopfdruck am PC die betriebswirtschaftliche Auswertung, also die BWA, ausdrucken, dem Banker im Kreditgespräch vorlegen und ihn überzeugen können, ist das durchaus ein geldwerter Vorteil, der weit über das reine Buchführungsprogramm hinausgeht“, weiß der Experte.
harald.klein@handwerk-magazin.de
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Eine Demoversion von Mittelstand pro und ein Video zum neuen bookman finden Sie hier:
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