Für detaillierte Kundendaten gilt ein erweiterter Rechtsschutz. Wer diesen nicht beachtet, muss sie ab September löschen. Wie Betriebe ihre Kartei retten. Ein Wegweiser durch den Datenschutz.
Kundendaten droht Löschung
Seit der Datenschutzreform 2009 machen sich die Autohäuser der Wiest-Gruppe in Darmstadt mit ihren Kundendaten eine Menge Arbeit. Bei jedem Kontakt, etwa bei einem Werkstattbesuch, fragt der Wiest-Mitarbeiter den Kunden, ob Wiest seine Daten für Kundenansprache und Werbung nutzen darf, und bittet um Unterschrift unter die Datenschutzerklärung. „Ohne die dürfen wir die Daten nicht mehr für die Kundenpflege nutzen“, erklärt Prokurist Tobias Hass, im Unternehmen für Datenschutz zuständig. Der Aufwand muss sein, denn die Pflege der Kundenkontakte ist einer der Gründe für den Erfolg des Unternehmens mit 320 Mitarbeitern und 135 Millionen Euro Jahresumsatz. Dabei spielen die mit den Daten gespeicherten Hintergrundinformationen eine entscheidende Rolle. Sie ermöglichen Serviceleistungen wie die Erinnerung an den nächsten TÜV-Termin, die Einladung zum Audi-Golf-Cup oder ein gezieltes Angebot, wenn das Auto eines Kunden in die Jahre kommt. Da-rauf will die Wiest-Gruppe nicht verzichten.
Übergangsfrist läuft aus
Wie Wiest so sollten viele Handwerksunternehmen den verschärften Schutz für Kundendaten genau beachten. Betroffen sind alle Betriebe, die bei ihren eigenen Kunden werben. Sie müssen ihre Kundendaten an die neuen Regeln anpassen - oder löschen. Für Datenbestände, die bereits bei Inkrafttreten des Gesetzes am 1. September 2009 existierten, gilt eine Übergangsfrist, die läuft am 1. September 2012 aus. Und die Datenschutzreform von 2009 hat weitere Anforderungen gebracht, die sich noch nicht überall herumgesprochen haben, wie die Meldepflicht bei Datenpannen. Dazu kommen neue Datenschutzprobleme durch den Einsatz von Facebook, Google und Co. auf den Websites der Unternehmen (siehe Praxistipps unten). Das muss wissen, wer sich und sein Unternehmen vor Risiken schützen will.
Die neuen Regeln für Kundendaten besagen, dass die Firma auch ohne Einverständnis des Kunden die Listendaten für die Werbung nutzen darf, aber nur, wenn diese aus der Geschäftsbeziehung oder aus öffentlichen Verzeichnissen wie Telefonbüchern stammen. „Weitere nicht öffentliche Angaben wie Kaufobjekt oder Geburtstag dürfen Verkäufer ausschließlich mit Genehmigung des Kunden für die Werbung speichern“, sagt Kai Westerwelle, Anwalt bei Taylor Wessing in Frankfurt am Main. Also gerade das, was wie bei Wiest zielgenaue Kundenansprache erlaubt. Die Wiest-Gruppe ist bei der Datensicherung schon weit gekommen. Tobias Haas: „Für die meisten Datensätze liegt das Einverständnis vor. Wo es immer noch fehlt, sperren wir den Datensatz.“
Doch auch wer nur Listendaten gesammelt hat, sollte vor Anfang September überprüfen, ob diese nachweisbar aus der Geschäftsbeziehung oder aus öffentlichen Verzeichnissen stammen. Westerwelle: „Ist die Herkunft unklar, sollte das Unternehmen sie nur mit dem nachträglichen Einverständnis des Kunden für die Werbung verwenden.“ Das kann er bei einem Kundenkontakt oder per Anschreiben einholen.
Datenverlust melden
Betriebe müssen ihre Kundendaten aber noch weitreichender schützen: Sie haben Pannen mit sensiblen Daten wie Bankverbindungen den Kunden und Datenschutzbehörden zu melden, etwa den Verlust eines Laptops oder eines USB-Sticks. Eine Pflicht, die kaum bekannt ist, bei deren Verletzung aber Bußgeld bis 300000 Euro droht.
Immer noch für viele Betriebe überraschend ist auch das Thema Auftragsdatenverarbeitung: Gehen Personendaten an andere Firmen, muss ein Vertrag den korrekten Umgang damit sicherstellen, etwa wenn Adressdaten an einen Versanddienstleister gehen. „Oder wenn die Firma ihre Lohnbuchhaltung außer Haus gibt“, sagt der Kölner Anwalt Jürgen Hartung, Oppenhoff & Partner.
Wie der richtige Vertrag aussieht, lesen Sie unter Online exklusiv, ebenso, was in die Datenschutz-erklärung auf der Website gehört, die jeder Betrieb braucht, der online Daten verarbeitet. ◇
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