Außenstände | Jetzt schlägt die Krise auch auf die Zahlungsmoral durch. Höchste Zeit, das eigene Forderungsmanagement zu prüfen und soweit möglich an die neue Situation anzupassen.
Geld rasch eintreiben
Sechs Wochen länger als noch 2008 muss die Wilfried Roth Kanalreinigungs- und Entsorgungs-GmbH in Krefeld warten, bis ihre Rechnungen bezahlt werden. „Bis Ende vergangenen Jahres lief alles ganz gut“, berichtet Ulrike Roth-Bruckmann, die sich auch um Außenstände kümmert. „Doch jetzt hat sich der Zahlungseingang auch bei guten Kunden und Kommunen generell verlangsamt“.
Die offenen Posten, also Außenstände summieren sich bei der Firma zurzeit auf rund 300000 Euro. Bei 20 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von zwei Millionen Euro ein belastender Faktor für die Liquidität des Familienunternehmens.
Dabei werden manche Kunden immer dreister. „Entweder ihr akzeptiert einfach die spätere Überweisung oder wir geben euch keine Aufträge mehr“, ist der stärkste Spruch, den Ulrike Roth-Bruckmann in letzter Zeit gehört hat.
Doch gegen säumige Kunden kann der Betrieb mit dem passenden Forderungsmanagement vorgehen: Vier Wochen nach dem Zahlungsziel verschickt Ulrike Roth-Bruckmann die erste Mahnung. Weitere zwei Wochen später folgt die zweite Mahnung mit einer letzten Frist von 14 Tagen. „Passiert dann immer noch nichts, geht der Fall direkt und unverzüglich zum Inkasso von Creditreform, und dann bekommen wir meistens unser Geld“.
Mit dem Problem sinkender Zahlungsmoral ist sie nicht allein, wie der Verband der Vereine Creditreform in Neuss gerade festgestellt hat. Der von diesem recherchierte Index „gewichtete Überfälligkeit in Tagen“ im ZaC-Datenpool hat mit fast 15 den schlechtesten Wert der vergangenen fünf Quartale erreicht. Liquiditätsschwierigkeiten und Finanzierungsengpässe werden als Gründe für diese Entwicklung genannt.
Hiergegen kann bereits im Vorfeld eine Bonitätsprüfung helfen. Ulrike Roth-Bruckmann holt diese bei allen neuen Kunden ab 3000 Euro Auftragswert ein. Zehn Anfragen monatlich sind im jährlichen Mitgliedsbeitrag von 500 Euro an Creditreform kostenlos. Auch atriga im hessischen Langen bietet Bonitätsauskünfte. Der Dienstleister kooperiert mit anderen Datenbanken wie der Schufa. Mit seinem Paket „atriga protect“ zum Beispiel können Firmen für 290 Euro im Jahr 40 Bonitätsauskünfte und 20 Inkassoaufträge abwickeln.
Zeitnah Rechnung schreiben
Steht der Kunde nach bestandener Bonitätsprüfung gut da, ist der richtige Vertrag wichtig. Hier hat das Forderungssicherungsgesetz mit wichtigen Änderungen im BGB Anfang dieses Jahres einiges verbessert. Die meisten betreffen den Bau und Ausbau (Tipps Seite 37).
Ist der Auftrag zufriedenstellend erledigt, gilt es zeitnah und richtig die Rechnung zu schreiben. Was lapidar klingt, ist für viele kleinere Handwerksbetriebe mitunter ein Problem. Vor lauter Alltagstrubel bleibt die Fakturierung oft eine Zeit lang liegen. Die Wirtschaftskrise mit zunehmendem Konkurrenzdruck verbessert die Situation keineswegs. Da jedoch Einwände gegen Rechnungen in der Praxis gleich an zweiter Stelle der Ausreden säumiger Kunden nach den Mängelrügen kommen (siehe handwerk magazin 7 und 8/2009) sollte penibel darauf geachtet werden, dass sie inhaltlich bei Material und Zeit korrekt sind und alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten.
Ist hier alles in Ordnung und der Kunde zahlt trotzdem nicht, empfiehlt es sich, wie im geschilderten Praxisfall die ersten beiden Mahnungen selbst zu schreiben, mit einer jeweils nur kurzen Frist (siehe Ablaufdiagramm Seite 38). Bekommt der Kunde gleich Schreiben eines Inkassodienstleisters, könnte ihn das verprellen. Nur in Fällen, bei denen sich abzeichnet, dass der Kunde sicher nicht zahlen will, sollte keine Zeit mit einem wochenlangem Mahnverfahren vergeudet werden.
Vor der schriftlichen Mahnung kann noch der Versuch gestartet werden, den Kunden telefonisch zu ermuntern, die offene Rechnung endlich zu bezahlen. „Warum zahlen Sie nicht?“, von einer Mitarbeiterin im netten Ton gefragt, kann mehr bewirken als jeder Textbaustein einer Mahnung.
Auch die Inkassoprofis arbeiten mit dieser Methode. Sowohl Creditreform als auch atriga haben besonders geschultes Personal, das freundlich aber bestimmt nachhakt. Dieser Dialog kann dann auch zu einer Ratenvereinbarung führen. Hier hilft der vernünftige Kompromiss dem Handwerksbetrieb und dem Kunden. Ein sogenanntes notarielles Schuldanerkenntnis kann die offene Forderung absichern: Darin bestätigt der Schuldner, den Betrag bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen. Auch Ratenzahlungen können hier vereinbart werden. Macht er das nicht, kann sein Gläubiger mit dieser Urkunde in der Hand gegen ihn die Zwangsvollstreckung einleiten.
Mahnantrag per Internet
Fruchten Mahnschreiben und Anrufe nichts, folgt der außergerichtliche Mahnbescheid. Dieser wird online beim zent-ralen Mahngericht eingereicht, das jedes Bundesland bei einem Amtsgericht eingerichtet hat. Unter der Adresse www.online-mahnantrag.de kommt der Gläubiger zur amtlichen Seite, auf der das Formular ausgefüllt werden kann. Gut ist auch www.letzte-mahnung.de, wo gleich bei der Eingabe geprüft wird, ob die Angaben plausibel sind, also voraussichtlich alle Details enthalten, die das Mahngericht zur weiteren Bearbeitung braucht.
Zahlt der Kunde nach Zustellung des Mahnbescheids einschließlich Zinsen und Kosten, ist alles erledigt. Zahlt er nicht, widerspricht aber auch nicht dem Mahnbescheid, erlässt das Amtsgericht einen Vollstreckungsbescheid, mit dem der Gerichtsvollzieher beauftragt werden kann. Hat der Kunde Einwände gegen den Mahnbescheid vorgebracht, wird das Verfahren als Klage fortgesetzt, mit Urteil und Zwangsvollstreckung.
Ulrike Roth-Bruckmann ist froh, dass sie sich um das Inkasso selbst nicht kümmern muss. „Die Hilfe von Creditreform entlastet uns sehr.“ Vor einem Forderungsausfall freilich konnte sie auch der Marktführer unter den 700 Inkassostellen nicht schützen. 25000 Euro musste die Firma bei einem insolventen Bauunternehmer abschreiben, für den die Kanalreinigungsfirma jahrelang gearbeitet hatte. „Das war besonders bitter“.
harald.klein@handwer-magazin.de
