Futter für den Reißwolf

Aufbewahrungsfristen - Rechnungen, Briefe, Mails, wichtige Unterlagen müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Jetzt ist es wieder Zeit für eine Aufräumaktion.

„Die wenigsten Firmen speichern elektronische Daten lange genug.“Günther Wagenbauer, Steuerberater in Ergolding bei Landshut - © Wagenbauer

Futter für den Reißwolf

Ralf Krischer, Augenoptiker- und Hörgeräteakustikermeister in Krefeld, gehört zur Avantgarde der Handwerksbetriebe. Als Chef von Optik Ernst mit vier Mitarbeitern setzt er auf modernste Archivierung: „Wir arbeiten bei der Finanzbuchführung mit und faxen alle Belege an die Datev. Dort werden sie zur jeweiligen Buchung elektronisch angeheftet.“ So kann er jederzeit darauf zurückgreifen. Wenn die Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, prüft er, welche Daten zu löschen sind. Parallel dazu werden Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Lohnabrechnungen abgeheftet. „Bis Neujahr schauen wir alles durch und vernichten Belege, die wir nicht mehr aufbewahren müssen“, berichtet Ehefrau Olivera Krischer, die sich ums Büro kümmert.

Mit diesem Thema befassen sich zurzeit die meisten Handwerksbetriebe. Sie wollen den steuerlichen Pflichten nachkommen, selbst die Übersicht behalten und Platz im Büro schaffen.

Elisabeth Hanspach-Bieber, Wirtschaftsprüferin in Willich, hilft ihrem Mandanten Krischer bei der Archivierung: „Wir nutzen das digitale Belegwesen über die Datev, helfen den Betrieben Kosten und Zeit zu sparen“, berichtet die Steuerberaterin. Wer keine Papierbelege mehr sammeln und jeden Monat im Original zum Steuerberater fahren muss, kann sich auf andere Dinge in der Firma konzentrieren. Zudem wird die laufende Buchführung beschleunigt.

Die Kosten für ein richtiges Belegarchiv sind überschaubar. Ein Betrieb braucht bei der Datev-Lösung monatlich nur wenige Euro zu investieren. Dafür erhält die Firma zusätzlich zu ihrem Belegarchiv im Datev-Rechenzentrum jährlich eine DVD mit den Daten ihres Rechnungswesens und eine zweite für die Lohnabrechnung. Die Daten sind so jederzeit sofort abrufbar.

DVD für den Betriebsprüfer

„Kündigt sich der Betriebsprüfer an, gibt es zwei Möglichkeiten“, so Hanspach-Bieber. „Wenn er kooperativ ist, also mit uns zusammenarbeitet, lassen wir ihn an einem Rechner in der Kanzlei die notwendigen Buchführungsdaten des zu prüfenden Betriebes einsehen.“ Wenn nicht, bekommt er eine DVD in die Hand gedrückt, auf der die Daten gespeichert sind. Die gibt es in der Version mit und ohne Belege. „In beiden Fällen läuft die Prüfung schneller und günstiger als beim konventionellen Verfahren, in dem sich der Finanzbeamte durch meterlange Ordnerreihen arbeiten muss“, erklärt die Expertin. Über 20000 Betriebe nutzen den vor zwei Jahren eingeführten Service über Steuerberater und Datev inzwischen.

„Ein Großteil der Betriebe heftet aber seine Belege bis jetzt nur klassisch, also im Ordner ab“, weiß Günther Wagenbauer, Steuerberater im bayerischen Ergolding bei Landshut. Obwohl auch bei ihm etliche Mandanten die gescannten Belege zur Datev mailen, überwiegt noch die Papierablage. „Zum Jahresende verschicken wir einen Rundbrief mit den Aufbewahrungsfristen“, ergänzt er. Von A bis Z ist dort nachzulesen, wann welches Dokument getrost in den Reißwolf gesteckt werden darf (siehe auch Onlinehinweis rechts).

Einen Schwachpunkt allerdings räumen fast alle befragten Betriebe und Experten ein: Mit der Archivierung von geschäftlichen E-Mails nehmen es viele Firmen nicht so genau. Zwar müssen etwa Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufbewahrt werden – das gilt auch für die elektronisch eingegangene Post. „Doch die wenigsten speichern diese Daten so lange“, weiß Günther Wagenbauer. Für viele ist eine solche E-Mail kein gleichwertig wichtiges Dokument wie ein Brief auf Papier. Bei einer Betriebsprüfung kann das Schwierigkeiten bereiten (siehe Kasten).

Handwerksunternehmer Ralf Krischer bleibt auch bei der Archivierung von E-Mails ganz entspannt. „Alle wichtigen drucken wir aus und heften sie ab – damit genügen wir unserer Buchhaltungspflicht, müssen aber nicht riesige Datenmengen auf den Rechnern oder auf CDs gespeichert vorhalten.“

Fristen und Hinweise zu elektronischen Archivsystemen finden Sie über die Link-Liste in der linken Spalte neben diesem Beitrag.

Harald Klein