E-Rechnungen | Viele Betriebe verschicken Forderungen als simplen E-Mail-Anhang und gefährden den Vorsteuerabzug ihrer Kunden. Mit neuen Techniken können Firmen diese Falle umgehen.
Falle Online-Rechnung
Thomas Schepelmann, Elektromeister in Bielefeld, steckt seine Rechnungen einfach in einen Briefumschlag und bringt sie zur Post. „Elektronische Rechnungen verschicke ich bisher nicht und ich erhalte auch keine von meinen Lieferanten.“ Von E-Rechnungen hat der Bundesvorsitzende der Betriebswirte des Handwerks zwar schon gehört, für seinen Betrieb war das aber bisher noch kein wichtiges Thema.
Wie Schepelmann, so verschicken die meisten Handwerker ihre Rechnungen auf diesem traditionellen Weg. Vor allem jüngere Unternehmer nutzen dafür aber auch gerne ihren PC, erstellen die Rechnung in einer PDF- oder Worddatei, hängen sie an eine E-Mail und senden sie an den Kunden. Dort angekommen, lauert eine steuerliche Falle. Denn dieses einfache Verfahren verstößt gegen das Umsatzsteuergesetz, das eine qualifizierte elektronische Signatur der Online-Rechnung verlangt. Der Widerruf des Vorsteuerabzugs bei allen Kunden, die gewöhnliche Rechnungen per Mail erhalten haben, droht. Der Ärger richtet sich prompt auch gegen den Absender. Dabei ist dieses Problem jetzt mit einem neuen Programm der Datev leicht zu umgehen.
„Elektronische Rechnungen kosten nur ein paar Cent“, wirbt Annett Kraut von der Datev in Nürnberg. Weiterer Pluspunkt: Die Dokumente lassen sich in der EDV oftmals schneller wieder finden als in einem Ordner im Regal. Der Handwerker spart Zeit, weil er die Rechnung nicht ausdrucken, falten, in den Briefumschlag stecken und zum nächsten Briefkasten bringen muss, ähnlich wie beim neuen E-Brief der Post.
Die Datev liefert dabei automatisch auch die qualifizierte elektronische Signatur, die die Identität des Rechnungstellers bestätigt. Um die Rechtssicherheit zu gewährleisten, muss der Empfänger die Signatur überprüfen können. Das Finanzamt will eine Garantie für die „Echtheit der Herkunft“ sowie für die „Unversehrtheit der Daten“.
Manipulation ausschließen
„Der Fiskus muss sicherstellen, dass die Rechnung nicht über Dritte verschickt oder manipuliert wurde“, so Andreas Wahl, Steuerberater der Kanzlei Rödl & Partner in Stuttgart. Das betrifft auch Rechnungen, die Handwerker bekommen. Falls der Betrieb die nicht signierte Online-Rechnung annimmt, riskiert auch er seinen Vorsteuerabzug. „Bei der nächsten Betriebsprüfung wird das Finanzamt eine korrekte E-Rechnung verlangen oder sofort den Vorsteuerabzug streichen“, warnt Stefan Groß, Steuerberater der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner in München.
Doch die Prozedur der Nachbesserung ist schwer praktizierbar: Der Firmenchef müsste seine Lieferanten, um eine neue Rechnung auf konventionellem Wege bitten. „Handwerksunternehmer sollten sich Rechnungen im Zweifel per Brief zukommen lassen und aufbewahren“, rät Groß. Denn die elektronische Archivierung bei E-Rechnungen war bisher problematisch. Der Rechnungsempfänger muss zehn Jahre lang die Datei an sich, die Signatur und das Prüfprotokoll aufbewahren. „Die E-Rechnung sollte dazu in einem gesetzeskonformen digitalen Archiv aufbewahrt werden“, erklärt Annett Kraut. Die elektronische Signatur sowie das Protokoll ihrer Prüfung sind mit abzuspeichern. Das eine ohne das andere ist für das Finanzamt wertlos. Mit der E-Rechnung der Datev ist das gewährleistet (siehe auch Illustration des Ablaufs auf Seite 58).
Experten wie Unternehmensberater Haymo Spiegel, Partner der Kanzlei Rödl & Partner in Stuttgart, gehen davon aus, dass sich E-Rechnungen im Markt durchsetzen: „Immer mehr Großunternehmen stellen auf elektronische Rechnungen um und erwarten das genauso von ihren Zulieferern.“ Der Druck auf mittelständische Betriebe, sich umzustellen, steigt damit.
Insgesamt also gibt es gute Gründe für Handwerksunternehmer, sich mit den Vorteilen und Risiken der E-Rechnung zu befassen. Die einfache Technik und der Steuerberater helfen dabei.
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