Fahrtenbuch richtig führen: Welche Infos das Finanzamt braucht

Fahrtenbücher müssen vollständig sein. Spätere Ergänzungen können die Finanzämter nämlich ablehnen. Wie Sie unnötigen Ärger vermeiden.

Handwerksunternehmer sollten ihre Fahrtenbücher vollständig führen. Spätere Ergänzungen kann das Finanzamt nämlich ablehnen. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit einem Urteil im März 2012 (VI R 33/10) bekräftigt.

Im zugrundeliegenden Fall hatte ein Unternehmen in seinen Fahrtenbüchern meistens nur Straßennamen als Zielort eingetragen. Nachdem das Finanzamt das Fahrtenbuch abgelehnt hatte, ergänzte die Firma die Angaben nachträglich mit Informationen aus dem Tageskalender.

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg befand das ergänzte Fahrtenbuch als ordnungsgemäß. Der BFH aber hob nun die Entscheidung auf – und stellte klar, dass Fahrtenbücher „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt werden müssen. Nur so sei sichergestellt, dass es keine nachträglichen Änderungen gebe oder dass diese zumindest erkennbar seien.

Einträge müssen überprüfbar sein

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen nur dann, wenn sich daraus der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner ohne Zweifel und größeren Aufwand ermitteln lässt: So erkannte der BFH zum Beispiel das Kürzel „F“ für Firma im Fahrtenbuch an. Durch lediglich einen Straßennamen allerdings, ohne Hausnummer oder Name der dort besuchten Person, seien Ziel und Richtigkeit der Eintragungen nicht überprüfbar.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Handwerksunternehmer daher die Mindestanforderungen an ihr Fahrtenbuch erfüllen:

Alle nötigen Angaben eintragen: Sie müssen im Fahrtenbuch zumindest…

…Reisedatum und -ziel, Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt sowie Angaben zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Zweck der Reise aufführen. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen Fahrt können Sie zusammenfassend eintragen.

Ausnahmen für Außendienstler

Die Fahrtziele/-Personen sollten Sie dabei in zeitlicher Reihenfolge aufführen. Für Kundendienstmonteure und Handelsvertreter, die täglich bei anderen Kunden sind, macht die Finanzverwaltung Ausnahmen: Sie müssen nur angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Reiseroute und -entfernungen müssen die Außendienstler nur angeben, wenn zum Beispiel Umleitungen die Strecke maßgeblich verlängern.

Alle Daten in ein Dokument: Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur in Ausnahmefällen zulässig.

Auch private Fahrten dokumentieren: Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Geben Sie im Fahrtenbuch bei Übergang von beruflicher zu privater Nutzung den Gesamtkilometerstand bei Abschluss der letzten Dienstfahrt an.