Fahrtenbuch: Finanzamt überzeugen

Zum Thema Fahrtenbuch und Finanzamt haben die Finanzgerichte in den vergangenen Monaten zahlreiche neue Urteile gefällt. Hier die wichtigsten Praxistipps, wie sich die Mühe des Chefs oder Mitarbeiters mit Dienstwagen auszahlt.

Damit das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen für ein Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, gelten die beiden folgenden Grundsätze: Auf Experimente verzichten und eher mehr als weniger aufzeichnen.
Das bedeutet im Klartext: Unternehmer sollten kein „selbst gestricktes“ Fahrtenbuch verwenden, sondern Fahrtenbücher aus dem Handel. Ein Fahrtenbuch in Papierform muss gebunden sein und ein elektronisches Fahrtenbuch darf nachträglich nicht mehr veränderbar sein. Wer dem Finanzamt beispielsweise korrekte Aufzeichnungen in einer Excel-Datei liefert, wird eine böse Überraschung erleben. Da diese Aufzeichnungen jederzeit nachträglich verändert werden können, ist die Excel-Datei kein Fahrtenbuch.

Neue Urteile zum Fahrtenbuch im Überblick

Hier ein Kurzüberblick, der verdeutlicht, wie streng die Finanzämter vorgehen, wenn Fahrtenbücher Mängel aufweisen:

Handschrift: Kann ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch nur der Unternehmer oder Mitarbeiter entziffern, sind die Aufzeichnungen steuerlich wertlos.
Zettelwirtschaft: Schreibt der Fahrer seine Fahrten nur auf einzelne Zettel und fügt diese am Jahresende zusammen, stuft das Finanzamt diese Art von Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam ein.
Abkürzungen: Werden im Fahrtenbuch nur Abkürzungen für Straßennamen aufgeführt und nachträglich durch Aufzeichnungen aus Stundenzetteln ergänzt, erkennt das Finanzamt diese nachträglichen Ergänzungen nicht an.

Grundsätze zum Führen eines Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch muss steuerlich eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch

* zeitnah und
* fortlaufend
* in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt wird,
* die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder
* zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt.

Demnach reichen etwa laufend, aber lose gefertigte Aufzeichnungen nicht aus (Bundesfinanzhof, Az. VI B 141/06).