Auftragsmanagement: Fahrplan für mehr Durchblick

Die folgenden Schritte sollten Sie bei der Einführung eines betrieblichen Steuerungssystems (Beispiel: SBAA von Peter Kübel) beachten.

1. Ist-Zustand und Ziele ermitteln. Jeder im Team, auch die in den Betrieb involvierten Ehepartner, äußert, was ihn stört und was er sich wünscht. Decken Sie Zusammenhänge auf: Gibt es etwa häufige Rückfragen der Mitarbeiter, weil der Chef zu wenig informiert?

2. Umsetzung planen. Mit welchen Schritten lassen sich Verbesserungen erreichen? Wichtig ist die Reihenfolge: erst die Grundursache, dann die Folgeprobleme beheben. Bis wann sollen Fortschritte erzielt werden?

3. Werkzeuge auswählen. Mit welchen Hilfsmitteln lässt sich in Büro und Werkstatt ein besserer Überblick für alle erreichen? Etwa durch Übersichtsplaner, Ablagesysteme oder den Einsatz von Terminplanern (Beispiel: Outlook).

4. Kommunikation verbessern. Kurze tägliche Besprechungen strukturieren den Tag, sodass jeder Mitarbeiter weitestgehend ohne Rückfragen arbeiten kann. Etwa einmal im Monat ist eine längere Strategiebesprechung sinnvoll: Was wurde erreicht? Was muss verbessert werden?

5. Motivation hochhalten. Nur wenn der Chef als Vorbild das neue System konsequent lebt, wird das Team mitziehen. Erste Erfolge helfen, Bedenken und Widerstände auszuräumen.

6. Erfolg prüfen. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die anfangs definierten Ziele erreicht wurden. Falls sich Schritte oder Werkzeuge als ungeeignet erweisen, justieren Sie sie nach.

Ausführlicher sind die genannten Punkte in unserer Anleitung In sechs Schritten zur besseren Betriebsorganisation beschrieben.