Ab dem 1. Juli sollen elektronische Rechnungen auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Doch Unternehmer müssen einiges beachten: Beispielsweise müssen sie einen verlässlichen Prüfungspfad zwischen der Leistung und der Rechnung schaffen.
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Rechnungen, Pflichtangaben(PDF, 106,28 kB)
Neben der Energiewende hat der Deutsche Bundestag am 9. Juni 2011 auch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 beschlossen. Und damit Änderungen bei der elektronischen Rechnung (handwerk magazin berichtete). Ab dem 1. Juli erkennen die Finanzämter dann E-Mail-Rechnungen auch ohne elekronische Signatur an. Hintergrund für die Neuerung ist eine EU-Richtlinie. Diese sieht vor, dass die einzelnen EU-Staaten elektronische Rechnungen und Papierrechnungen bis Ende 2012 gleichstellen müssen.
Voraussetzung: Umsatz nach dem 30. Juni
Allerdings dürfen Betriebe die neue elektronische Rechnung nur dann ausstellen, wenn auch der Umsatz nach dem 30. Juni getätigt wurde. Denn in der Vorabfassung des Steuervereinfachungsgesetzes heißt es dazu: „Dem § 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: (18) § 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden.“ Beispiel: Ein Maler streicht am 1. Juli eine Wohnung. Der Betriebsinhaber darf die Neuregelung anwenden. Hat der Maler aber bereits am 29. Juni die Arbeit ausgeführt, darf der Betrieb – auch wenn er die Rechnung im Juli stellt – sich nicht auf die Neuregelung berufen.
Maßgeblich: Echtheit und Unversehrtheit
Ein bestimmtes technisches Verfahren zur Übermittlung der elektronischen Rechnung schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Möglich sind also beispielsweise E-Mail, Computer-Fax, Web-Download, DE-Mail oder E-Post. Beachten muss der Betriebsinhaber aber, dass er – wenn er keine elektronische Signatur verwendet – einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung schafft. Denn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung müssen gewährleistet sein. Konkret definiert der neue § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) die Echtheit und die Unversehrtheit so: Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
Einen verlässlichen Prüfpfad schaffen
Auch den Prüfpfad schreibt der Gesetzgeber nicht vor, sondern regelt vielmehr: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden.“ Größere Unternehmen verfügen in der Regel über ein kaufmännisches Rechnungswesen. Kleinere Unternehmen können auch manuell überprüfen, ob die der Rechnung zugrunde gelegte Leistung tatsächlich in puncto Qualität und Quantität so erbracht wurde und ob die Angaben in der Rechnung mit den Auftragsangaben übereinstimmen.
Die Aufbewahrungspflicht im Auge haben
Wichtig: Falls eine Aufbewahrungspflicht gilt, müssen Betriebe auch die elektronischen Rechnungen aufheben. Und zwar in dem Format, in dem es die Rechnung ausgestellt bzw. empfangen hat. Das Ausdrucken und Abheften sind also nicht möglich. Außerdem muss ausgeschlossen sein, dass die Rechnung während der Aufbewahrung geändert werden können.
Unternehmen können aber natürlich auch weiterhin Rechnungen mit einer elektronischen Signatur erstellen. Der Bundesrat muss am 8. Juli noch zustimmen. Das Gesetz soll dann rückwirkend in Kraft treten.
Einen ausführlichen Beitrag zum Thema elektronische Rechnungen lesen Sie im Heft 8. Es erscheint am 25. August.