Berlin hat die E-Rechnung durchgewunken, Betriebe können per Mail abrechnen. Einige Details sind zu beachten. Was Unternehmer wissen müssen.
E-Rechnung jetzt einfacher
Nach längeren Verhandlungen haben sich Bundestag und Bundesrat auf das Steuervereinfachungsgesetz 2011 geeinigt. Einer der wichtigsten Punkte darin für Betriebe ist die elektronische, also online versandte Rechnung. Die gab es zwar schon bisher. „Doch jetzt ist das Verfahren für die E-Rechnung deutlich einfacher“, freut sich Matthias Lefarth, Abteilungsleiter Steuer- und Finanzpolitik im Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Um die E-Rechnung machten die meisten Firmen bisher einen großen Bogen. Zu groß waren die gesetzlichen Anforderungen. „Nur fünf Prozent der Betriebe nutzen die Onlineabrechnung“, weiß Lefarth. Infolge der Lockerung der Vorschriften rechnet er mit einer deutlichen Zunahme.
Konkret gilt die Änderung für alle Aufträge, die Betriebe seit 1. Juli dieses Jahres ausgeführt haben. Papierrechnungen und E-Rechnungen sind gleichgestellt. Neben den Pflichtangaben, wie etwa der Rechnungs- und der Steuernummer des Absenders, müssen Rechnungen drei Kriterien erfüllen - die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit. Praktisch ausgedrückt bedeutet das, der Empfänger muss prüfen, ob die Rechnung von demjenigen stammt, der eine Ware geliefert oder eine Leistung erbracht hat, die Rechnung darf nicht verändert worden sein und sie muss in einer lesbaren Form geschrieben sein.
Rechnungen kontrollieren
Mit einem „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“, so das Gesetz, müssen Unternehmen diese Punkte prüfen. Doch was so geschwollen klingt, heißt für die kleinen Handwerksfirmen lediglich, wie bisher zu vergleichen, ob etwa Lieferant und Rechnungsabsender identisch sind, ob ihm die Forderung zusteht und ob seine Kontoverbindung korrekt ist. Hierfür genügt der Abgleich zwischen Auftrag und Rechnung. In buchführungspflichtigen Betrieben beinhaltet das Rechnungswesen bereits ein solches Kontrollverfahren.
Für Lieferungen und Leistungen bis Ende Juni jedoch akzeptiert das Finanzamt eine E-Rechnung per Fax oder E-Mail nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein technisch aufwendiges Verfahren, das bisher die meisten Betriebe scheuten. Lediglich Lösungen wie die automatische Signatur, wie sie die Datev anbietet, ermöglichen die Signatur schon bisher sicher und preiswert.
Passend zur E-Bilanz
„Der viel einfachere Ablauf, das Einsparen von Kuvertierung und Porto sowie die Schnelligkeit dürften der elektronischen Rechnung jetzt zum Durchbruch verhelfen“, erwartet ZDH-Experte Matthias Lefarth. Zudem ergänze die E-Rechnung elektronische Steuererklärungen und passe auch zur Bilanz, die Betriebe ab 2013 online ans Finanzamt schicken müssen.
harald.klein@handwerk-magazin.de
Online-Tipp: Onlinevarianten zur E-Mail, die Pflichtangaben und einen Link zum praktischen ZDH-Flyer finden Sie hier: handwerk-magazin.de/unternehmensteuer