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DMS-Software: Die Vorteile für Handwerksbetriebe

Tischler Frank Müller setzt auf eine Dokumentenmanagement-Software. Er hat alle Kundenakten und Rechnungen ­digitalisiert. Sowohl sein Betrieb als auch seine Kunden profitieren davon.

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Der Office Manager ist seit vier Jahren in der Tischlerei von Frank Müller in Siegen-Meiswinkel nicht mehr wegzudenken. Die Dokumentenmanagement-Software(DMS)-Lösung vom Softwarebüro Krekeler hat Schluss gemacht mit lästigem Suchen von Kundenakten, Lieferantenrechnungen und Materialbestellungen. Frank Müller hat sich damals entschieden, Kundenakten und Geschäftskorrespondenzen zu digitalisieren. Die Softwarelösung ermöglicht es ihm, alle wichtigen Infos gebündelt abzuspeichern und sekundenschnell auf dem PC-Bildschirm aufzurufen.

„Vor vier Jahren war die Marktauswahl an Softwareprogrammen für kleine Handwerksbetriebe noch nicht so unübersichtlich wie heute“, erklärt Müller. „Trotzdem habe ich lange im Internet suchen müssen, bis ich die passende DMS für unsere Tischlerei gefunden habe.“ Am Ende überzeugte ihn das Produkt der kleinen Softwareschmiede Krekeler, bei der das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt: „Wir wollten nicht über 1000 Euro für solch ein Programm ausgeben - aber das Anforderungsprofil und die Möglichkeit, das Programm vorab 30 Tage lang ohne Verpflichtungen zu testen, gaben für den Kauf des Office-Managers letztendlich den Ausschlag.“ 730 Euro zahlte Müller 2010 für die „Enterprise-Version“. Mit dem Upgrade-Service kann er die Software kostenlos aktualisieren.

Zugriffsgeschwindigkeit viel höher

Der große Vorteil, den die DMS-Lösung von Krekeler bietet, liegt in der Zugriffsgeschwindigkeit auf die benötigten Dokumente und der zentralen Verwaltung dieser Daten. „Wir haben 60 Prozent unserer Daten, die wir im täglichen Betriebsablauf aufrufen und verarbeiten, in dem Dokumentenmanagementsystem abgespeichert.“ Das Programm vernetzt alle anderen IT-Geräte wie Drucker, Scanner und Kopierer, sodass sich die Daten problemlos hin und her schieben lassen. „Haben wir einen Kunden oder Geschäftspartner am Telefon, müssen wir die benötigten Informationen nicht mehr mühsam im Aktenschrank oder Ablagefach im Büroregal zusammensuchen. Mit ein, zwei Klicks hat der Mitarbeiter die Kundendatei oder Lieferantenrechnung auf dem Bildschirm“, wie Frank Müller weiter erklärt.

Software bietet viele Möglichkeiten

Ganz einfach lassen sich die Dateien auf dem Desktop des jeweiligen Rechners mit einem Mausklick in den Office Manager importieren. Dokumente können direkt in dem entsprechenden Projekteintrag abgelegt werden. Wer einen Brief schreiben will, wählt in der DMS einfach die gewünschte Dokumentvorlage. Das Tool erstellt den Brief, der sich automatisch im jeweiligen Textverarbeitungsprogramm öffnet. Auch die Suche nach Dokumenten oder Dateien wird durch die Volltextabfrage beschleunigt.

Mit dem Office Manager „verstecken“ sich Dokumente nicht wie bei klassischen Ordnerstrukturen in ellenlangen Strukturbäumen (C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr.1234), sondern erhalten parallele Eigenschaften, die sogenannten Kataloginformationen. Dokumente werden einem Kunden zugeordnet, zum Beispiel als Rechnung mit dem Status „offen“ und der Belegenummer 1234. Bei der Dokumentenmanagementsoftware spricht man in diesem Zusammenhang von einer „assoziativen Dateiverwaltung“.

Reibungslose Umsetzung im Betrieb

Neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte Tischlermeister Müller vor allem der gute Kundendienst: „Die Implementierung der DM-Lösung in unsere IT-Infrastruktur hat super geklappt. Ohne die technische Hilfe des Kundendienstes allerdings hätte ich die Software nicht installieren können.“ Der Arbeitsaufwand, den die Firma Krekeler vor Ort investierte, hat Frank Müller nichts gekostet - die Implementierung ist im Kaufpreis der Software als besonderer Service inklusive.

Der Innovations- und Technologieberater der Handwerkskammer Freiburg, Georg Voswinckel, rät Handwerksunternehmern, über eine DM-Software-Lösung nachzudenken: „Mit der DMS kann der Unternehmer sicherstellen, dass zu Beginn des Arbeitsschrittes alle notwendigen Informationen und Materialien vorhanden sind, keine Fristen übersehen werden und er immer den Überblick behält, in welchem Stadium sich gerade ein Vorgang befindet.“ Mit nur einem Klick hat er eben alles parat.

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