Reform Das Steuervereinfachungsgesetz soll die elektronische Rechnung per einfacher Mail erlauben, wenn sich Bundestag und Bundesrat im September einigen. Auf welche Punkte es in der Praxis ankommt.
Die Turbo-Rechnung wird einfacher
Zahntechnikermeister Thorsten Kordes zeigt sich neuen Techniken gegenüber aufgeschlossen. Der Geschäftsführer der al dente Zahntechnik GmbH in Sulingen mit 17 Mitarbeitern muss den Zahnärzten ab 2012 die relevanten Abrechnungsdaten noch vor der eigentlichen Rechnung vorab übermitteln, damit diese sie online an die Krankenkassen weiterleiten können. „Im Zuge dieser Umstellung ergeben sich für uns dann auch Änderungen bei der anschließenden Fakturierung“, sagt Kordes. Künftig will er auch die Rechnungen selbst elektronisch verschicken. „Wann wir genau auf die E-Rechnung umstellen, ist aber noch offen“, sagt Kordes.
Bisher elektronische Signatur
Wie Kordes so warten noch viele Handwerker, bis sie die E-Rechnung einführen. Denn bisher verlangt das Umsatzsteuergesetz hierfür eine „qualifizierte, elektronische Signatur“, für kleine Betriebe ein aufwendiges Verfahren. Nur wer seine Fakturierung mit Hilfe des Steuerberaters und der Datev organisiert, kann zurzeit diese Signatur einfach online an die Rechnung dranhängen.
Doch mit dem Steuervereinfachungsgesetz soll die bisherige elektronische Signatur zum Vorteil der Betriebe abgeschafft werden. Zwar hat der Bundesrat das Gesetz am 8. Juli zunächst gestoppt, doch Experten rechnen mit einem Kompromiss und der Zustimmung der Länderkammer am 23. September. Dann darf jeder Unternehmer Rechnungen auch per einfacher Mail, als PDF-Datei, auf einem Datenträger oder mit einem Standardfax ohne die Signatur versenden oder empfangen und beim Finanzamt die Vorsteuer daraus geltend machen. Für die meisten Handwerker ist das eine ernorme Erleichterung.
Allerdings gilt es trotzdem noch verschiedene Regeln zu beachten, die sicherstellen sollen, dass
E-Rechnungen die gleiche Sicherheit haben wie Papierrechnungen. In einem Fragen-Antwort-Katalog unter www.bundesfinanzministerium.de (Suchbegriff „E-Rechnung“) hat sich die oberste Finanzbehörde bereits zu den Einzelheiten geäußert. Im Kern geht es vor allem darum, wie elektronische Rechnungen vom Empfänger zu behandeln sind. Der Fiskus will gewährleistet wissen, dass die Rechnung nicht manipuliert wurde und dass die Angaben alle richtig sind.
Betrieb muss genau prüfen
„Dies ist bei der Papierform aber auch nicht anders“, sagt Stefan Groß, Steuerberater und Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner in München. Der Handwerksunternehmer muss die E-Rechnungen kontrollieren. Wie er dabei genau zu verfahren hat, ist im Fragen-Antwort-Katalog angedeutet, aber noch nicht abschließend geklärt. Der Firmenchef muss bei einer Betriebsprüfung darlegen, wie er die Angaben geprüft hat. Das Bundesfinanzministerium spricht hier vom „innerbetrieblichen Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad“. „Ein abstrakter Begriff, der noch nichts Konkretes definiert“, sagt Torsten Wunderlich, Leiter des Datev-Informationsbüros in Berlin. „Allein die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften reicht sicherlich nicht aus“, ergänzt er. So sieht das auch Stephan Imkamp, Wirtschaftsprüfer und Partner der Beratergruppe Quadrilog in Düsseldorf: „Ein Papierausdruck ist keine elektronische Rechnung mehr. Da unterscheidet das Finanzamt strikt.“
Elektronisch aufbewahren
Der Firmenchef muss in der nächsten Betriebsprüfung dem Finanzbeamten die E-Rechnungen elektronisch vorlegen können. Entsprechend sind sie aufzubewahren. EDV-technisch stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, von der DVD bis zum Archivsystem. „Entscheidend ist, dass letztlich die Unveränderbarkeit sichergestellt ist“, sagt Stefan Groß. Welchen Dateityp der Betrieb dabei wählt, ist freigestellt. Nur: Der Firmenchef muss sie bei der nächsten Betriebsprüfung noch öffnen und den Finanzbeamten lesen lassen können (siehe Checkliste).
Steuerberater Groß rät außerdem, bei jeder
E-Rechnung die Angaben einzeln zu prüfen und dies schriftlich auf der Rechnung zu dokumentieren. Außerdem sollte laufend vermerkt werden, wer im Betrieb die Rechnung kontrolliert hat. „Die genaue Rechnungseingangsprüfung in Kombination mit einer elektronischen Aufbewahrung ist der Maßstab, den die Finanzverwaltung fordern wird“, so der Experte. Alle Pflichtangaben sind zu kontrollieren.
harald.klein@handwerk-magazin.de
Online-Tipp: Wichtige Urteile, die Checkliste zu den Pflichtangaben und eine Leserumfrage zum Thema: handwerk-magazin.de/e-rechnung