Planung | Mit vernünftiger Planung lässt sich viel Stress im Alltag vermeiden. Konkrete Zeiteinteilung und ein täglich aktueller Kalender helfen dabei.
Der organisierte Chef
Der Anrufbeantworter ist voll, der Schreibtisch quillt über und für den Kunden bleibt nur wenig Zeit. So lautet die abendliche Bilanz vieler Chefs nach einem langen Arbeitstag. Die Frage, wie soll man den nächsten Tag schaffen, beschäftigt viele noch beim Einschlafen. Stress, Hektik und Übermüdung sind die Folge. Dabei lässt sich mit guter Organisation der Problemberg bewältigen. Der Trick heißt Zeitmanagement. Denn wer seine Zeit richtig einteilt, hält abends eine abgearbeitete To-do-Liste in den Händen.
Organisationsexperten raten zu einem Zeitplaner oder Organizer. Er dient Handwerksunternehmern als wichtiges Hilfsmittel, indem er an Termine erinnert, und man so den Überblick über Dinge behält, die noch zu erledigen und sind.
Einen Kalender, speziell auf die Anforderungen von Unternehmern zugeschnitten, stellt der MeisterTimer von handwerk magazin (siehe MeisterTimer 2011 oben) dar. Mit Extras wie Baustellentagesbericht, Bestellvordruck oder Materialschein ergänzt er den Zeitplaner eines Chefs optimal. Wie man den Timer richtig nutzt und so Fehler in der Zeitplanung verringert, zeigen die folgenden zehn Punkte.
Zehn Zeitplanungstipps für den Alltag
1. Bevor Sie sich in die Planung stürzen, definieren Sie zuerst Ihre Ziele als Unternehmer. Was wollen Sie erreichen und wie sieht Ihr Jahresziel aus? Untergliedern Sie dieses schrittweise in Monats-, Wochen- und Tagesziele.
2. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung. Den nächsten Arbeitstag planen Sie am besten in zehn Minuten am Vorabend. Suchen Sie sich dafür einen ruhigen Platz. Denn mit einer ordentlichen Planung lässt sich eine volle Stunde für Wesentliches einsparen.
3. Schreiben Sie alles Wichtige auf: Sämtliche Aktivitäten, Aufgaben oder Kundentermine gehören in Ihren Timer. Nur so behalten Sie den Überblick und können sich auf die Prioritäten konzentrieren. Haben Sie einen Punkt erledigt, haken Sie ihn ab oder streichen ihn durch. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl und macht den Kopf frei.
4. Achten Sie darauf, den Terminkalender nicht zu überladen. Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Zeit und nehmen Sie die übrigen 40 Prozent als Puffer. Es kommen immer wieder unerwartete und überraschende Ereignisse vor, auf die Sie spontan reagieren müssen. Vergessen Sie nicht, der Zeitplan dient Ihnen zur Orientierung.
5. Schätzen Sie die Zeiten der einzelnen Termine realistisch ein. Planen Sie lieber zu viel Zeit ein. Zu wenig Zeit kann besonders bei Kundenterminen sehr unangenehm werden.
6. Teilen Sie Ihre Aufgaben in verschiedene Gruppen ein. Setzen Sie klare Prioritäten. Was ist am wichtigsten und was ist weniger relevant? Indem Sie Ihre Aufgaben ordnen, vermeiden Sie es, Zeit für unnötige Dinge zu verschwenden.
7. Berücksichtigen Sie bei der Tagesplanung Ihre Leistungskurve. Erledigen Sie schwierige und wichtige Aufgaben am besten vormittags. Denn bei den meisten Menschen folgt nach dem Mittagessen das Nachmittagstief. Arbeiten Sie daher nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus.
8. Planen Sie zwischen den einzelnen Aktivitäten Pausen ein. Diese benötigen Sie zur Regeneration. Nach einer Pause können Sie sich wieder schneller auf neue Aufgaben konzentrieren. Den besten Erholungswert erzielen Sie, wenn Sie jede Stunde zehn Minuten pausieren.
9. Delegieren Sie Aufgaben. Überlegen Sie, ob die Tätigkeit von Ihnen als Führungskraft ausgeführt werden muss oder ob ein Mitarbeiter sie übernehmen kann. Versuchen Sie keine einzelnen Aufgaben zu verteilen, sondern komplette Projekte. Meist können Sie mehr Verantwortung abgeben, als Sie anfangs glauben.
10. Gehen Sie abends Ihren Tag gedanklich noch einmal durch. Was hat geklappt, was hat weniger gut funktioniert? Haben Sie die Zeiten der Termine realistisch eingeschätzt? Haben Sie alle Termine und Ideen in Ihren Timer eingetragen? Lernen Sie aus Fehlplanungen. Wenn etwas schief gegangen ist, suchen Sie nach dem Grund und versuchen beim nächsten Mal, Ihre Planung auf eine andere Weise zu gestalten.
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