Betriebsprüfung Wenn der Finanzbeamte kommt, geraten viele Unternehmer in Panik. Nicht so die Teilnehmer des handwerk-magazin-Seminars über die Tricks des Fiskus. Die wichtigsten Tipps.
Dem Prüfer Kontra geben
Anita Burkhardt aus dem württembergischen Neuweiler fühlte sich bei der letzten Betriebsprüfung zuweilen machtlos. „Der Beamte verlangte schon vor dem Termin alle relevanten Buchführungsdaten auf CD“, schildert sie den Anfang. „Als er zu uns kam, hatte er die Daten bereits nach auffälligen Stellen durchsucht und mögliche Fehler in der Buchhaltung angesprochen.“ Mit diesem Analysevorsprung im Gepäck und dem profunden Misstrauen, das ein Betriebsprüfer immer mitbringt, schaute er sich vor Ort ganz genau die Belege an.
In alltäglichen betrieblichen Abläufen lässt sich die couragierte Frau sonst nicht einschüchtern, arbeitet erfolgreich in der Firma ihres Ehemanns Heinz Burkhardt GmbH & Co. KG mit. Selbst der massive Protest gegen das umstrittene Bahnhofsprojekt „Stuttgart 21“, um dessen Grundwassermanagement sich die Firma kümmerte, konnte sie nicht aus der Fassung bringen. 25 Mitarbeiter dieses Betriebs, der Burkhardt Ingenieurgesellschaft für regenerative Energie- und Umwelttechnik mbH, sowie eines Bohrunternehmens erwirtschaften rund vier Millionen Euro Umsatz im Jahr. Kurz vor dem Baustopp in Stuttgart konnten sie ihren Auftrag abschließen.
Handwerker wappnen sich
Auch in der nächsten Betriebsprüfung möchte Anita Burkhardt mehr Erfolg haben. Sie besuchte das Seminar „Die Tricks der Betriebsprüfer“ von handwerk magazin, um sich optimal vorzubereiten. Der Referent Thomas Küffner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht in Landshut und München, gab den Teilnehmern Praxistipps aus erster Hand. In München, Stuttgart und Köln konnten die Leser von handwerk magazin detaillierte Fragen aus ihrem Betrieb und zum Ablauf der Prüfung stellen, im Gespräch mit anderen Unternehmern die Furcht vor dem Fiskus dämpfen. handwerk magazin war vor Ort dabei, berichtet von den Erfahrungen der Teilnehmer, den wichtigsten Tricks des Fiskus und den wirksamen Gegenmitteln.
Warnzeichen ernst nehmen
Die richtige Vorbereitung beginnt genau genommen schon vor dem Eingang der Prüfungsanordnung, mit der die Finanzämter den unliebsamen Besuch eines der über 13000 Betriebsprüfer ankündigen. „Denn schon recht früh gibt es Warnzeichen, dass bald eine Prüfung bevorsteht“, warnt Thomas Küffner. „Steht ein Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, fährt der Betrieb jahrelang hohe Verluste ein, investiert sehr viel, oder ist das Unternehmen im Wege der Nachfolge gerade übertragen worden, sind das typische Auslöser für eine baldige Betriebsprüfung“, so der Experte.
Auch Denunziation kann das Finanzamt auf den Plan rufen. „Problembereich Familie, Ehefrau, Mitarbeiter“, nennt das der Referent im Seminar: „Es ist ein gefundenes Fressen für den Fiskus, wenn etwa die Ex-Frau oder Schwiegermutter gezielte Hinweise auf Unregelmäßigkeiten im Betrieb weitergibt.“ Anzeigen ohne konkrete Details und ohne Absender jedoch verfolgen die Finanzbehörden schon aus Kapazitätsgründen nicht. Der Anzeigeerstatter bekommt darauf auch keine Antwort zugeschickt.
Doch gleich ob Auffälligkeiten oder Anzeige, mindestens zwei Wochen vorher kündigt sich der Prüfer an. Passt der Termin partout nicht, kann der Unternehmer um einen neuen bitten. Dass der Finanzbeamte, wie bei Anita Burkhardt, beim Besuch bereits die vorab geprüften Buchführungsdaten im Gepäck hat, ist seit über drei Jahren gängige Praxis.
Mit seinem Laptop, der Software „Idea“ und amtsinternen EDV-Tools durchforstet der Prüfer die Finanzbuchführung. Dabei braucht der Beamte
keinen größeren Widerstand zu befürchten. Denn per Gesetz sind die Firmen dazu verpflichtet, ihre elektronisch gespeicherten Daten zehn Jahre lang aufzubewahren und auszuhändigen. „Bei der regulären Steuerveranlagung“, so Küffner, „müssen die Betriebe diese Daten jedoch nicht zur Verfügung stellen.“
Auf den Datenzugriff in der Prüfung kann sich der Betrieb optimal vorbereiten. Das Programm Idea ist online über audicon.net frei zugänglich. Der Steuerberater kann damit die Betriebsprüfung im Schnelldurchlauf simulieren, bevor der Beamte kommt und mögliche Schwachpunkte in der Buchführung aufdecken.
Heimlicher Betrugstest
Besonders gefährlich beim digitalen Check ist der „Chi-Quadrat-Test“: Hiermit prüft Idea, ob bestimmte Ziffern in der Buchhaltung häufiger als sonst durchschnittlich üblich vorkommen, und meldet die verdächtigen Stellen. „Bewiesen ist mit solch einem Fund noch nichts“, beruhigt Küffner, „doch der Ansatz für eine tiefer gehende Prüfung ist damit gegeben“. Unternehmer, deren Steuerberater das im Probelauf aufgefallen ist, können vorab selbst herausfinden, was in ihrer Buchhaltung falsch gelaufen ist, und brauchen sich nicht vom Prüfer überraschen zu lassen.
Als kritisch stuft es der Prüfer auch ein, wenn er auf Begriffe wie „Berichtigung“, „Umkehr“, „Gutschrift“, „Fehler“ oder „Storno“ stößt. Denn diese könnten unversteuerte Einnahmen tarnen. Im harmlosen Fall, wie bei Anita Burkhardt, sind sie lediglich Indiz für einen scheinbaren Buchungsfehler: „Wir mussten ein paar Rechnungen stornieren und stellten diese mit derselben Rechnungsnummer neu aus. Prompt schürte der Prüfer den Verdacht, wir hätten sie doppelt geschrieben“, so Burkhardt. „Doch jetzt dokumentieren wir solche Vorgänge akribisch mit einer Handwerks-Software, die diese Rechnungen gesondert auflistet, den Änderungsgrund nennt und den Prüfer überzeugt.“
Auch Seminarteilnehmer Jochen Volk hat sich mit dem Thema Rechnungen beschäftigt, weil er weiß, wie wichtig es in der Betriebsprüfung ist. Der Parkettlegermeister aus Göppingen mit 20 Mitarbeitern will wissen, ob der Betriebsprüfer auch Auftrags- und Rechnungssumme miteinander vergleicht. Küffner bejaht: „Der Prüfer sieht damit, ob Auftrag und Rechnung ins Gesamtbild passen. Eine geringere Rechnungssumme ohne plausiblen Grund macht verdächtig.“ „Im Angebot, in der Auftragsbestätigung und in der Rechnung muss stets dieselbe Summe stehen, oder die Abweichungen müssen für den Prüfer nachvollziehbar sein,“ unterstützt ihn Anita Burkhardt.
Auch die sogenannte Nettorechnung spielt eine große Rolle in der Betriebsprüfung. Zunächst für Betriebe am Bau eingeführt, müssen im Handwerk seit Anfang des Jahres auch Gebäudereiniger, deren Auftraggeber zu mindestens zehn Prozent ebenfalls in dieser Branche tätig sind, Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Diese muss dann der Kunde berechnen und ans Finanzamt überweisen.
Mit dieser Regelung will der Staat den Umsatzsteuerbetrug per Scheinrechnung eindämmen. Der Betriebsprüfer achtet in den betroffenen Branchen akribisch darauf, dass tatsächlich nur Nettorechnungen ausgestellt wurden. Fehler ahndet er damit, dass die Rechnung nicht anerkannt wird. Wenn eine berichtigte Rechnung nicht möglich ist, läuft der Auftragnehmer Gefahr, die Umsatzsteuer doch selbst bezahlen zu müssen. „Wir achten deshalb bei unseren Subunternehmern genau darauf, dass sie eine Nettorechnung ausstellen, wenn sie dazu verpflichtet sind“, berichtet Anita Burkhardt. Die Unternehmer sollten das Thema Nettorechnung nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn es könnten hier durch kleine Fehler sehr hohe Steuernachzahlungen entstehen (siehe auch Kasten „Die häufigsten Fehler“ auf Seite 53).
Problem Pensionszusage
Dieses Risiko besteht auch bei der Pensionszusage, die sich der Betriebsprüfer anschaut. Es droht GmbHs, die mit ihrem Geschäftsführer eine Pension vereinbart haben. Die meisten Betriebe haben hier viel zu geringe Rückstellungen in ihrer Bilanz eingestellt. Wird die Pensionszusage eines Tages fällig, kann der Betrieb allein deshalb in die Insolvenz geraten. Thomas Küffner rät den Seminarteilnehmern, dies individuell mit ihrem Steuerberater zu besprechen.
Insgesamt sehen die Teilnehmer des Seminars ihrer nächsten Betriebsprüfung jetzt gelassener entgegen. „Die Beamten wissen besser über Ihr Unternehmen Bescheid als Sie es sich vorstellen können“, so Andrea Burkhardt. Sie rät deshalb allen Lesern von handwerk magazin, künftig solche Seminarangebote wahrzunehmen.
harald.klein@handwerk-magazin.de
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