Für die Wirtschaftsjahre ab 2013 ist die elektronische Bilanz Pflicht. Handwerksunternehmer Volker Klenk hat bereits die richtigen Weichen für den elektronischen Datenverkehr gestellt, denn er weiß: Es ist höchste Zeit, die Buchführung entsprechend umzustellen.
Countdown für die E-Bilanz
Mit Bürokratie will sich Handwerksunternehmer Volker Klenk möglichst wenig beschäftigen. Deshalb hat der Inhaber des Zimmereibetriebes Klenk Holzbau GmbH & Co KG in Stuttgart die Buchhaltung bereits vor Jahren an seinen Steuerberater ausgegliedert.
Das Outsourcing kommt dem Firmenchef jetzt gut zupass. Denn ab dem nächsten Geschäftsjahr muss Klenk seine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlust-Rechnung elektronisch an das Finanzamt übermitteln - und zwar nach festen Vorgaben des Finanzamts. Deshalb werden verschiedene Anpassungen in der Buchhaltung fällig. „Ich verlasse mich da aber ganz auf meinen Steuerberater“, so der Firmenchef. Bernhard Leibfried, Partner der Kanzlei KKLB in Fellbach, war auch schon aktiv: „Bereits zum Jahresanfang 2012 haben wir auf ein neues Kontensystem umgestellt, das mit der neuen E-Bilanz konform geht.“
Höchste Zeit zum Handeln
So gut wie Klenk, der mit Unterstützung des Steuerexperten bereits die richtigen Weichen für den elektronischen Datentransfer gestellt hat, sind nur wenige Handwerksbetriebe aufgestellt. „Viele Firmenchefs haben das Thema bisher verdrängt,“ sagt Ansas Wittkowski, Partner der Kanzlei Lemaitre Taxperience in München und Autor des Buches „Die E-Bilanz“, das Leser von handwerk magazin gewinnen können (Seite 53). Für sie wird es höchste Zeit, zu handeln.
Zwar dürfen Betriebe den Jahresabschluss 2012 noch in Papierform ans Finanzamt übermitteln. Der elektronische Versand ist bisher freiwillig. Ab dem Geschäftsjahr 2013 aber wird er verpflichtend eingeführt. Deshalb stehen Firmenchefs in der Pflicht, jetzt zu reagieren: „Die Unternehmer müssen bereits im laufenden Geschäftsjahr ihr Kontensystem ändern. Andernfalls werden später extrem aufwendige Umbuchungen fällig“, warnt Experte Wittkowski. Oder sogar Strafzahlungen: Das Finanzamt kann bis zu 25000 Euro kassieren, wenn die Bilanz für 2013 nicht elektronisch übermittelt wird. Clevere Firmenchefs stellen sich deshalb schnell auf die Neuerungen ein.
Mehrere Buchungsoptionen
Firmen, die ihre Buchhaltung selbst erstellen, haben mehrere Optionen. Zum einen können sie mit dem bisherigen Buchungsschema weiterarbeiten und ihrem Steuerberater alle Belege übergeben. Der Experte wird dann die notwendigen Änderungen vornehmen und die Buchhaltung nachjustieren. Im Klartext heißt das, der Unternehmer gliedert Teile seiner Buchhaltung an den Steuerexperten aus. Das ist mit höheren Kosten für die Leistungen des Steuerbüros verbunden.
Viele Handwerksunternehmer werden sich deshalb wohl eher für die Inhouse-Lösung entscheiden und selbst auf das neue Kontenschema umstellen. Dazu gilt es im ersten Schritt, die Buchhaltungssoftware auf den neuesten Stand zu bringen. Die Datev und andere führende Anbieter bieten ab Ende 2012 entsprechende Updates. Die Software gibt dann die neuen Konten vor.
Ein einfaches Update wird allerdings nicht in jedem Betrieb ausreichen. Denn die elektronische Bilanz ist im XBRL-Format zu übermitteln. Ein solches Dokument muss die Software erstellen können.
Bei Handwerksunternehmer Bernd Sockel war genau das nicht der Fall. Er führt im sächsischen Löbau einen Betrieb für Sicherungs-, Tür-, Tor- und Fenstertechnik mit zehn Mitarbeitern: „Ab dem nächsten Jahr arbeiten wir mit einer neuen Software, auch in Vorbereitung auf die E-Bilanz“, so Sockel. Dabei läuft das bisherige Buchhaltungsprogramm eigentlich reibungslos. „Es basiert aber noch auf DOS. Deshalb bekommen wir auch mit der Hardware zunehmend ein Problem“, so Sockel. Die Einführung der E-Bilanz nimmt der Firmenchef zum Anlass, jetzt zu investieren.
Finanzämter noch nachsichtig
Mit einem aktuellen Programm können Firmen die Buchhaltung quasi automatisch auf das neue Kontenschema umstellen. „Die Herausforderung wird darin bestehen, richtig einzubuchen“, sagt Wittkowski. So sind zum Beispiel beim Ein- und Verkauf zwei Konten für Vorgänge zu führen, die jeweils mit 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer belastet sind. Bisher ging alles auf ein Konto. Auch sind Aufwendungen und Erträge im Zusammenhang mit Grundstücken getrennt von Gebäuden zu buchen. Steuerberater Leibfried hat für den Zimmereibetrieb Klenk in Stuttgart bereits ein zweites Immobilienkonto eingeführt.
Solche Details bedeuten Mehraufwand und Fallstricke für die Buchhaltung. Das Finanzamt zeigt aber erst einmal Nachsicht: Fehler dürfen passieren und bleiben zumindest in den ersten Jahren noch straffrei. Und falls der Unternehmer einen Vorgang nicht eindeutig einem Konto zuordnen kann, hat er die Option, eine „Auffangposition“ zu nutzen - zum Beispiel das Konto „Sonstiges“. Damit kann er sich die Arbeit erleichtern.
Den Trick sollte der Betrieb nicht überbeanspruchen. Denn das könnte eine Betriebsprüfung auslösen. „Ziel der E-Bilanz ist es, Transparenz zu schaffen. Die Finanzbeamten könnten deshalb annehmen, der Unternehmer will etwas verschleiern“, warnt Wittkowski.
Clevere Unternehmer investieren deshalb mit Einführung der E-Bilanz ein wenig mehr Zeit in die Buchhaltung. Falls sich Fragen ergeben, finden sie zum Beispiel auf der Internetseite esteuer.de Hinweise und die Kontaktdaten von kompetenten Ansprechpartnern in der Verwaltung.
Auch kann ihnen jeder Steuerberater mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Im Widerspruch zu den strengen Regeln der E-Bilanz stehen die geplanten Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften. GmbHs, die mindestens zwei von drei Schwellenwerten beim Jahresabschluss nicht überschreiten, brauchen nach dem Microbilanzgesetz ab 2013 nur noch eine vereinfachte Bilanz aufzustellen. „Die Erleichterung betrifft rund 500000 Unternehmen“, verkündet Bundesjustizministerin Sabine Leutheusser-Schnarrenberger. Kostenersparnis 35 Millionen Euro, pro Betrieb 70 Euro im Jahr. „Das Finanzamt jedoch wird sich mit dieser Bilanz nicht zufriedengeben“, prophezeit Wolf-Dieter Hoffmann, Wirtschaftsprüfer in Freiburg und Professor an der dortigen Universität. Der Fiskus wird auf den Regeln der E-Bilanz bestehen. Auch die übliche Software für Bilanzen werde für „Micros“ weiterhin vom üblichen, umfangreichen Schema ausgehen, so der Experte.
Hohe Strafen beim Bundesanzeiger
Eine kleine Erleichterung bringt das neue Gesetz lediglich beim E-Bundesanzeiger (siehe Kasten links). Hier brauchen kleine GmbHs ihre Bilanz künftig nur noch in abgespeckter Version zu hinterlegen. Dort jedoch drohen auch kleinen Handwerksbetrieben weiterhin drakonische Strafen, wenn sie ihren Jahresabschluss nicht pünktlich eingestellt haben. Das Problem liegt darin, „dass der Aufwand für kleine Betriebe sehr hoch ist und viele auch gar nicht informiert sind, welche Pflichten sie bei der Veröffentlichung haben“, so Matthias Lefarth vom Zentralverband des Deutschen Handwerks in Berlin. Er fordert, die hohen Strafen deutlich abzusenken.
Volker Klenk hat dieses Problem nicht. Er verlässt sich auch hier auf seinen Steuerberater Bernhard Leibfried und lässt die Kanzlei auch seinen Jahresabschluss im E-Bundesanzeiger einstellen. Zwar belasten ihn die Kosten für zwei Bilanzen seiner GmbH und der KG. „Aber Herr Leibfried bekommt gutes Honorar für gute Arbeit“, so Klenk, „so wie das beim Handwerker auch sein sollte“.