Geschenke und Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Traditionell vor Weihnachten wollen Handwerker sich bei ihren Mitarbeitern oder Kunden für die gute Zusammenarbeit bedanken – vielfach verbunden mit einem Geschenk oder einer Einladung zum Essen. Die Aufwendungen hierfür können Sie von der Steuer absetzen, aber nur, wenn Sie strenge Vorschriften beachten.

Präsente für Mitarbeiter. Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Vor allem in kleineren Betrieben haben Unternehmer vielfach ein persönliches Verhältnis zu ihren langjährigen Mitarbeitern. Ein Weihnachtsgeschenk als Aufmerksamkeit kommt entsprechend gut an. Das Finanzamt lässt Präsente bis zu 40 Euro inklusive Mehrwertsteuer zu. Es darf sich allerdings nicht um einen Gutschein oder um Geld handeln. Das wäre fatal. Die Leistung würde in vollem Umfang der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung unterliegen.

Geschenke für gute Kunden. Eine Flasche Wein oder Sekt, ein Buch oder der obligatorische Kugelschreiber: Werden Geschäftspartner bedacht, liegt die Höchstgrenze bei 35 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Wichtig ist es, auf dem Beleg den Empfänger zu vermerken. Andernfalls streicht das Finanzamt schnell den Betriebsausgabenabzug. (Sie sind noch auf der Suche nach einer originellen Geschenkidee? Vielleicht ist im handwerk magazin Geschenkegenerator etwas Passendes für Sie dabei!)

Bewirtungskosten und Betriebsfeiern absetzen

Heikler ist das Thema Essenseinladung. Das Finanzamt hat nichts dagegen, wenn Unternehmer ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zum Essen einladen. Die Aufwendungen lassen sich steuerlich geltend machen. „Allerdings darf bei den Beamten nie der Eindruck entstehen, es sei privates Vergnügen der Anlass“, warnt Steuerberater Thilo Söhngen im westfälischen Wetter. Dann streicht der Fiskus rigoros den Abzug als Betriebsausgaben. Kluge Unternehmer orientieren sich deshalb bereits bei der Planung der Aktion an den Regeln des Finanzamts:

Prinzipiell dürfen Firmenchefs ihre Mitarbeiter zwei Mal im Jahr zu einer Betriebsfeier einladen – zum Beispiel also zum Sommerfest im August und zur Weihnachtsparty im Dezember. Allerdings dürfen die Aufwendungen für das Event nicht mehr als 110 Euro inklusive Mehrwertsteuer pro Mitarbeiter betragen. Sonst handelt es sich um einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Das heißt, es fallen Lohnsteuer und Sozialversicherung auf den gesamten Betrag an. Wenn Familienmitglieder mit eingeladen werden, ist das grundsätzlich kein Problem. Die Höchstgrenze pro Mitarbeiter muss aber eingehalten werden, wobei die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter dividiert werden.

Davon zu unterscheiden sind Essenseinladungen von Geschäftspartnern, die unter die Kategorie der Bewirtungsaufwendungen fallen. Sicherlich dürfen auch hier Mitarbeiter mit teilnehmen. Doch das Finanzamt prüft kritisch, den Anlass und den Ort der Einladung. So wird der Fiskus ...

... keine Einwände haben, wenn der Unternehmer mit Geschäftspartnern bei einem Abendessen im Restaurant Projekte für das kommende Jahr besprechen will. Das Finanzamt akzeptiert Bewirtungsaufwendungen, wenn es einen geschäftlichen Anlass gibt. Diesen gilt es allerdings exakt festzuhalten. „Einfach nur Projekt auf der Rechnung zu vermerken, wird nicht genügen“, erklärt Söhngen. Je mehr Details zum Anlass festgehalten werden, desto besser.

Was sind Bewirtungskosten: Zu diesen zählen die Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel. Auch Nebenkosten wie Trinkgelder oder Toilettengeld akzeptiert der Fiskus. 70 Prozent vom Gesamtbetrag sind steuerlich geltend zu machen. Die Mehrwertsteuer erhält der Unternehmer ganz zurück. Eine offizielle Obergrenze für Geschäftsessen existiert nicht. Allerdings müssen sich Speis und Trank in einem angemessenen Rahmen bewegen. Übertriebenen Luxus zahlt das Finanzamt nicht mit.

Auf der Gästeliste sollten möglichst keine Ehepartner oder Angehörige stehen, sonst geht das Finanzamt schnell von einem eher privat veranlassten Event aus. Auch zeigen sich die Fiskaldiener notorisch kritisch, wenn im Privathaus des Unternehmers gegessen wird.

Rechnung als Beleg: Der Wirt sollte einen maschinellen Rechnungsbeleg übergeben, der bereits Angaben zum Ort, Datum und den Verzehr enthält. „Der Unternehmer vermerkt zusätzlich alle Teilnehmer und den Bewirtungsanlass. Er darf sich selbst aber nicht vergessen. Denn auch er gilt als bewirtet“, so Söhngen. Der Bewirtungsbeleg wird vom Unternehmer unterschrieben. Bei einem Gesamtbetrag von über 150 Euro gelten die üblichen Vorgaben für Rechnungen mit Vorsteuerabzug. Der Gastronom muss dann also die Rechnung auf die Adresse des Handwerksunternehmens ausstellen.