Inhaber eines Handwerksbetriebs, die ihre Kunden und Geschäftspartner regelmäßig zum Essen einladen, müssen mit kritischer Kontrolle rechnen. Die Betriebsprüfer des Finanzamts werden hier zunehmend strenger und kippen den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug immer häufiger wegen nur minimaler formeller Aufzeichnungsmängel. Doch hier lässt sich effektiv gegensteuern.
Bei Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern darf der Betrieb 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben verbuchen und den Vorsteuerabzug aus dem Bewirtungsbeleg gibt es in voller Höhe. Doch damit das Finanzamt diese beiden Grundsätze gewährt, muss ein Unternehmer auf der Rückseite des Bewirtungsbelegs aufzeichnen, wer an der Bewirtung teilnahm (Name, Funktion) und aus welchen Anlass die Bewirtung stattfand.
Die Richter des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg kippten nun den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug, weil der bewirtende Unternehmer keine Angaben zum Anlass der Bewirtung gemacht hatte (Urteil v. 11.5.2011, Az. 12 K 12209/10).
Tipp: Bei der Angabe zum Anlass sollten Unternehmer darauf achten, dass die Ausführungen dazu nicht allzu „schwammig“ sind. Denn wer etwa nur „Kundengespräch“ angibt, hat schlechte Karten beim Finanzamt. Um Probleme zu vermeiden, sollte beim Anlass zur Bewirtung also auf konkrete Gesprächsinhalte hingewiesen werden. Die Begründung könnte danach folgendermaßen aussehen:
* Anlass der Bewirtung: Besprechung der Einzelheiten zum Kostenvoranschlag/Vertrag vom ….
* Anlass der Bewirtung: Vereinbarung eines neuen Auftrags (siehe Schriftverkehr vom …).
* Anlass der Bewirtung: Gespräche über Kooperationsvereinbarung; Kunde möchte Provisionen für die Beschaffung neuer Kunden.