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Betriebsprüfung: Big Data im Finanzamt

Mit einer automatisierten Analyse wollen die Beamten Durchschnittswerte aus den elektronischen Bilanzen für sämtliche Branchen ermitteln – und Abweichler gezielt ins Visier nehmen.

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Es ist ein offenes Geheimnis: Bei der Einführung der E-Bilanz ging es den Finanzbehörden nicht nur darum, Abläufe für Steuerzahler zu vereinfachen. Das Ziel ist darüber hinaus der Aufbau eines Datenschatzes, der irgendwann mit modernster Software ausgewertet werden soll – und zwar, um Steuerhinterziehern unter Deutschlands Unternehmen schneller auf die Schliche zu kommen. „Anders ließe sich der Aufwand nicht rechtfertigen, den die Behörden und die Steuerpflichtigen mit der E-Bilanz betreiben müssen“, sagt Thomas Göbel, Steuerberater bei der Kanzlei WWS in Mönchengladbach.

Wer nach Details und vor allem nach dem Timing fragt, stößt aber auf eine Mauer des Schweigens; selbst ansonsten auskunftsfreudige Beamte werden dann schmallippig. Das Thema, so viel ist klar, läuft in den Behörden unter dem Label „Geheime Kommandosache“.

Immerhin liefert der aktuelle Jahresbericht des Bayerischen Landesamts für Steuern (LfSt) einen aufschlussreichen Hinweis. Eine Arbeitsgruppe des Fiskus hat demnach inzwischen „Risikoregeln zur E-Bilanz“ definiert, aber „noch nicht ausgegeben“. Mit anderen Worten: Die Experten haben bereits festgelegt, ab welcher Größenordnung Positionen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verdächtig sind.

Die auf Seite 49 versteckte Formulierung macht deutlich, dass die Vorbereitungen zur Auswertung des Datenschatzes auf Hochtouren laufen. „Schon bald dürften Betriebsprüfungen vor allem dann anberaumt werden, wenn eine elektronische Analyse Verdachtsmomente geliefert hat“, sagt Göbel. Statt vor allem von der Unternehmensgröße und vom Zufall, hängt es also künftig vom Computer ab, ob Betriebsprüfer anrücken. Aber wie sehen die „Risikoregeln“ aus? Oder anders gefragt: Wann schlägt der Computer Alarm?

Täglich neue Daten

Klar ist: Der Datenschatz wächst täglich. Seit Anfang 2014 sind Unternehmen verpflichtet, ihre Bilanz samt GuV via Internet beim Finanzamt einzureichen (siehe Kasten oben). Allein im vergangenen Dezember wurden laut LfSt-Bericht bundesweit rund 300 000 E-Bilanzen abgeschickt. In diesen Wochen kommen nun Hunderttausende hinzu, weil die Frist zur Abgabe der 2014er-Bilanz Ende Dezember abläuft.

Zugleich schafft die Bundesregierung den gesetzlichen Rahmen für einen deutlichen Ausbau der IT-gestützten Prüfung der Bilanzen: Ende August hat sie einen Gesetzentwurf zur „Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ vorgelegt, der zu einer „Steigerung von Wirtschaftlichkeit und Effizienz“ führen soll – und zwar „durch einen verstärkten Einsatz der Informationstechnologie“. Unter anderem heißt es darin: „Die Finanzbehörden können bei der Ermittlung und Bewertung des Sachverhalts automationsgestützte Systeme zur Bewertung der Notwendigkeit weiterer Ermittlungen […] einsetzen.“ Einzelheiten zu diesen Risikoanalysen „dürfen nicht veröffentlicht werden“. Dahinter verbirgt sich ein Paradigmenwechsel: Stuft die IT Steuererklärungen oder ­Bilanzen als unverdächtig ein, kommt automatisch ein Haken dran – Sachbearbeiter beziehungsweise Betriebsprüfer werden gar nicht erst eingeschaltet.

Ergänzt werden soll das System allerdings um eine Zufallsauswahl von Steuerpflichtigen, die persönlich unter die Lupe genommen werden, obwohl sie der Software unverdächtig erscheinen. Auf diese Weise wollen die schwarz-roten Koalitionäre Ärger mit den Verfassungshütern vermeiden, die ein „Vollzugsdefizit“ konstatieren könnten, wenn Kollege Computer künftig ganz allein zuständig ist.

Bis der Fiskus flächendeckend umstellt, wird aber noch Zeit vergehen. Denn das Gesetz zur „Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ soll erst am 1. Januar 2017 in Kraft treten. Aber wie der LfSt-Bericht nahelegt, werden die Behörden schon vorher mit der IT-Analyse von E-Bilanzen beginnen – zumindest in einzelnen Regionen. In Bayern und Nordrhein-Westfalen liefen derzeit bereits „Pilotprojekte“, berichtet Anne Thätner, Steuerberaterin bei der Kanzlei Ecovis in Rostock. Zudem könnten Bilanzen, die jetzt auf elektronischem Weg eingereicht werden, auch nachträglich noch von der Software geprüft werden, sobald der Startschuss für deren Einsatz falle, sagt WWS-Berater Göbel.

Abweichler im Visier

Höchste Zeit also für Unternehmer, sich mit dem Vorhaben zu befassen. Denn die Auswertung von Bilanzen mit Big-Data-Methoden birgt Risiken. „Es besteht die Gefahr, dass Unternehmen, die wegen ihrer Geschäfts-, Kunden- oder Angebotsstruktur vom Durchschnitt abweichen, zu Unrecht in Verdacht geraten“, warnt Thätner von Ecovis. Um ihre Sorge zu verstehen, ist ein Blick auf die Vorgehensweise des Fiskus notwendig: In einem ersten Schritt sollen auf Basis der bundesweit gesammelten Bilanz- und GuV-Daten „Benchmarks“ ermittelt werden. Die zeigen dann etwa, wie hoch Rückstellungen oder Geschäftsführergehälter im Durchschnitt ausfallen – gestaffelt nach Branchen, Unternehmensgrößen und Regionen.

Diese Benchmarks erlauben es, im zweiten und entscheidenden Schritt Abweichler ins Visier zu nehmen: Die IT-Experten des Fiskus werden die Software zur Analyse von E-Bilanzen so einstellen, dass sie bei Abweichungen von der Norm Alarm schlägt. Durchschnittliche Unternehmen hätten somit nichts zu befürchten – während Besonderheiten sofort die Betriebsprüfer auf den Plan rufen. „Darüber hinaus dürfte im Rahmen der automatisierten Risikoanalyse geprüft werden, ob Bilanz- oder GuV-Positionen im Zeitvergleich stark voneinander abweichen“, sagt Göbel. Zu einem Warnhinweis der IT könnten dann zum Beispiel deutlich gestiegene Gehälter von geschäftsführenden Gesellschaftern führen – schließlich könnte es sich um „verdeckte Gewinnausschüttungen“ handeln. „Big Data“ machen es darüber hinaus deutlich einfacher, die „Angemessenheit“ solcher Saläre zu beurteilen. „Der Fiskus wird künftig über sehr viel detailliertere Daten zu durchschnittlichen Geschäftsführergehältern in bestimmten Branchen und Regionen verfügen“, sagt Göbel.

Zudem geht er davon aus, dass der Fiskus künftig mit einem „automatisierten Abgleich“ zwischen der E-Bilanz und der privaten Steuererklärung eines Gesellschafters prüft, ob er sein gesamtes Gehalt versteuert. Bei der IT-Analyse von Steuererklärungen ist die Finanzverwaltung schließlich schon einen Schritt weiter als bei den E-Bilanzen (siehe Kasten rechts oben).

Werbung bei Steuerberatern

In diesen Monaten geht es den Finanzbehörden vor allem darum, möglichst viele Daten zu sammeln. So können sie zum einen mehr Benchmarks bilden – und zum anderen wächst die Zahl der Positionen, die die Software prüfen kann. Deshalb hoffen die Beamten, dass Unternehmen freiwillig mehr Daten übermitteln als nur die Bilanz- und die GuV-Zahlen. Anfangs sei das Problem gewesen, dass oftmals „nur der Mindestumfang übermittelt wurde“, heißt es im Bericht des LfSt. Dieser sei „für eine steuerrechtliche Beurteilung“ oftmals zu wenig. In „enger Abstimmung mit den Steuerberaterkammern München und Nürnberg“ seien deshalb „Werbemaßnahmen“ eingeleitet worden – „mit dem Ziel, […] den Umfang der Datensätze zu erhöhen“.

Unternehmen sollen also beispielsweise ihren Lagebericht, den Anlagespiegel – das ist die Übersicht über die Entwicklung des Anlagevermögens – sowie eine detaillierte Aufschlüsselung der Buchungskonten liefern. Das stößt nicht überall auf Begeisterung. „Einige Mandanten stehen ganz klar auf dem Standpunkt, dass das Finanzamt nur das bekommt, worauf es Anspruch hat“, erläutert Göbel von WWS. Er rät ihnen allerdings dazu, mehr zu schicken. „Auf diese Weise dokumentiert man Kooperationsbereitschaft“, sagt er. „Und auf Nachfrage können die Beamten die Angaben sowieso bekommen.“ Wer in der Buchhaltung schlampt, kann durch die Daten-Freigiebigkeit jedoch Probleme bekommen. Beispiel Aufschlüsselung der Buchungskonten: Unternehmen müssen Umsätze je nach Mehrwertsteuersatz eigenen „Unterkonten“ zuordnen – eine komplizierte Angelegenheit, vor allem wenn ein Produkt in verschiedene Länder mit jeweils unterschiedlichen Steuersätzen exportiert wird.

Mancher trägt deshalb kurzerhand alles in die Sammelposition „Umsatz-Erlöse ohne besondere Zuordnung“ ein – was das Finanzamt nur erfährt, wenn die Kontenaufschlüsselung mitgeliefert wird. „Das kann dann zu Nachfragen führen“, warnt Göbel. Und womöglich nehmen die Beamten dies zum Anlass, besonders genau hinzuschauen – nach dem Motto: Wer es mit der Zuordnung der Umsätze nicht so genau nimmt, schlampt womöglich auch.

Angst vor Wirtschaftsspionage

Ein weiteres Risiko der Freigebigkeit in Sachen Daten: Wer weiß schon, wie sicher die Informationen beim Fiskus sind? Schließlich kann es sich durchaus um sensible Geschäftsinformationen handeln – so dürfte es manchen Wettbewerber brennend interessieren, in welchen Bereichen Unternehmen Sonderabschreibungen vornehmen oder Rückstellungen bilden. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung in der Finanzverwaltung sei es erstaunlich, „dass es nicht längst eine intensive Debatte um den Datenschutz im Steuerrecht gibt“, sagt Rudolf Mellinghoff, Präsident des Bundesfinanzhofs. Spätestens nach dem ersten Hacker-Angriff dürfte es so weit sein.

E-Bilanz: E wie einfach?

Was Unternehmen über die elektronische Bilanz wissen sollten und welche Angaben Pflicht sind.

Fristen
Seit Anfang 2014 sind alle Unternehmen, die bilanzieren (egal ob freiwillig oder nicht), zur Abgabe einer E-Bilanz verpflichtet. Bilanzen für das Jahr 2013 mussten also erstmals elektronisch eingereicht werden, und zwar spätestens bis zum 31. Dezember 2014. Bis Jahresende läuft noch die Frist für 2014er-Bilanzen.
Pflicht
Zu übermitteln sind der Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – und zwar jeweils in der steuerlichen Version. Das heißt beispielsweise, dass Aufwendungen, die steuerlich nicht absetzbar sind, wieder dem handelsrechtlichen Gewinn zugeschlagen werden müssen.
Kür
Darüber hinaus können Unternehmen weitere Informationen elektronisch übermitteln, etwa den Lagebericht, den Anlagespiegel – also die detaillierten Angaben zur Entwicklung des Anlagevermögens – sowie die Aufschlüsselung der einzelnen Buchungskonten.
Neuerung
Für das Jahr 2015 müssen auch Sonder- und ­Ergänzungsbilanzen in derselben Form wie ­klassische E-Bilanzen eingereicht werden. ­Bisher konnten sie elektronisch als „Freitext“ übermittelt werden.

Risiko-Check vom Roboter

Längst durchforsten Softwareprogramme elektronisch eingereichte Steuererklärungen auf Ungereimt­heiten und Fehler. Doch das derzeitige Prozedere ist noch nicht effektiv genug.

IT-Analyse. Bereits seit einigen Jahren ist das „Risikomanagementsystem 2.0“ im Einsatz: Steuererklärungen, die elektronisch eingereicht oder digitalisiert ­wurden, werden von einer Software geprüft und in drei Kategorien eingeteilt.

Stufenmodell. Fälle der Kategorie Eins werden automatisch durchgewunken, kein Sachbearbeiter schaut mehr drauf. Kategorie Zwei bedeutet, dass eine detailliertere IT-Prüfung vorgenommen wird, und Steuererklärungen der dritten Kategorie muss sich der zuständige Beamte persönlich vorknöpfen.

Verdachtsmomente. Wann die IT Alarm schlägt, unterliegt der Geheimhaltung, damit Steuerpflichtige sich nicht darauf einstellen können. Klar ist aber, dass beispielsweise ein hohes Einkommen, verschiedene Einkunftsarten und starke Schwankungen im Jahresvergleich zu Warnhinweisen führen.

Beamten-Kritik. Finanzbeamte bemängeln allerdings, dass das „Risikomanagementsystem 2.0“ zu oft Alarm schlägt. Das Ziel, Zeit für wirklich verdächtige Fälle freizuschaufeln, werde dadurch verfehlt. Eine Arbeitsgruppe der Finanzverwaltung unter Federführung von Nordrhein-Westfalen und Bayern arbeitet deshalb mit Hochdruck an einer besseren Software.

Reform. Wie aus der Finanzverwaltung verlautet, werden in einigen Ämtern bereits modifizierte Versionen eingesetzt. Wenn 2017 das Gesetz zur „Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ in Kraft tritt, soll dies flächendeckend der Fall sein.

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