Wer jeden Tag wahllos alles anpackt, was gerade ansteht, ist am Abend oft frustriert: Wozu der ganze Stress, wenn jetzt erst Zeit ist, sich um die wichtigen Dinge wie Angebote, zu kümmern? Wer genug hat von der „Tretmühle“, muss seine Aufgaben konsequent nach Wichtigkeit bearbeiten.
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Zeitmanagement: Den Chefalltag im Betrieb effizient organisieren(PDF, 91,85 kB)
Setzen Sie konsequent Prioritäten
A-Aufgaben
Alle termingebundenen Aktivitäten, die wichtig und entscheidend für das Erreichen Ihrer unternehmerischen und persönlichen Ziele sind, müssen Sie als Chef selbst erledigen. Klären Sie daher bei jeder Aufgabe zunächst, inwiefern diese Sie Ihrem Ziel näher bringt. Terminieren Sie dann für sich zunächst nur diese Aktivitäten – und beginnen Sie möglichst umgehend mit der Umsetzung dieser für Sie wichtigen Aufgaben.
B-Aufgaben
Wichtige und zielführende Aufgaben, die (noch) keinen festen Termin haben, sind ebenfalls Chefsache, können jedoch auch noch später erledigt werden. Klassisches Beispiel dafür ist etwa ein Angebot, das dem Kunden zu einem festen Termin versprochen wurde. Um hier nicht unnötig in Stress zu geraten, ist es sinnvoll, die B-Aufgaben ebenfalls so zeitnah wie möglich zu terminieren, idealerweise mit einem Zeitpuffer zum fixen Abgabetermin.
C-Aufgaben
Vom Aufräumen des Lagers über die Schreibtischablage bis hin zum unangemeldeten Vertreterbesuch – C-Aktivitäten sind in jedem Job der größte Zeitfresser, tragen aber in der Regel nicht zum Erreichen der Ziele bei. Was nicht in die Ablage „P“ gehört
(siehe nächster Punkt), sollten Sie konsequent an andere delegieren. Wichtig dabei: Erklären Sie genau, warum Sie diese Aufgabe delegieren und wie sie bis wann erledigt werden soll.
P-Aufgaben
Alle Aktivitäten, die weder wichtig noch dringlich sind und nicht zum Erreichen der festgesetzen Ziele beitragen, haben das Potenzial, direkt im Papierkorb zu landen. Papierstapel oder Datei-Ordner mit eventuell interessanten Inhalten, gerne mit „Später bearbeiten“ tituliert, belasten völlig unnötig das Gewissen („Ich müsste eigentlich mal...“). Deshalb gilt: Entweder aufheben und die Bearbeitung terminieren oder gleich wegwerfen.