Der 1. Januar 2012 dürfte für viele Unternehmer wieder ein Befreiungsschlag werden. Denn ab diesem Tag können Steuerunterlagen aus grauer Vorzeit endlich vernichtet werden. Das schafft Platz. Welche Unterlagen jetzt in den Reißwolf dürfen.
Ob Steuerunterlagen zum 1.1.2012 entsorgt werden dürfen, hängt zum einen davon ab, wie lange die Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen war – sechs oder zehn Jahre – und wann diese Unterlagen das letzte Mal zur Gewinnermittlung verwendet wurden. Ob und welche Unterlagen ab 1.1.2012 vernichtet werden dürfen und welche Besonderheiten zu beachten sind, verdeutlicht das folgende Beispiel aus der Praxis.
Beispiel aus der Praxis:
Die selbständige Handwerkerin Ursula Maier möchte endlich Platz schaffen. Die Steuerunterlagen für 2001 befinden sich bereits in Umzugskartons, die gleich am 2. Januar entsorgt werden sollen. Doch dürfen diese Unterlagen eigentlich entsorgt werden?
Grundsatz: Die 10jährige Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen in der Buchhaltung gemacht wurden. Für 2001 dürfte die Gewinnermittlung frühestens im Jahr 2002 erstellt worden sein. Das bedeutet konkret folgende Aufbewahrungsfristen:
Beginn der Aufbewahrungsfrist für die Steuerunterlagen 2001: 1.1.2003
Dauer der Aufbewahrung: 10 Jahre
Ende der Aufbewahrungsfrist für die Steuerunterlagen 2001: 31.12.2012
Folge: Frau Maier darf die Steuerunterlagen für 2001 also nicht bereits zum 1.1.2012 entsorgen. Entsorgt sie die Unterlagen dieses Jahres dennoch und das Finanzamt möchte genau für dieses Jahre etwas wissen, drohen Kürzungen beim Betriebsausgaben- und beim Vorsteuerabzug.
Tipp: Es gibt eine Ausnahme, bei der Unterlagen noch länger als zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dann nämlich, wenn für dieses Jahr eine Betriebsprüfung angeordnet ist oder die Steuerfahndung die Unterlagen für diese Jahr unter die Lupe nimmt.