Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen

Bankgeschäfte werden im Handwerk verstärkt über das praktische Onlinebanking-Verfahren abgewickelt. Dies bedeutet auch: Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form an die Handwerker übermittelt. Dabei sind besondere Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten im Hinblick auf die elektronischen Kontoauszüge zu beachten.

Wer mit seiner Bank das Onlinebanking-Verfahren durchführt, wird häufig die Kontoauszugsdaten nur noch in elektronischer Form übermittelt bekommen. Dabei handelt es sich entweder um Bilddateiformate (also Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format). Teilweise werden die Daten jedoch auch maschinell auswertbar (z. B. als csv-Datei) übermittelt.

Datei ist aufbewahrungspflichtig

Für alle Übermittlungen gilt: Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Dies hat aktuell das bayerische Landesamt für Steuern in einer Verfügung vom 19. Mai 2014 (Az.: S 0317.1.1-3/3 St42) klargestellt.

Daher gilt: Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung der digitalen Datei verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.