Publizitätspflicht | Wer für seine GmbH oder GmbH +amp; Co. KG noch nicht die Bilanz 2006 veröffentlicht hat, muss sich sputen. Eine Buchung vorab versperrt Konkurrenten den Blick auf den Gewinn.
Trick gegen Neider
Über 530000 Firmen haben bereits ihre Bilanz 2006 online eingetragen. Ein Blick in die Statistik zeigt, dass damit die meisten der GmbHs, AGs sowie der GmbH & Co. KGs unter den fast drei Millionen Unternehmen in Deutschland ihrer gesetzlichen Publizitätspflicht nachgekommen sind. Allein von den 954000 Betrieben im Handwerk sind geschätzt 230000 GmbHs betroffen, auch zehntausende GmbH & Co. KGs. Die Einzelunternehmen und anderen Personenfirmen müssen nicht veröffentlichen.
Verweigerer müssen zahlen
Wer seine Bilanz einreichen muss, aber immer noch wartet, riskiert zunächst eine Gebühr, dann bei weiterem Zögern ein saftiges Ordnungsgeld (siehe Praxistipps). Dabei müssen die meisten Handwerksbetriebe gar nicht so viel angeben. Denn sie gelten handelsrechtlich als klein, wenn sie nicht mindestens zwei der folgenden Schwellenwerte übersteigen: 4,105 Millionen Euro Bilanzsumme, 8,03 Millionen Euro Umsatz, 50 Mitarbeiter. Sie müssen nur ihre Bilanz in Kurzform einstellen. Ihre Gewinn- und Verlustrechnung können sie für sich behalten, und einen Lagebericht zur Bilanz müssen sie erst gar nicht erstellen. Jochen Voß, Steuerberater in Düsseldorf, hat dennoch Verständnis für die Scheu der Firmen vor dem Internetmarktplatz: „In Deutschland lassen sich die meisten Unternehmen nicht gern in die Karten schauen.“ Doch inzwischen gilt das Umgehen der Offenlegungspflicht nicht länger als Kavaliersdelikt. Verstöße gegen die Pflicht werden vom neuen Bundesamt für Justiz in Bonn geahndet, das dem Bundesjustizministerium unterstellt ist. Es wird in jedem Fall tätig, die entsprechenden Fehllisten erstellt der Kölner Verlag des Bundesanzeigers.
Höchste Zeit also für die Betroffenen, die Offenlegungspflicht ernst zu nehmen und den Jahresabschluss an das elektronische Bundesregister weiterzuleiten. Vorgelegt werden kann der Abschluss in digitaler Form über dessen Internetportal (siehe unten) oder über den Steuerberater und das Rechenzentrum der Datev. Wer höhere Kosten nicht scheut, kann für eine Übergangszeit von drei Jahren auch Papierbilanzen vorlegen.
Beim Dateiformat ist der Bundesanzeiger flexibel (siehe unten). Mit dem niedrigsten Veröffentlichungsentgelt belegt sind Abschlüsse im XML- oder XBRL-Format, einem internationalen Standard für elektronisches Reporting. Er vereinfacht den Datentransfer sowie die Weiterverarbeitung und wird auch von der Datev, dem Rechnungswesenspezialisten und IT-Dienstleister für freie Berufe und mittelständische Unternehmen, empfohlen.
Auch Steuerberater bieten die Einreichung beim Bundesregister als Dienstleistung an. Jochen Voß rät seinen betroffenen Mandanten, dieses gleich im Anschluss an die Papierbilanz in der Kanzlei erledigen zu lassen. „Zu diesem Zeitpunkt haben wir ohnehin alle Informationen auf dem Tisch. Da ist es sinnvoll, sofort anschließend die Offenlegungsbilanz zu erstellen und einzureichen.“
Sichere Datev-Lösung
Schon im zweiten Quartal 2007 konnte Voß dem Bundesanzeiger rund 20 Abschlüsse liefern. Zunächst nutzte er dafür die Upload-Funktion auf der Plattform des Anzeigers. „Einen Abschluss hochzuladen und alle zugehörigen Angaben zu erfassen dauert etwa 15 Minuten“, berichtet Voß. Auf den ersten Blick erschien dieser digitale Postweg also nicht nur sicher, sondern auch effizient. Allerdings zeigten sich nach einer Weile unvermutete Probleme: Voß wurde aufgefordert, bestimmte Formatierungen in den Dateien zu ändern und die Dokumente erneut einzureichen. Als der Steuerberater dem nachkommen wollte, stellte er fest, dass sich mittlerweile die Informationsabfrage verändert hatte. „Es wurden Angaben verlangt, zu denen kleinere Unternehmen gar nicht verpflichtet sind, denn diese müssen unter anderem keine Angaben zu den Umsätzen machen“, schimpft der Experte.
Also suchte Voß einen Weg, die Abschlüsse unabhängig von Formatierung und Zusatzangaben einzureichen. Er entschied sich für die Datev-Lösung: Mittels einer neuen Funktion im Rechnungswesen-Programm des Nürnberger IT-Dienstleisters bereitet der Steuerberater nun die Abschlüsse zur Veröffent-
lichung auf und versendet sie über das Datev-Rechenzentrum zum Bundesanzeiger. Auch beim Datenversand ist für höchste Sicherheit gesorgt: Der Dateneingang bei der Datev ist mit einer Authentifizierungsprüfung verknüpft und die Übertragung mittels Verschlüsselung gesichert. „Dieser Weg ist einfach und sicher“, berichtet Voß zufrieden. „Außerdem liefern wir damit das laut Entgelttabelle günstigste Datenformat.“
Damit wäre die IT- Seite der Publizitätspflicht geklärt. Viele betroffene Handwerker treibt jedoch die Sorge um, dass etwa ihre Auftraggeber, Lieferanten, Konkurrenten, Mitarbeiter und Familie mit ein paar Klicks im Internet genüsslich den Gewinn ablesen. „Der steht in der Regel in der Bilanz“, erklärt Andreas Müller, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer und Rechtsbeistand in München. Er hat jedoch einen Ausweg entdeckt, mit dem der Gewinn in der Bilanz nicht gesondert ausgewiesen wird: Bevor die Bilanz fertiggestellt wird, bucht der Steuerberater den Gewinn auf das jeweilige Sonderkonto der Gesellschafter. Damit ist aus dem Gewinn eine Verbindlichkeit des Unternehmens geworden. „In der Bilanz erscheint also etwa nicht mehr ein Jahresüberschuss von 100000 Euro, sondern Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern von 100000 Euro“, nennt Müller ein Beispiel. „Und da zu Verbindlichkeiten auch Darlehen der Gesellschafter und andere Posten gehören können, wird hiermit nicht automatisch der Gewinn offengelegt.“ Mit dieser durch das Handelsgesetzbuch (HGB) abgedeckten Aktion wird die Veröffentlichung der Bilanz im entscheidensten Punkt diskreter.
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