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Die strategische, effiziente und nachhaltige Verwaltung des Fuhrparks stellt für viele Handwerksbetriebe eine Herausforderung dar. Wesentliche Zielsetzungen sind dabei, die betriebliche Mobilität sicherzustellen, Kosten im Griff zu behalten und bestehende Prozesse zu optimieren. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige über das Aufgabenspektrum der modernen Fuhrparkverwaltung und darüber, wie Sie Ihre Firmenwagen mit Hilfe digitaler Lösungen einfach und effizient koordinieren können.
Ob Führerscheinkontrolle, Koordination von Wartungs- und Inspektionsterminen oder verschiedenste Verwaltungstätigkeiten – die anfallenden Aufgaben rund um den Fuhrpark sind vielfältig. Im Handwerk kümmert sich oft der Chef selbst darum oder ein Mitarbeiter in Personalunion. Doch welche Maßnahmen gehören eigentlich zu den Pflichten eines Flottenverantwortlichen und ab wann ist die Einstellung eines eigenständigen Fuhrparkmanagers sinnvoll?
Fahrzeugflotten verwalten – darauf kommt es an
In der Fuhrparkverwaltung muss nicht nur sichergestellt sein, dass Autos jederzeit funktionstüchtig und einsatzbereit sind. Wer für die Betreuung der Flotte zuständig ist, trägt auch Verantwortung für viele angrenzende Bereiche.
Dies sind die Schwerpunkte in der Fuhrparkverwaltung:
- Beschaffung und Disposition: Der Fuhrparkmanager ist für die Beschaffung von Fahrzeugen verantwortlich, trifft die Entscheidung über Finanzierungsmodelle und plant den Einsatz der Firmenwagen. Seine Einkaufsstrategie muss sich dabei stets an die Geschäftsentwicklung anpassen. Auch die Bestellung von Reifen oder Tankkarten fällt in den Aufgabenbereich des Fuhrparkleiters. Er koordiniert zudem die Fahrzeugbewegungen zwischen den Unternehmensstandorten und stellt sicher, dass überall die erforderliche Anzahl an Pkws verfügbar ist.
- Strategische Planung: Zum Job des Flottenbeauftragten gehört es auch, eine langfristige Strategie für das Fuhrparkmanagement zu definieren. Dafür erstellt er Richtlinien wie eine Car Policy. Sie regelt, welcher Mitarbeiter einen Dienstwagen nutzen darf und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht. Zudem werden dort Ausstattung und Preis festgehalten. Der Fuhrparkmanager muss dafür Sorge tragen, dass sämtliche Fahrzeuge im Betrieb wirtschaftlich eingesetzt werden. Hier ist ein hohes Maß an Hintergrundwissen und Organisationstalent gefragt.
- Wartung und Reparatur: Dienstwagen unterliegen einer strikten Überwachung der Verkehrstauglichkeit. Der Fuhrparkmanager koordiniert deshalb Wartungs- und Reparaturarbeiten und muss im Blick behalten, dass gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen wie HU/AU und UVV fristgerecht durchgeführt werden. Auch die Bearbeitung von Kostenvoranschlägen, Budgetfreigaben und die Rechnungskontrolle zählen zum Tätigkeitsfeld des Flottenverantwortlichen.
- Schaden- und Versicherungsmanagement: Der Fuhrparkmanager kümmert sich um die Auswahl und den Abschluss des optimalen Versicherungsschutzes für alle Dienstwagen und kommt somit seiner Vorsorgepflicht nach. Sollte es zu einem Unfall kommen, hat er die Aufgabe, die Schadensabwicklung zu begleiten, entstandene Schäden möglichst wirtschaftlich zu beheben und gegebenenfalls ein Ersatzfahrzeug zu organisieren.
- Kostenkontrolle: Fuhrparkprozesse möglichst kosten- und zeiteffizient zu gestalten, ist eine der Hauptaufgaben des Fuhrparkleiters. Er überwacht deshalb die Betriebsausgaben der Flotte, analysiert Einsparpotenziale und optimiert die Verwaltung sowie Nutzung der Fahrzeuge. Dazu zählt auch die kritische Überprüfung, welche wiederkehrenden Fuhrparktätigkeiten durch Digitalisierung und Automatisierung schneller und einfacher erledigt werden können.
- Compliance und Unfallverhütungsvorschriften: In der Fuhrparkverwaltung muss sichergestellt sein, dass gesetzliche Vorschriften wie regelmäßige Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen eingehalten werden. Außerdem müssen alle vorgeschriebenen Anforderungen zur Verkehrssicherheit erfüllt sein. So sind Betriebe beispielsweise verpflichtet, jährlich der fuhrparkspezifischen Unfallverhütungsvorschrift (UVV), genannt „DGUV-Vorschrift 70“, nachzukommen und so die Sicherheit von Fahrern und Fahrzeugen zu gewährleisten.
Wann brauchen Betriebe einen Fuhrparkmanager?
Betriebe benötigen nicht zwingend einen eigenständigen Fuhrparkmanager. Mit wachsender Anzahl an Fahrzeugen wird die Flottenverwaltung allerdings zunehmend anspruchsvoller. Ab etwa 15 Fahrzeugen ist es deshalb ratsam, die Position des Fuhrparkmanagers mit einem spezifischen Flottenprofi zu besetzen. Auch die Komplexität des Fuhrparks spielt hierbei eine Rolle. Wenn ein Betrieb beispielsweise über mehrere Niederlassungen verfügt und seine Fahrzeuge über verschiedene Standorte verteilt sind, steigt der Koordinationsaufwand deutlich an. Ein Fuhrparkmanager kann hier die Prozesse zentral steuern und somit die Unternehmensleitung entscheidend entlasten.
Außerdem sollten Handwerksbetriebe die gesetzlichen Vorgaben innerhalb der Fuhrparkverwaltung nicht unterschätzen. Die Einhaltung von Halterhaftungspflichten, die korrekte Durchführung von Führerscheinkontrollen oder auch regelmäßige Unterweisungen der Fahrer im Hinblick auf die Unfallverhütungsvorschriften erfordern spezifisches Know-how. Ausgebildete Fachkräfte kennen sich mit den komplexen rechtlichen Anforderungen aus und können dank ihrer Erfahrung und Qualifizierung zu einer gesetzeskonformen Fuhrparkverwaltung beitragen.
Kleine Flotten digital verwalten
Kleinere Betriebe, bei denen die Fahrzeugbetreuung noch Chefsache ist, können ihre Flottenverwaltung auch mithilfe digitaler Lösungen einfacher, sicherer und effizienter gestalten. So bietet ATU Flottenlösungen, der Geschäftskundenbereich von Deutschlands führender Werkstatt- und Fachmarktkette, verschiedene Tools, die Hilfestellung bei der Digitalisierung des Fuhrparks leisten und dabei unterstützen, Prozesse schnell und zuverlässig abzuwickeln.
Einfach, bequem und digital: ATU easy fleet
Mit ATU easy fleet erhalten speziell kleine Unternehmen einen einfachen Einstieg in die softwarebasierte Fuhrparkverwaltung. Die digitale Lösung erleichtert nicht nur Flottenbeauftragten, sondern auch Fahrern den Arbeitsalltag.
ATU easy fleet besteht aus einem Webportal für Fuhrparkverantwortliche und einer mobilen App für Flottenfahrer. Im Dashboard lassen sich Fahrer sowie Fahrzeuge mitsamt ihren zugehörigen Stammdaten anlegen. Anschließend können alle relevanten Termine eingetragen werden, beispielsweise für den Räderwechsel oder die HU/AU. Die Plattform sorgt somit für die Zentralisierung aller Fuhrparkdaten und unterstützt Betriebe bei der Einhaltung wichtiger Wartungsintervalle und gesetzlicher Fristen.
Fahrer sind über die mobile ATU easy fleet App mit dem Dashboard verbunden und erhalten so auf ihrem Smartphone proaktive Erinnerungen an anstehende Fahrzeugtermine. In der App oder auf der ATU Website können Fahrer dann mittels Online-Terminvereinbarung bequem einen Werkstattbesuch buchen. Auch die digitale Dokumentation von Belegen sowie die sofortige Meldung von Glas- und Unfallschäden sind einfach per App möglich.
Die benutzerfreundliche Fuhrparkverwaltungssoftware steht in einer kostenlosen Testversion für bis zu fünf Fahrzeuge zur Verfügung und ist stufenweise erweiterbar.
Digitale Tools: Führerscheinkontrolle und UVV-Unterweisung
ATU Flottenlösungen bietet darüber hinaus auch eine digitale Lösung für die Führerscheinkontrolle. Sie ermöglicht Unternehmen jeglicher Größe eine einfache und effiziente Prüfung der Führerscheindokumente von Mitarbeitern zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Und so geht’s: Betriebe können sich vollkommen selbstständig online registrieren und die Lösung sofort nutzen. Mit dem neuen KI-gestützten Tool lassen sich die gesetzlich vorgeschriebenen Kontroll- und Unterweisungsintervalle individuell einplanen, anstehende Termine im Blick behalten und die Durchführung der Maßnahmen rechtssicher dokumentieren. Somit können Unternehmen ihrer Pflicht zur Überprüfung und Aufrechterhaltung der Verkehrssicherheit und Gesetzeskonformität schnell und einfach nachkommen.
Der Zugriff auf das benutzerfreundliche Dashboard erfolgt bequem per Web und unterstützt alle gängigen Browsertypen. Es sind keine App-Installationen oder spezifischen Einstellungen auf dem Endgerät notwendig. Fahrer benötigen zudem keinen personalisierten Zugang zu der Anwendung, sondern erhalten zum Abgleich der Führerscheindokumente lediglich einen Link per Mail oder SMS. Sie müssen sich also weder mit einem Benutzernamen im System anmelden, noch ihre E-Mail-Adresse oder sonstige Daten hinterlegen.
Der Clou: Handwerksflotten können mit der Lösung auch ihre UVV-Unterweisung digitalisieren, denn diese Funktion lässt sich optional hinzubuchen.
Jetzt Fuhrpark digitalisieren
Mit seinen Angeboten sorgt ATU Flottenlösungen für eine digitale und automatisierte Verwaltung und hilft, Abwicklungsprozesse effizienter zu gestalten. Die Lösungen ermöglichen ein durchgängig transparentes Mobilitätsmanagement und stellen somit zentrale Tools dar, um Workflows im Fuhrpark zu optimieren, Kosten einzusparen und den administrativen Aufwand von Mitarbeitern zu senken. Manuelle Datendokumentationen, die zudem eine hohe Fehleranfälligkeit aufweisen, lassen sich dadurch gezielt vermeiden.
Sie möchten mehr über das ATU Portfolio für Geschäftskunden erfahren? Wir beraten Sie gerne.
Web: www.atu-flottenloesungen.de
Hotline: +49 (0)961/6318 6666
E-Mail: flottenloesungen@de.atu.eu
