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Organisation So haben Handwerker die Termine im Griff

Sie kommen gerade bei wichtigen Aufgaben oft in Terminstress, obwohl Sie jeden Tag vollen Einsatz bringen? Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter organisieren und die richtigen Prioritäten setzen.

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Den Arbeitstag perfekt im Griff

Auf der Hitliste der Planungsverhinderer gibt es nach Erfahrung von Stefan Holzer einen unangefochtenen Spitzenreiter: „Der größte Widerstand heißt Alltag“, erklärt der Inhaber von Holzer Feinmechanik in Neusäß. Ein Defekt an der Maschine, der kurzfristige Ausfall eines Mitarbeiters oder die Eilanfrage eines wichtigen Kunden – irgendetwas Unvorhergesehenes passiert fast immer. Doch gerade weil das so ist, setzt der Chef von 25 Mitarbeitern schon seit der Betriebsübernahme vor 20 Jahren auf eine sorgfältige strategische Planung.

Wichtigster Ankerpunkt dabei ist für ihn die Frage: Wo will ich mit 65 Jahren stehen? Ausgehend davon hat der 49-Jährige die jeweiligen Etappenziele in Vier- bis Fünfjahres-Schritten bis heute heruntergebrochen.  „Mein Ziel ist es, mit 65 nicht mehr zu arbeiten und einen Nachfolger zu haben, ab 62 will ich mich verstärkt der Familie und meinen Hobbys widmen.“ Das klingt auf den ersten Blick nach Zukunftsmusik, wirkt sich aber bereits heute im Alltag aus: So gönnt sich Holzer auch mal mittags eine eine kleine Auszeit für den Sport, schließlich hat er die Qualität im Team inzwischen so verbessert, dass der Chef auch mal entbehrlich ist. So greift ein Rädchen ins andere: „Wenn ich mein langfristiges Ziel kenne, ergeben sich daraus automatisch die kurzfristigen Etappenziele“, erklärt Holzer das System.

Zeit für neue Ideen nehmen

Gelernt hat er das systematische Planen und die Umsetzung im Alltag bei Helfrecht in Bad Alexandersbad. Dort hat er als Jungunternehmer vor fast 20 Jahren seine ersten Planungstage besucht und dabei gleich die wichtige Erkenntnis gewonnen, dass er sich als Chef entlasten muss, um das zu 80 Prozent in der Lohnfertigung tätige Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. „Im Alltag“, so Holzers Erfahrung, „gibt es keinen Spielraum für kreative Ideen, dazu muss ich mich als Chef aus dem Alltagsgeschäft ausklinken.“ Nach fünf Tagen Ruhe und Abgeschiedenheit in Verbindung mit einer angeleiteten strategischen Zielplanung steht dann Holzers „Schlachtplan“ für die nächste Planungsphase.

Den Alltag nicht überlasten

Neben der Strategie lernen Unternehmer bei Anbietern wie Helfrecht, Schmidt Colleg, Tempus & Co. auch, wie sie ihren Alltag effektiver organisieren. Eine der wichtigsten Grundregeln dabei: nie den Tag komplett vollpacken, sondern immer genügend Luft für unvorhersehbare Aufgaben einplanen. Fast genauso entscheidend ist es, klare Prioritäten zu setzen (siehe oben) und als Chef Aufgaben zu delegieren. Denn die Chefarbeitszeit ist besonders teuer und wertvoll, was andere besser und vor allem preiswerter können, sollten sie schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen auch übernehmen (siehe Rat nächste Seite).

Stefan Holzer kommt mit diesen Basistipps gut klar: „Allerdings sollte jeder die Vorgaben an seinen persönlichen Rhythmus anpassen.“ So plant er als Frühaufsteher die Aufgaben des neuen Tages lieber morgens um sechs Uhr statt – wie häufig empfohlen – am Abend zuvor. Dafür nutzt er die letzten Minuten vor Feierabend, um den Tag nachzubereiten. Was lief gut? Wo gab es Probleme? Sich Fehler einzugestehen und auch mal welche zu machen gehört für ihn dazu. „Ziele machen Spaß, doch es muss klar sein, dass nicht alles gelingt.“

Rat: Chefzeit sinnvoll einsetzen

Aufräumen, Müll trennen oder Fahrzeuge putzen, Sie sind sich als Chef für nichts zu schade? Das ehrt Sie, ist jedoch betriebswirtschaftlich eine Katastrophe. Denn jede Minute, die Sie damit vertändeln, fehlt Ihnen für wichtige Chefaufgaben. Sie machen das nur am Wochenende? Noch schlimmer, diese Zeit gehört der Familie und Freunden, putzen können andere besser.

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