Mitarbeitermotivation
Schlecht organisierte Sitzungen rauben Zeit, Nerven und finanzielle Ressourcen. handwerk magazin gibt vier Tipps, wie Sie eine Besprechung durchdachter und effektiver durchführen können – mit besseren Ergebnissen für Betriebschef und Mitarbeiter.
Fast jeder Handwerker, ob Leiter oder Angestellter, kennt das Problem: Viele Tagungen im eigenen Betrieb werden eher um des Diskutierens Willen geführt, echte Ergebnisse lassen auf sich warten. Umso größer ist danach der Frust bei allen Teilnehmern – die Motivation für weitere Meetings hält sich in Grenzen. Infotrainer und Coach für Führungs-, Verkaufs- und Kommunikationsthemen, Stefan Häseli, erarbeitete ein Konzept für bessere Sitzungskultur. Mit durchdachter Organisation und kultivierter Kommunikation wird so aus jeder Besprechung ein effizientes Meeting. handwerk magazin fasst die wichtigsten Punkte in vier Tipps zusammen.
1. Gute Vorbereitung als Grundlage für eine gelungene Besprechung
Neben Ort, Räumlichkeiten und Einladungen der Teilnehmer sollten auch die Inhalte sowie der Ablauf von Tagungen im Voraus genau abgesteckt werden. Dabei gilt es, sich die klassischen W-Fragen zu stellen: Was muss behandelt werden, warum muss das behandelt werden und wie kann eine Lösung zu dem Thema erreicht werden. Außerdem sollte im Vorhinein klar sein, welche Unterlagen für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden und welcher Zeitrahmen für jeden einzelnen Besprechungspunkt gilt. Werden diese Faktoren eingehalten, ist die Grundlage für eine erfolgreiches Meeting gelegt – was an Vorbereitungszeit investiert wird, wird durch eine gut organisierte und kürzere Besprechung mehr als wieder gut gemacht.
2. Der Moderator hält die Tagung kurzweilig und informativ
Schon bei der Begrüßung sollte der Moderator, also beispielsweise der Betriebsleiter, darauf achten, die Teilnehmer persönlich anzusprechen – das schafft Vertrauen, Nähe und lockert die Atmosphäre auf. Diese Grundhaltung sollte während der ganzen Besprechung beibehalten werden. Danach erläutert er den voraussichtlichen Ablauf der Sitzung und weist auf allgemeine Arbeits- und Umgangsregeln hin. Zeitraubenden Verzögerungen und Verzettelungen in Kleinigkeiten werden somit vorgebeugt. Überhaupt ist der Gesprächsleiter über die ganze Zeit hinweg für das Zeitmanagement zuständig und erteilt den Anwesenden das Wort. Ganz wichtig ist zuletzt auch das Resümieren von Fragen und Antworten: Das schafft Klarheit und lässt Entscheidungen des Chefs nachvollziehbarer werden.
3. Kommunikationsregeln einhalten
Um ein Abschweifen in inhaltslose Debatten und hitzige Diskussionen zu vermeiden, sollte jede Meinung und Frage knapp, aber klar begründet werden. Anstatt „man“ verwendet dabei jeder Teilnehmer bei einem Gesprächsbeitrag das personalisierte „ich“ und wiederholt bei Einwänden die Aussage des Vorredners. Außerdem sollte jedem Mitarbeiter klar sein, dass er seinen Kollegen nicht ins Wort fallen darf, egal wie sehr ihn dessen Aussage stört. Bei Einhaltung dieser einfachen Kommunikationsregeln entsteht automatisch Respekt und Offenheit für das Gegenüber, die Diskussion wird klar und transparent sowie frei von jeglichem Verdacht verborgener Hintergedanken geführt.
4. Emotionale Aufladungen durch gezieltes Nachfragen abkühlen
Falls eine Debatte doch einmal emotional wird und aus dem Ruder zu laufen droht, hilft gezieltes Nachfragen, um die Diskussion wieder auf eine argumentative Ebene zurückzuführen: Zum einen kann dabei das Wiederholen der Aussage helfen („Wenn ich Sie richtig verstanden habe, meinen Sie …“), aber auch das direkte Nachfragen eines Sachverhalts(„Was meinen Sie genau, wenn Sie sagen, dass …“). Zum anderen sind aber auch Gegenfragen („Welche Alternativlösungen ziehen Sie in Betracht?“) und Empathie („Es scheint Sie sehr aufzuregen, dass …“) gefragt. Ein guter Trick beim gezielten Nachfragen ist zum Schluss auch eine harmlos getarnte Verständnisfrage („Was ich noch nicht so ganz verstanden habe, wäre …?“). Werden diese Punkte in Konfliktfällen beachtet, ist die hitzige Diskussion schnell wieder heruntergekühlt – mehr noch: Die Inhalte werden durch die Nachfragetechnik oft sogar differenzierter wahrgenommen, als das vor dem Streitgespräch der Fall war. Insgesamt wird das ganze Meeting – und damit auch die späteren Ergebnisse – präziser und konkreter.