Arbeitszeit-Dokumentation Zeiterfassung aktuell: So unterstützen Software und Apps im Handwerk

Seitdem der Europäische Gerichtshof die systematische Zeiterfassung beschlossen hat, müssen Unternehmen jede einzelne Arbeitsstunde dokumentieren. Spezielle Software, wie jene von Katharina Röhrig, Mitglied der Geschäftsleitung bei GFOS, unterstützt Arbeitgeber auch im Handwerk dabei, für reibungslose Abläufe zu sorgen. Das zahlt sich aus.

Es ging um zwölf Stunden, über die da beim Arbeitsgericht Emden gestritten wurde. Ein Bauhelfer hatte gegen seinen Arbeitgeber Klage erhoben, weil er für seine Leistung nicht genug Geld erhalten hatte. Statt 195,05 Stunden, die er auf zwei unterschiedlichen Baustellen gearbeitet hatte, waren ihm nur 183 Stunden vergütet worden, so der Kläger. Als Beweis legte der Bauhelfer eine selbst angefertigte Übersicht vor, die seine Stunden darstellte. Der Arbeitgeber wiederum verwies auf sein Bautagebuch. Wo ein Wort gegen das andere steht, wer bekommt da Recht?

Der Kläger. So entschied es das Gericht in der niedersächsischen Kleinstadt. Während der Arbeitnehmer seiner Pflicht, seine Stunden aufzuschreiben nachgekommen sei, war das Bautagebuch in Augen der Rechtshüter eher ungeeignet und nicht substantiiert genug. Beispielsweise fehlten darin die notwendigen Anfahrts- und Rüstzeiten, die auch arbeitsvertragliche Arbeitszeiten seien.

EuGH-Urteil: Mitarbeiter müssen geschützt werden

Das Urteil beschreibt kein Einzelschicksal. Schließlich bezieht sich das Arbeitsgericht Emden auf den Beschluss zur Zeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 als Basis: Danach müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern heute die Möglichkeit geben, ihre Stunden systematisch aufzuschreiben, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Zuvor mussten laut Gesetz nur die Stunden erfasst sein, die über den regulären Arbeitstag von acht Stunden hinausgingen. Doch, so kam der EuGH zum Schluss, schützt Arbeitnehmer zu wenig vor Ausbeutung und vor den gesundheitlichen Folgen zu vieler Überstunden zu bewahren. Dazu kommt es auch gerade im Handwerk.

Damit der Arbeitgeber auf einer rechtssicheren Grundlage abrechnet, ist eine Software zur Zeiterfassung eine gute Lösung. Besonders im Handwerk sieht Katharina Röhrig, Bereichsleiterin Business Development und Mitglied der Geschäftsleitung bei GFOS, dabei zahlreiche Vorteile. "Die Mitarbeiter sitzen nicht den ganzen Tag über im Büro, sondern sind auch viel unterwegs." GFOS hat eine Lösung entwickelt, mit der Handwerker ihre Arbeitszeiten in einer Webanwendung, an einem Terminal im Betrieb erfassen können, oder aber unterwegs mithilfe einer Stundenzettel-App auf dem Smartphone oder Tablet mobil eintragen können. So können auf der Baustelle, auf dem Weg zum nächsten Termin oder im Betrieb alle Zeiten minutengenau dokumentiert werden.

Aktuell erforderlich: Planbarkeit für Dienste und Zeiten

Von der Schreinerei bis hin zum Steinmetz: Das Tool eignet sich für alle Gewerke und hilft dabei, Arbeitszeiten, Überstunden als auch Abwesenheiten systematisch zu ermitteln und abzurechnen. "Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann durch die Auswertung der Daten und verfügbare Schnittstellen später einfacher erfolgen", sagt Röhrig. Für die GFOS-Managerin hat das Coronavirus deutlich gemacht, dass die Digitalisierung nicht aus der Arbeitswelt wegzudenken ist, auch bei Handwerksbetrieben. "Smarte Zeiterfassung und Dienstplanung helfen etwa dabei, Kontaktketten kurz zu halten und mehr Rücksicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu nehmen", sagt Röhrig. "Die mobile Zeiterfassung ermöglicht zudem, dass Arbeit und Überstunden an jedem Ort und zu jeder Zeit nachgetragen werden können."

Eine gerechte Arbeitszeiterfassung trägt zu einem gesunden Arbeitsklima bei. Zwischenmenschlich gesehen, aber auch im eigentlichen körperlichen Sinn: Schließlich sind heute, im Zeitalter von Social Distancing, entzerrte Werkräume wichtiger denn je. Indem Zeiten, An- und Abwesenheiten sowie geplante Dienste erfasst werden, entsteht im Handumdrehen mehr Übersichtlichkeit. Die konkrete Planung von An- und Abwesenheiten hilft dabei, Arbeitsplätze nur mit so vielen Personen zu besetzen, wie es wirklich nötig ist.

Steigende Work-Life-Balance

In Berufsfeldern, in denen Fachkräfte unbedingt anwesend sein müssen, ist es wichtig, flexibel auf unterschiedliche Bedürfnisse einzugehen. "Planungsverantwortliche können mit Planungsvorschläge klar kommunizieren, welche die individuellen Wünsche und verfügbaren Zeiten der Fachkräfte einbeziehen, viel Freiraum schaffen", sagt Röhrig. Auch im – oftmals kurzfristigen – Krankheitsfall lässt sich über die transparenten Einblicke, wer wann arbeitet, schneller als zuvor eine Lösung finden.

Oder aber die Mitarbeiter regeln das über das System selbst – und erhalten somit mehr Mitspracherecht und eine steigende Work-Life-Balance. Über das Zeiterfassungs-Tool können sie aktiv ihre Wünsche für die digitale Dienstplanung einbringen und geplante Dienste gegebenenfalls tauschen.