Die Sicherung des Know-hows ist für alle Betriebe überlebenswichtig. Bei den folgenden Anlässen lohnt sich ein systematischer Wissenstransfer.
Wo Chefs handeln müssen
Chef ist chronisch überlastet
Sie wissen als Chef nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht, und Ihre Mitarbeiter haben zumindest gefühlt einen lässigen Job? Natürlich haben Sie als Unternehmer die Verantwortung, doch es gibt immer Jobs, die andere genauso gut erledigen können. Das setzt jedoch voraus, dass Sie Ihre Aufgaben einmal strukturiert erfassen. Denn nur so haben Dritte die Chance, die Abläufe zu durchblicken und dann in Absprache mit Ihnen Aufgaben zu übernehmen.
Prozesse laufen nicht rund
Egal wie sehr Sie sich reinhängen, irgendwo klemmt es immer, und kaum ein Auftrag läuft ohne zeitaufwändige Rückfragen ab. Wenn Ihr Team ständig unsicher ist, wer welche Aufgaben wann und wie zu erledigen hat, sind häufig Kommunikationsmängel schuld. Abhilfe schaffen klare Arbeitsanweisungen (Beispiel: Checklisten) genauso wie eine Analyse der jeweiligen Mitarbeiterqualifikation. Schulen Sie zunächst dort nach, wo Soll-Wissen und Ist-Zustand am weitesten auseinanderliegen.
Hoher Suchaufwand nach Dateien/Dokumenten
Ein Griff nach der Maus oder dem Ordner - und die Suche beginnt. Etwas Alltagschaos lässt sich im Kleinbetrieb kaum vermeiden, doch wenn Suchen zur Gewohnheit wird, ist es höchste Zeit, Abläufe, Ablage und Organisationsstrukturen zu analysieren.
Viele Beschwerden von Kunden
Terminverzögerungen, unvollständig ausgeführte Arbeiten, Funktionsfehler - häufige Reklamationen sind meist ein Zeichen von schlechter Prozessorganisation (siehe oben) und mangelnder Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Wer motiviert seinen Beitrag leisten soll, muss jedoch die Gesamtabläufe zumindest grob nachvollziehen können.
Wichtiger Mitarbeiter geht in Rente
Um das wertvolle Know-how langjähriger Wissensträger im Betrieb zu halten, sollten Sie mindestens sechs Monate vor dem Ausstiegsdatum zwei Nachfolger einarbeiten. Wichtig ist neben der strukturierten Weitergabe des Wissens (Beispiel: Wissensbaum) zudem das praktische Zeigen der Kniffe.
Einführung neuer Maschinen/Werkzeuge
Nehmen Sie sich Zeit, den Mitarbeitern die neue Technik zu erklären. Eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Punkten erleichtert das Einarbeiten.